Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

WATR Group GmbH; Bad Bentheim; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Urlaubsgeld

Job summary

WATR Group GmbH sucht eine erfahrene Executive Assistant, die das neu geschaffene CEO Office am Hauptsitz strukturiert mitaufbaut und als verlässliche Anlaufstelle fungiert. Sie managen Kalender, Reiseplanung, Board-Logistik und Onboarding sowie zentrale organisatorische Themen.

Sie arbeiten eng mit dem CEO, Investoren und Führungskräften zusammen, verfügen über MS 365-Kompetenzen und kommunizieren fließend Deutsch und gut Englisch. Niederländischkenntnisse sind von Vorteil.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant / Geschäftsführungsassistenz in dynamischem Umfeld.
• Proaktive, selbstständige Arbeitsweise – Bedarf antizipieren statt auf Anweisungen warten.
• Souveräner Umgang mit Geschäftsführern, Investoren, Beratern und Führungskräften.
• Durchsetzungsstärke bei Terminen/ Zusagen, auch auf Managementebene.
• Hands-on-Mentalität, Strukturen und Prozesse eigenständig aufbauen.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitale Affinität.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• Niederländischkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Kalender- und Terminmanagement inkl. Fokuszeiten.
• Jour fixes mit Direct Reports des CEO aufsetzen und nachhalten.
• Vorbereitung von Terminen: Agenda, Unterlagen, Briefing.
• Logistik von Board- und Gesellschafterterminen.
• Reiseplanung inkl. Abrechnung.
• Besuche am Hauptsitz koordinieren.
• Zentraler Nachhalten von To-dos und Wiedervorlagen.
• Office-Management und Onboarding neuer Kolleg:innen.

Skills

Executive Assistant

Terminmanagement

Office-Management

MS 365

Englisch

Deutsch

Job description

Deine Mission

Rechte Hand des CEO: Sie übernehmen die komplette organisatorische Verantwortung für sein Tagesgeschäft und schaffen als verlässliche Anlaufstelle am Hauptsitz Struktur – auch wenn der CEO unterwegs ist. Dabei bauen Sie das neu geschaffene CEO Office aktiv mit auf.

Deine Mission

Rechte Hand des CEO: Sie übernehmen die komplette organisatorische Verantwortung für sein Tagesgeschäft und schaffen als verlässliche Anlaufstelle am Hauptsitz Struktur – auch wenn der CEO unterwegs ist. Dabei bauen Sie das neu geschaffene CEO Office aktiv mit auf.

Deine Aufgaben

• Kalender- und Terminmanagement inkl. aktiver Priorisierung und Schutz von Fokuszeiten
• Aufsetzen und Nachhalten der regelmäßigen Jour fixes mit den Direct Reports des CEO
• Vorbereitung von Terminen und Meetings: Agenda, Unterlagen, Kurzbriefing
• Logistische Vor- und Nachbereitung von Board- und Gesellschafterterminen
• Komplette Reiseplanung und -organisation inkl. Reisekostenabrechnung
• Koordination von Standortbesuchen, externen Terminen und Besuchern am Hauptsitz
• Zentrales Nachhalten von To-dos, Entscheidungen und Wiedervorlagen für den CEO
• Verantwortung für zentrale organisatorische Themen am Hauptsitz (u. a. Onboarding neuer Kolleg:innen, Management-Meetings, Firmenveranstaltungen, Office Management)

Das bringst Du mit

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant / Geschäftsführungsassistenz, idealerweise in einem dynamischen Mittelstands- oder PE-Umfeld
• Nachweislich proaktive, selbstständige Arbeitsweise – Sie antizipieren Bedarf, statt auf Anweisungen zu warten
• Souveräner Umgang mit Geschäftsführern, Investoren, Beratern und Führungskräften
• Durchsetzungsstärke beim Nachhalten von Terminen, Themen und Zusagen – auch auf Managementebene
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Strukturen und Prozesse eigenständig aufzubauen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und ausgeprägte digitale Affinität
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Niederländischkenntnisse von Vorteil

Warum wir?

• Verantwortung ab Tag eins und direkte Zusammenarbeit mit dem CEO
• Die Möglichkeit, das neu geschaffene CEO Office von Grund auf mitzugestalten
• Kurze Wege und schnelle Entscheidungen in einer stark wachsenden Unternehmensgruppe
• Sicherer Arbeitsplatz in einem gesunden, wachsenden Unternehmen
• 30 Tage Urlaub & Urlaubsgeld
• Moderne Arbeitsmittel & klare Einarbeitung
• Flexible Arbeitszeitgestaltung

Kontaktinformationen

Bei Fragen hilft Dir gerne Katharina unter der [phone] bzw. [e-mail] weiter!

Über uns

WATR Group ist einer der führenden Spezialisten für Wasserhaltung und Wassermanagement in Deutschland und den Niederlanden. Die Gruppe verkörpert eine Synergie führender Unternehmen in ihren jeweiligen Fachgebieten. Koop Wasserbau GmbH, Walter Clausen GmbH, Buitenkamp B.V., BC-Envirotec GmbH, und Ko-Mats GmbH haben ihre Kräfte gebündelt, um eine unschlagbare Allianz im Bereich der Wasserinfrastruktur zu schaffen, und die Gruppe strebt weiteres Wachstum über die Integration neuer Mitglieder an.

Die WATR Group unterstützt Energiewende und Infrastrukturausbau durch führende Kompetenzen im Grundwassermanagement. Durch den Zusammenschluss zur WATR Group ergeben sich vielfältige Vorteile für Kunden und Mitarbeiter.