Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

WATR - Karriere; Gildehaus; On-site; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Verantwortung ab Tag eins

CEO Office aktiv mitgestalten

Flexible Arbeitszeitgestaltung

30 Tage Urlaub

Moderne Arbeitsmittel

Sicherer Arbeitsplatz

Job summary

WATR - Karriere sucht eine engagierte Executive Assistant zur Unterstützung des CEO am Hauptsitz. Sie übernehmen die komplette organisatorische Verantwortung, koordinieren Termine, reisen und bereiten Meetings vor.

Sie arbeiten eng mit Investoren und Führungskräften zusammen, gestalten das CEO Office aktiv mit und optimieren Strukturen sowie Prozesse. Sprachen: Deutsch/Englisch; Niederländisch von Vorteil.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant bzw. Geschäftsführungsassistenz in dynamischem Umfeld.
• Proaktive und selbstständige Arbeitsweise mit Blick für Bedarf
• Souveräner Umgang mit Geschäftsführern, Investoren und Führungskräften
• Durchsetzungsstärke bei Terminen und Zusagen auf Managementebene
• Hands-on-Mentalität beim Aufbau von Strukturen und Prozessen
• Sicherer Umgang mit MS 365 und digitale Affinität
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse; Niederländisch von Vorteil

Responsibilities

• Kalender- und Terminmanagement inklusive Priorisierung und Fokuszeiten
• Aufsetzen und Nachhalten regelmäßiger Jour fixes mit Direct Reports des CEO
• Vorbereitung von Terminen mit Agenda, Unterlagen und Briefings
• Logistikvor- und nachbereitung von Board- und Gesellschafterterminen
• Komplette Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
• Koordination von Standortbesuchen, externen Terminen und Besuchern
• Nachhalten von To-dos, Entscheidungen und Wiedervorlagen für den CEO
• Verantwortung für zentrale organisatorische Themen am Hauptsitz (Onboarding, Office Management, Meetings)

Skills

Executive Assistant

Proaktive Arbeitsweise

Stakeholder-Kommunikation

Terminkoordination

Strukturaufbau

MS 365

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Niederländischvorteil

Tools

Microsoft 365

Job description

Deine Mission

Rechte Hand des CEO: Sie übernehmen die komplette organisatorische Verantwortung für sein Tagesgeschäft und schaffen als verlässliche Anlaufstelle am Hauptsitz Struktur – auch wenn der CEO unterwegs ist. Dabei bauen Sie das neu geschaffene CEO Office aktiv mit auf.

Deine Aufgaben

• Kalender- und Terminmanagement inkl. aktiver Priorisierung und Schutz von Fokuszeiten
• Aufsetzen und Nachhalten der regelmäßigen Jour fixes mit den Direct Reports des CEO
• Vorbereitung von Terminen und Meetings: Agenda, Unterlagen, Kurzbriefing
• Logistische Vor- und Nachbereitung von Board- und Gesellschafterterminen
• Komplette Reiseplanung und -organisation inkl. Reisekostenabrechnung
• Koordination von Standortbesuchen, externen Terminen und Besuchern am Hauptsitz
• Zentrales Nachhalten von To-dos, Entscheidungen und Wiedervorlagen für den CEO
• Verantwortung für zentrale organisatorische Themen am Hauptsitz (u. a. Onboarding neuer Kolleg:innen, Management-Meetings, Firmenveranstaltungen, Office Management)

Das bringst Du mit

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant / Geschäftsführungsassistenz, idealerweise in einem dynamischen Mittelstands- oder PE-Umfeld
• Nachweislich proaktive, selbstständige Arbeitsweise – Sie antizipieren Bedarf, statt auf Anweisungen zu warten
• Souveräner Umgang mit Geschäftsführern, Investoren, Beratern und Führungskräften
• Durchsetzungsstärke beim Nachhalten von Terminen, Themen und Zusagen – auch auf Managementebene
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Strukturen und Prozesse eigenständig aufzubauen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und ausgeprägte digitale Affinität
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Niederländischkenntnisse von Vorteil

Warum wir?

• Verantwortung ab Tag eins und direkte Zusammenarbeit mit dem CEO
• Die Möglichkeit, das neu geschaffene CEO Office von Grund auf mitzugestalten
• Kurze Wege und schnelle Entscheidungen in einer stark wachsenden Unternehmensgruppe
• Sicherer Arbeitsplatz in einem gesunden, wachsenden Unternehmen
• 30 Tage Urlaub & Urlaubsgeld
• Moderne Arbeitsmittel & klare Einarbeitung
• Flexible Arbeitszeitgestaltung

Kontaktinformationen

Bei Fragen hilft Dir gerne Katharina unter der [phone] bzw. [e-mail] weiter!