Executive Assistant Operations (Teilzeit)

Deputy Department; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine aufstrebende E-Commerce-Firma in Düsseldorf sucht eine:n Executive Assistant Operations in Teilzeit. Die Rolle umfasst die Unterstützung der Geschäftsführung, Verwaltung der Buchhaltung und Finanzen sowie Organisation des Office Managements. Anforderungen umfassen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und grundlegende Erfahrung in administrativen Aufgaben. Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch sowie der Umgang mit digitalen Tools sind ebenfalls erforderlich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau / -mann.
• Erste Berufserfahrung in einer administrativen Funktion.
• Sicherer Umgang mit Zahlen und Prozessen.

Aufgaben

• Eingangsrechnungen sammeln, prüfen, und an den Steuerberater übergeben.
• Kalender- und Terminplanung durchführen.
• Verträge und Onboardings verwalten.

Kenntnisse

Zahlenverständnis

Prioritäten setzen

Klare Kommunikation in Deutsch

Klare Kommunikation in Englisch

Selbständige Arbeitsweise

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Google Workspace

Excel / Sheets

DATEV

Shopify

Jobbeschreibung

Wir wachsen stark – organisch, community-getrieben und mit einer klaren Vision: Deputy Department in den nächsten Jahren zu einer internationalen Marke mit skalierbarem, datengetriebenem E-Commerce-Setup auszubauen.

Damit unsere Strukturen, Zahlen und Abläufe mit diesem Wachstum Schritt halten, suchen wir ab sofort eine:n Executive Assistant Operations (Teilzeit) – jemand, der die Geschäftsführung entlastet und den Überblick über alle operativen Themen innerhalb des Unternehmens im Auge behält.

Aufgaben

Buchhaltung & Finanzen

• Eingangsrechnungen sammeln, prüfen, vorkontieren und an den Steuerberater übergeben
• Zahlungsverkehr vorbereiten und ausführen (inkl. Überweisungen, PayPal- und Shop-Abstimmungen)
• Kassenführung, Belegverwaltung sowie Konto- und Kreditkartenabgleiche durchführen
• Offene Posten im Blick behalten (Forderungen & Verbindlichkeiten)
• Rückstellungen, Löhne und Reisekosten vorbereiten
• Lohnvorbereitung: Arbeitszeiten, Boni, Kranktage und Urlaubsansprüche erfassen

Office Management & Organisation

• Posteingang, Ablage, Dokumentenverwaltung (digital & physisch)
• Fristen & Behörden-Themen im Blick behalten (Finanzamt, Zoll, Versicherungen etc.)
• Bürobedarf, Material und Lieferungen koordinieren
• Kalender- und Terminplanung

Team & Personalverwaltung

• Verträge, Onboardings, Abwesenheiten & Arbeitszeiten verwalten
• Personalunterlagen aktuell halten
• Ansprechpartner*in für interne Orga- und Teamfragen

Versicherungen & Verträge

• Pflege einer aktuellen Übersicht zu Versicherungs- und Dienstleistungsverträgen
• Nachhalten von Zuständigkeiten, Laufzeiten und Kündigungsfristen
• Vorbereitung von Unterlagen zu Versicherungsfällen, Fahrzeug- und Lagerpolicen
• Unterstützung bei Schadensfällen und administrativer Abwicklung

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau / -mann, Industriekauffrau / -mann oder Steuerfachangestellte:r, oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Buchhaltung, Verwaltung oder Assistenz
• Erste Berufserfahrung in einer administrativen, buchhalterischen oder organisatorischen Funktion
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Prozessen und Strukturen; Grundverständnis von Liquidität, Kosten und Abrechnungen
• Sorgfältige, eigenständige und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in Phasen mit hohem Arbeitstempo strukturiert zu bleiben
• Klare und professionelle Kommunikation in Deutsch und Englisch
• Routine im Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Excel / Sheets, DATEV, Shopify oder ähnliche Systeme)

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