Executive Assistant & Office Manager (m/w/d) – Standort Berlin

Thieme Medical Publishers, Inc.; Berlin; Vor Ort; EUR 35.000 - 50.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein international agierendes Unternehmen im Gesundheitswesen sucht einen Executive Assistant und Office Manager, um den CEO zu unterstützen und den reibungslosen Ablauf im neuen Berliner Office zu gewährleisten. Die Rolle umfasst Bürokommunikation, Terminmanagement und die Koordination von Gremiensitzungen. Erwartet werden mehrjährige Erfahrung, Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch sowie eine hohe Eigeninitiative. Flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsmittel werden angeboten.

Leistungen

Gleitzeit

Moderne Hardware

Individuelle Entwicklungsangebote

Gesundheits- und Sportangebote

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung in Assistenz- oder Office-Management-Funktionen.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools für Termin- und Reisemanagement.
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch.

Aufgaben

• Unterstützung des CEOs bei der Bürokommunikation und Reiseplanung.
• Verantwortung für die Organisation von Meetings und Veranstaltungen.
• Betreuung des Berliner Offices und Ansprechpartner für Dienstleister.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsstärke

Eigeninitiative

MS Office Kenntnisse

Diskretion

Tools

Digitale Tools

Jobbeschreibung

Stellen-ID: 1873

Du liebst es, den Überblick zu behalten und für reibungslose Abläufe zu sorgen? In dieser vielseitigen Rolle kombinierst du die Unterstützung unseres CEO mit dem Management unseres neu gegründeten Berliner Offices. Dabei erwartet dich eine spannende Mischung aus organisatorischen und kommunikativen Aufgaben.

Die Thieme Gruppe ist marktführender Anbieter von Informationen und Services, die dazu beitragen, Gesundheit und Gesundheitsversorgung zu verbessern. Mit digitalen Lösungsangeboten in Medizin und Chemie unterstützt Thieme Informations- und Kommunikationsprozesse in Wissenschaft, Aus-, Fort- und Weiterbildung sowie in der Patientenversorgung. Gemeinsam mit einem breiten Experten- und Partnernetzwerk stellt der digitale Gesundheitsdienstleister sicher, medizinisch-wissenschaftlich, aber auch didaktisch-technologisch Taktgeber zu sein. Die weltweit tätigen über 1000 Mitarbeitenden des Familienunternehmens setzen sich mit innovativen Neu- und Weiterentwicklungen tagtäglich für eine bessere Medizin und mehr Gesundheit im Leben ein.
Bereich: Management Board
Start: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Vertragsdauer: Unbefristet
Arbeitszeit: Teilzeit (25h/Woche)

Deine neue Leidenschaft

als Executive Assistant (m/w/d)

• Du unterstützt unseren CEO bei der Kommunikation im Büroalltag – von der Korrespondenz per E-Mail und Telefon bis hin zur Bearbeitung und Weiterleitung von Posteingängen.
• Das Termin- und Reisemanagement liegt in deiner Verantwortung: Du planst Meetings und Veranstaltungen, organisierst Raumbuchungen und Catering und buchst Hotels und Transportmittel.
• Auch die Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen sowie der Gesellschafterversammlung gehört zu deinem Aufgabenbereich: Dazu zählen das Schreiben der jeweiligen Agenda, das Dokumentenmanagement sowie die Versendung von Einladungen und Unterlagen.

als Office Manager (m/w/d)

• Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf in unserem neuen Berliner Office, indem du Post und Pakete annimmst, weiterleitest und das Zutrittskontrollsystem sowie die Schlüsselverwaltung betreust.
• Als zentrale Schnittstelle bist du Ansprechpartner*in für Dienstleister*innen und die Hausverwaltung, organisierst Besprechungen, setzt Arbeitssicherheitsmaßnahmen um und stellst sicher, dass Büromaterial und Kantinenbedarf jederzeit verfügbar sind.
• In enger Abstimmung mit unserem FM-Team aus Stuttgart empfängst du Gäste und Mitarbeitende und organisierst Bewirtungen sowie Konferenzen.

Damit begeisterst Du uns

• Mehrjährige Erfahrung in Assistenz- oder Office-Management-Funktionen, idealerweise in einem dynamischen Umfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools für Termin- und Reisemanagement
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch sowie ein professionelles Auftreten
• Diskretion, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten

Das bieten wir Dir

• Durch die Möglichkeit zur Gleitzeit (38h/Woche bei Vollzeit) und zum mobilen Arbeiten innerhalb Deutschlands, gestaltest du deine individuelle Arbeitsweise.
• Nutze modernste Hardware, die wir dir selbstverständlich zur Verfügung stellen.
• Ein familiengeführtes, international agierendes Unternehmen - Sei Teil unserer digitalen Transformation und gestalte die Zukunft im Gesundheitswesen aktiv mit.
• Begleite zukunftsweisende Innovationen im Bereich der Digitalisierung und setze gemeinsam mit uns neue Maßstäbe.
• Erlebe eine New Work Kultur der Partizipation - bei uns stehen Empowerment und der wertschätzende Umgang miteinander im Mittelpunkt.
• Profiliere von individuellen Angeboten der Thieme.ACADEMY, die deine Stärken fördern und deine persönliche Entwicklung vorantreiben.
  Profiliere von diversen Gesundheits- und Sportangeboten.