Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

ProMinent GmbH; Heidelberg; Vor Ort; EUR 45.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub

Kostenlose Parkplätze

Jobrad

Betriebliche Altersvorsorge

Zusammenfassung

Die ProMinent GmbH in Heidelberg sucht einen erfahrenen Executive Assistant to the CEO. In dieser Schlüsselposition unterstützen Sie den CEO im operativen Tagesgeschäft und sichern eine reibungslose Zusammenarbeit.

Zu Ihren Aufgaben zählen die Planung von Terminen, die Organisation von Management-Meetings sowie die Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen.

Wir bieten Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Mitarbeiter-Benefits.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Executive-Assistant- oder vergleichbaren Assistenzfunktion auf Top-Management-Ebene.
• Versiert im Umgang mit Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung in der Projektkoordination.
• Hohe Organisationsstärke und Gespür für Prioritäten.

Aufgaben

• Unterstützung des CEO im operativen Tagesgeschäft.
• Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen.
• Organisation von Management-Meetings und Veranstaltungen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Professionalität

Microsoft 365

Projektkoordination

Ausbildung

Wirtschaftsnahes Studium

Jobbeschreibung

Die ProMinent Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Heidelberg ist zuverlässiger Lösungsanbieter für die Wasseraufbereitung und in der Fluid-Dosiertechnik. Mit rund 50 Niederlassungen sind wir Global Player und in über der Hälfte der Länder der Welt zuhause. Als Technologieexperten kommen wir mit unseren innovativen, sinnstiftenden Produkten rund um die Themen Wasser und Nachhaltigkeit bei zahlreichen Kunden unterschiedlicher Branchen zum Einsatz. Wir zählen zu den Top 100 und wurden zum vierten Mal in Folge als Top-Innovator ausgezeichnet. Wir sind Gestalter, denn unsere rund 3.000 Mitarbeiter können jeden Tag aufs Neue eigene Ideen einbringen und ihre Aufgaben aktiv mitgestalten. Wir setzen alles daran, dass Sie sich bei uns wohlfühlen.

Für die ProMinent GmbH suchen wir einen Executive Assistant to the CEO (m/w/d).

Gibt es eine vielfältigere Aufgabe?

• Office Management: Sie unterstützen den CEO umfassend im operativen Tagesgeschäft und stellen reibungslose organisatorische und administrative Abläufe sicher.
• Koordination: Sie übernehmen die Planung und Steuerung von Terminen, Meetings, Geschäftsreisen sowie internationalen Besucherterminen inklusive Vor- und Nachbereitung.
• Organisation: Sie organisieren Management-Meetings, Workshops und Veranstaltungen professionell und eigenständig.
• Aufbereitung: Sie erstellen Präsentationen, Entscheidungsunterlagen, Protokolle und Korrespondenz adressatengerecht in deutscher und englischer Sprache.
• Schnittstelle: Sie fungieren als zentrale Ansprechperson zwischen CEO, Management, internen Fachbereichen und externen Stakeholdern und sichern einen transparenten Informationsfluss.
• Nachverfolgung: Sie behalten Aufgaben, Fristen und Maßnahmen im Blick und sorgen für Verbindlichkeit in der Umsetzung.
• Strategie: Sie unterstützen bei der Vorbereitung strategischer Themen sowie bei bereichsübergreifenden Initiativen und Projekten.
• Optimierung: Sie bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen im CEO Office ein.

Was Sie mitbringen sollten? Das wissen Sie als Profi am besten!

• Qualifikation: Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes wirtschaftsnahes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung: Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer Executive-Assistant- oder vergleichbaren Assistenzfunktion auf Top-Management-Ebene mit.
• Kompetenzen: Sie sind versiert im Umgang mit Microsoft 365 und bringen idealerweise Erfahrung in der Projektkoordination mit.
• Professionelles Auftreten: Sie überzeugen durch Professionalität, Diskretion, Serviceorientierung sowie ein verbindliches Auftreten gegenüber unterschiedlichen Stakeholdern.
• Persönliche Stärken: Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und eigeninitiativ und behalten auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Organisationstalent: Sie besitzen ein ausgeprägtes Gespür für Prioritäten sowie effiziente Abläufe und überzeugen durch hohe Organisationsstärke.
• Kommunikationsstärke: Sie kommunizieren souverän und stilsicher auf Deutsch und Englisch und bereiten komplexe Themen verständlich auf.
• Mindset: Sie kombinieren Hands-on-Mentalität mit strategischem Denkvermögen und einer lösungsorientierten Arbeitsweise.

Was wir Ihnen bieten:

• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wirtschaftlich gesunden und tarifgebundenen Unternehmen
• Wir zählen zu den Top 100 und wurden zum vierten Mal in Folge als Top-Innovator ausgezeichnet
• Flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitsystem
• Ein begleitetes und strukturiertes Onboarding für einen angenehmen und professionellen Einstieg
• Anspruchsvolle Projekte im internationalen Umfeld
• Ergonomische Arbeitsplätze, hochwertige Ausstattung und moderne Büros
• 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr
• Mitarbeiter-Benefits: kostenlose Parkplätze, Jobrad, Rabatte durch Corporate Benefits, eine sehr gute Kantine, vergünstigte Mitgliedschaft bei Pfitzenmeier/Venice Beach, Übernahme oder Abschluss betrieblicher Altersvorsorge und vieles mehr.
• Regelmäßige Firmen- und Teamevents
• Durch unseren globalen Charakter bieten wir Entwicklungsmöglichkeiten und Perspektiven über Heidelberg und Deutschland hinaus
• Die Nachhaltigkeit und Solidität eines Familienunternehmens
• Den Rückhalt einer starken Marke

Sie fühlen sich herausgefordert?

Dann trauen Sie sich! Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung über unser Online-Karriereformular.

Ihre Fragen richten Sie bitte an die [e-mail]. Bewerbungsunterlagen können wir über diese E-Mail-Adresse leider nicht entgegennehmen.

www.prominent.de