Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

ProMinent Group; Heidelberg; On-site; EUR 50,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Sicherer Arbeitsplatz

Flexible Arbeitszeiten

Strukturiertes Onboarding

Internationale Projekte

Ergonomische Arbeitsplätze

30 Tage Urlaub

Mitarbeiter-Benefits

Regelmäßige Firmen- und Teamevents

Entwicklungsmöglichkeiten

Job summary

Die ProMinent Group in Heidelberg sucht einen Executive Assistant to the CEO (m/w/d), um den CEO im operativen Tagesgeschäft umfassend zu unterstützen. Zu den Aufgaben gehören die Planung von Terminen und die Organisation von Management-Meetings, Workshops sowie die Erstellung von Präsentationen.

Sie haben ein wirtschaftsnahes Studium erfolgreich abgeschlossen, bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit und kommunizieren souverän auf Deutsch und Englisch. Das Unternehmen bietet flexible Arbeitszeiten, ein strukturiertes Onboarding und zahlreiche Mitarbeiter-Benefits.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossenes wirtschaftsnahes Studium oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Executive-Assistant- oder vergleichbaren Assistenzfunktion.
• Versiert im Umgang mit Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung in der Projektkoordination.
• Überzeugendes und professionelles Auftreten.
• Strukturierte, vorausschauende und eigeninitiativ arbeitende Persönlichkeit.
• Ausgeprägtes Gespür für Prioritäten sowie hohe Organisationsstärke.
• Souveräne Kommunikation auf Deutsch und Englisch.
• Kombination von Hands-on-Mentalität mit strategischem Denkvermögen.

Responsibilities

• Unterstützung des CEO im operativen Tagesgeschäft.
• Planung und Steuerung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen.
• Organisation von Management-Meetings und Veranstaltungen.
• Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und Protokollen.
• Zentrale Ansprechperson für den CEO und Stakeholder.
• Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen.
• Unterstützung bei strategischen Themen und Projekten.
• Optimierung von Prozessen im CEO Office.

Skills

Microsoft 365

Projektkoordination

Deutsch

Englisch

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Education

Wirtschaftsnahes Studium oder vergleichbare Qualifikation

Job description

Über uns

Die ProMinent Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Heidelberg ist zuverlässiger Lösungsanbieter für die Wasseraufbereitung und in der Fluid-Dosiertechnik. Mit rund 50 Niederlassungen sind wir Global Player und in über der Hälfte der Länder der Welt zuhause. Als Technologieexperten kommen wir mit unseren innovativen, sinnstiftenden Produkten rund um die Themen Wasser und Nachhaltigkeit bei zahlreichen Kunden unterschiedlicher Branchen zum Einsatz. Wir zählen zu den Top 100 und wurden zum vierten Mal in Folge als Top-Innovator ausgezeichnet. Wir sind Gestalter, denn unsere rund 3.000 Mitarbeiter können jeden Tag aufs Neue eigene Ideen einbringen und ihre Aufgaben aktiv mitgestalten. Wir setzen alles daran, dass Sie sich bei uns wohlfühlen.

Stellenbeschreibung

Für die ProMinent GmbH suchen wir einen Executive Assistant to the CEO (m/w/d).

Aufgaben

• Office Management: Sie unterstützen den CEO umfassend im operativen Tagesgeschäft und stellen reibungslose organisatorische und administrative Abläufe sicher.
• Koordination: Sie übernehmen die Planung und Steuerung von Terminen, Meetings, Geschäftsreisen sowie internationalen Besucherterminen inklusive Vor- und Nachbereitung.
• Organisation: Sie organisieren Management-Meetings, Workshops und Veranstaltungen professionell und eigenständig.
• Aufbereitung: Sie erstellen Präsentationen, Entscheidungsunterlagen, Protokolle und Korrespondenz adressatengerecht in deutscher und englischer Sprache.
• Schnittstelle: Sie fungieren als zentrale Ansprechperson zwischen CEO, Management, internen Fachbereichen und externen Stakeholdern und sichern einen transparenten Informationsfluss.
• Nachverfolgung: Sie behalten Aufgaben, Fristen und Maßnahmen im Blick und sorgen für Verbindlichkeit in der Umsetzung.
• Strategie: Sie unterstützen bei der Vorbereitung strategischer Themen sowie bei bereichsübergreifenden Initiativen und Projekten.
• Optimierung: Sie bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen im CEO Office ein.

Qualifikationen

• Qualifikation: Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes wirtschaftsnahes Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung: Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in einer Executive-Assistant- oder vergleichbaren Assistenzfunktion auf Top-Management-Ebene mit.
• Kompetenzen: Sie sind versiert im Umgang mit Microsoft 365 und bringen idealerweise Erfahrung in der Projektkoordination mit.
• Professionelles Auftreten: Sie überzeugen durch Professionalität, Diskretion, Serviceorientierung sowie ein verbindliches Auftreten gegenüber unterschiedlichen Stakeholdern.
• Persönliche Stärken: Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und eigeninitiativ und behalten auch in dynamischen Situationen den Überblick.
• Organisationstalent: Sie besitzen ein ausgeprägtes Gespür für Prioritäten sowie effiziente Abläufe und überzeugen durch hohe Organisationsstärke.
• Kommunikationsstärke: Sie kommunizieren souverän und stilsicher auf Deutsch und Englisch und bereiten komplexe Themen verständlich auf.
• Mindset: Sie kombinieren Hands-on-Mentalität mit strategischem Denkvermögen und einer lösungsorientierten Arbeitsweise.

Benefits

• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wirtschaftlich gesunden und tarifgebundenen Unternehmen
• Flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitsystem
• Ein begleitetes und strukturiertes Onboarding für einen angenehmen und professionellen Einstieg
• Anspruchsvolle Projekte im internationalen Umfeld
• Ergonomische Arbeitsplätze, hochwertige Ausstattung und moderne Büros
• 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr
• Mitarbeiter-Benefits: kostenlose Parkplätze, Jobrad, Rabatte durch Corporate Benefits, eine sehr gute Kantine, vergünstigte Mitgliedschaft bei Pfitzenmeier/Venice Beach, Übernahme oder Abschluss betrieblicher Altersvorsorge und vieles mehr.
• Regelmäßige Firmen- und Teamevents
• Durch unseren globalen Charakter bieten wir Entwicklungsmöglichkeiten und Perspektiven über Heidelberg und Deutschland hinaus
• Die Nachhaltigkeit und Solidität eines Familienunternehmens