Executive Assistant to CEO (m/w/d) – RENGSDORF

O.PEN Büro- und Personalservice GmbH; Frankfurt; Vor Ort; EUR 70.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

JobRad

Reise-Rabatte

VWL-Zuschuss

betriebliche Altersvorsorge

Zusammenfassung

O.PEN Büro- und Personalservice GmbH in Deutschland sucht eine erfahrene Executive Assistant to CEO (m/w/d) mit Fokus auf strategisches Sparring, Prioritätenmanagement und Schnittstellenführung auf Top-Level. Sie arbeiten eng mit dem CEO zusammen, gestalten Entscheidungsprozesse und sorgen dafür, dass Themen zielgerichtet umgesetzt werden.

Sie bringen mehrjährige Erfahrung im Management-Support, starke Organisationskompetenz, Eigeninitiative und exzellente Deutsch- sowie Englischkenntnisse mit.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung im Executive Support bzw. als Assistent/in auf Top-Management-Ebene
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und schnelle Strukturierung komplexer Sachverhalte
• Unternehmerisches Denken, Eigeninitiative und Umsetzungskompetenz
• Sicheres Gespür für Prioritäten und effizientes Vorantreiben von Themen
• Sehr gute Deutsch- und verhandlungssichere Englischkenntnisse
• Hohe digitale Kompetenz, insbesondere mit M365 und Kollaborationstools
• Souveräner Auftritt, Pragmatismus und Kommunikationsstärke
• Diskretion, Integrität und Menschen- sowie Situationsgefühl

Aufgaben

• Strategisches Sparring & Entscheidungsunterstützung vor Entscheidungen des CEO.
• Prioritäten- & Zeitmanagement auf Top-Level, Planung von Meetings, Reisen und Rhythmus.
• Stakeholder- & Schnittstellenmanagement: Zusammenarbeit mit Top-Management, Gesellschaftern und externen Partnern.
• Meeting Excellence & Umsetzung: Vor- und Nachbereitung von Meetings, Nachhalten von To-dos.
• Projekte & Weiterentwicklung: Mitarbeit an strategischen/operativen Sonderprojekten und Optimierung von Prozessen.

Jobbeschreibung

Eine Position für Menschen, die gerne mitdenken, Verantwortung übernehmen und auf Executive-Level wirklich etwas bewegen möchten.

Für ein erfolgreiches, international ausgerichtetes Unternehmen in Rengsdorf (Westerwald) suchen wir eine Executive Assistant to CEO (m/w/d), die weit mehr als klassische Assistenz leisten möchte.

In dieser Rolle sind Sie Sparringspartner, Strukturgeber und zentrale Schnittstelle des CEO. Sie schaffen Freiraum für die wirklich wichtigen Themen, bereiten Entscheidungen vor und sorgen dafür, dass aus Entscheidungen konkrete Umsetzung wird.

Ihre Aufgaben

Strategisches Sparring & Entscheidungsunterstützung

• Komplexe Themen strukturieren, priorisieren und auf den Punkt bringen
• Entscheidungen des CEO inhaltlich und organisatorisch vorbereiten
• Themen vorausschauend erkennen, hinterfragen und weiterentwickeln

Prioritäten- & Zeitmanagement auf Top-Level

• Steuerung von Kalender, Terminen und Prioritäten des CEO
• Vorausschauende Planung von Meetings, Reisen und Arbeitsrhythmen
• Sicherstellen, dass Zeit und Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie die größte Wirkung entfalten

Stakeholder- & Schnittstellenmanagement

• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Top-Management, Gesellschaftern und externen Partnern
• Souveräne Kommunikation auf Executive-Level
• Zentrale Anlaufstelle für relevante Themen und Fragestellungen

Meeting Excellence & Umsetzung

• Professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Nachhalten von Entscheidungen, To-dos und Verantwortlichkeiten
• Dafür sorgen, dass Themen konsequent in die Umsetzung kommen

Projekte & Weiterentwicklung

• Mitarbeit an strategischen und operativen Sonderprojekten
• Strukturierung und Koordination von Initiativen
• Kontinuierliche Weiterentwicklung von Prozessen, Tools und Arbeitsweisen

Das bringen Sie mit

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Projektmanager oder in einer vergleichbaren Rolle im Top-Management-Umfeld
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen und zu strukturieren
• Unternehmerisches Denken, Eigeninitiative und hohe Umsetzungskompetenz
• Sicheres Gespür für Prioritäten und die Fähigkeit, Dinge konsequent voranzutreiben
• Sehr gute Deutsch- und verhandlungssichere Englischkenntnisse
• Hohe digitale Kompetenz, insbesondere im Umgang mit M365 und modernen Kollaborationstools
• Souveränes Auftreten, Pragmatismus und Kommunikationsstärke
• Diskretion, Integrität und ein ausgeprägtes Gespür für Menschen und Situationen

Das erwartet Sie

• 30 Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten
• Eine verantwortungsvolle Position mit direkter Zusammenarbeit auf CEO-Level
• Spannende strategische und operative Themen mit viel Gestaltungsspielraum
• Ein modernes Arbeitsumfeld und eine offene, wertschätzende Unternehmenskultur
• Ein professionelles Team mit Humor und Freude an der Zusammenarbeit
• Regelmäßige Teamevents und attraktive Mitarbeiter-Benefits, u. a. JobRad, Reise-Rabatte, VWL-Zuschuss und betriebliche Altersvorsorge

*Diese Stellenbezeichnung entspricht einer geschlechtsneutralen Berufsbezeichnung.
Alle Interessenten, unabhängig vom Geschlecht, sind willkommen.

Mit der Einreichung Ihrer Bewerbung willigen Sie der Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Speicherung sowie der Übermittlung von personenbezogenen Daten an unsere Kunden nach vorheriger Absprache und ausschließlich zum Zwecke der Personalvermittlung ausdrücklich zu. Für uns ist ein vertraulicher Umgang mit Ihren Unterlagen selbstverständlich!

Sollte in unseren Texten irrtümlicherweise ausschließlich eine Genderform vorkommen, so ist dies nicht als diskriminierend zu werten. Sämtliche Stellenangebote richten sich selbstverständlich an alle Geschlechter.