Executive Assistant (m/w/d)

Rügamer & Steiner Consulting GmbH; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Sicherer Arbeitsplatz und unbefristete Übernahme

Familiäre, kollegiale Arbeitsatmosphäre

Faire Vergütung

Moderne Büroausstattung

Stetige Weiterbildung und Karrierechancen

Zusammenfassung

Ein führendes Beratungsunternehmen in Düsseldorf sucht eine engagierte Assistenz, um den Geschäftsführern das Leben zu erleichtern. Du übernimmst Aufgaben im Bereich Business Operations, von der E-Mail-Korrespondenz bis zur Reiseorganisation. Hohe Organisation und Proaktivität sind erforderlich, um Entscheidungsprozesse zu optimieren. Ein sicherer Arbeitsplatz mit fairer Vergütung und attraktiven Zusatzleistungen wartet auf dich. Bewirb dich jetzt!

Qualifikationen

• Berufserfahrung im Bereich Executive Assistant oder Projektmanagement ist von Vorteil.
• Bereit, fünf Tage die Woche im Büro zu arbeiten.
• Hoch organisiert und strukturiert.

Aufgaben

• E-Mail Inbox-Management und Follow-Through.
• Vorbereitung von Entscheidungen für den CEO.
• Termine der Geschäftsführung verwalten.
• Kommunikation mit Team und externen Partnern.
• Organisation der Reisen und persönliche Abläufe.

Kenntnisse

Organisationstalent

Proaktive Problemlösung

Kommunikationsfähigkeit

Detailorientierung

Fließendes Englisch

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

Wir suchen keine gewöhnliche Assistenz. Du wirst die rechte Hand von zwei Agency‑Gründer/Gen. „Du bist der operative Architekt hinter dem Leben der Gründer – sowohl geschäftlich als auch privat.“ Dein Ziel ist es, die Zeit der Geschäftsführer zu "zurückkaufen": du reduzierst Komplexität, stellst Entscheidungen auf, die in unter zwei Minuten verstanden und mit Ja/Nein beantwortet werden können, und sorgst dafür, dass die volle Aufmerksamkeit auf High‑Leverage‑Tasks gerichtet bleibt.

Wenn du extrem organisiert, proaktiv und detailverliebt bist, aber gleichzeitig den Drive hast, Dinge eigenständig zu lösen, ist das deine Rolle.

Deine Mission: Das Betriebssystem der Geschäftstführer. Dein Job ist es, Komplexität zu reduzieren und Entscheidungen vorzubereiten, nicht nur auszuführen.

• Kommunikation & Follow‑Through – E‑Mail Inbox & Slack Triage; eskaliere nur das Erforderliche.
• Setze Maßnahmen um, die aus Nachrichten entstehen.
• Bereite Entscheidungen so vor, dass der CEO sie in unter zwei Minuten verstehen kann.
• Logge jede Aufgabe in einer zentralen Datenbank (z. B. Notion) mit Status und Follow‑up‑Datum.
• Führe ein tägliches morgendliches Briefing durch zur Synchronisation der Prioritäten.
• Wähle den optimalen Zeitpunkt für Anfragen, damit sie nicht mit High‑Focus‑Momenten konkurrieren.
• Business Operations / Projekte – repetitive Aufgaben und situative Projekte: Recherche neuer Software/Anbieter, erste Gespräche, Begleitung der Evaluation bis Vertragsabschluss.
• Finance & Legal – KI‑basierte Vertrags‑Vorprüfung, kritische Klauseln flaggen, monatlicher Asset‑Tracking‑Übersicht.
• Kommunikation – erste Kontakte mit Team, Anwälten, Steuerberatern.
• Sales & Marketing – E‑Mail‑Follow‑up nach Sales‑Calls, Angebotserstellung, Metric‑Tracking, solange einer der Geschäftsführer noch im Vertrieb tätig ist.
• Termine – komplette Terminverwaltung der Geschäftsführung (Vereinbarungen, Rescheduling, Anfragen).
• Personal Life & Household Logistics – Verwaltung privater Rechnungen, Einkaufskontrolle, Retouren, Koordination Haushaltsdienstleister, Handwerker und KFZ‑Wartung.
• Travel Management – umfassende Checklisten pro Reise, Flüge und Hotels buchen, lokale Annehmlichkeiten buchen, Packlisten pflegen, Jahresreisekalender verwalten.

Ihr Profil

• Optional: Berufserfahrung im Bereich Executive Assistant oder Projektmanagement.
• Bereit, fünf Tage die Woche im Office zu arbeiten.
• Hoch organisiert und strukturiert.
• Deutsche Sprache einwandfrei in Schrift und Wort; Englisch fließend sprechen und schreiben.

Warum wir – Was wir Dir bieten

• Sicherer Arbeitsplatz und unbefristete Übernahme.
• Familiäre, kollegiale Arbeitsatmosphäre, monatliches Team‑Lunch, Team‑Events, Messen und Vorträge.
• Faire Vergütung, vermögenswirksame Leistungen, attraktive Gehaltsmodell.
• Modernes Büro in Düsseldorf Pempelfort, höhenverstellbare Tische, beste Apple‑Hardware.
• Stetige Weiterbildung und Karrierechancen, Wachstum um 100 % jährlich.
• Attraktive Zusatzleistungen: Teamessen, Firmen‑Events, Messen, Vorträge und Veranstaltungen.

Du erkennst dich wieder – Bewirb dich jetzt!

Dann bewirb dich noch heute und werde Teil unseres Teams. Wir betreuen die führenden Online‑Shops im deutschsprachigen Raum und unterstützen sie profitabler zu werden und zu wachsen.