Executive Assistant to COO (m/w/d)

Hello Lemon GmbH; Neuwied; Hybrid; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage

flexibles Gleitzeitmodell

bis zu 50% mobiles Arbeiten

Mobilitätszuschuss

Kantinenzuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

Hello Lemon GmbH in Rheinland-Pfalz sucht eine/n Executive Assistant (m/w/d) zur engen Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung. Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings vor, erstellen Protokolle und unterstützen strategische Projekte mit Analysen und Präsentationen.

Sie arbeiten in einem dynamischen Umfeld, übernehmen Reisemanagement, organisieren Veranstaltungen und pflegen interne Kommunikation. Sie verfügen über ein betriebswirtschaftliches Studium, mehrjährige Führungserfahrung,

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium in BWL, Kommunikation, Marketing oder vergleichbar.
• Mehrjährige Erfahrung in einer Position auf Managementebene.
• Fließendes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Strukturiertes, detailorientiertes und diskretes Arbeiten mit vertraulichen Informationen.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint; CMS- oder Design-Tools von Vorteil.
• Proaktives, lösungsorientiertes Arbeiten mit Übersicht.
• Organisatorisches Geschick und professionelles Auftreten gegenüber Stakeholdern.

Aufgaben

• Die Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen unterstützen.
• Termine koordinieren, Meetings vorbereiten, Protokolle erstellen und Maßnahmen nachverfolgen.
• Nationale und internationale Dienstreisen planen; Reisekostenabrechnungen erstellen.
• Interne und externe Ansprechpartner professionell kommunizieren.
• Strategische Projekte durch Recherchen, Analysen sowie Präsentationen und Reports begleiten.
• Interne Veranstaltungen, Workshops und Firmenevents organisieren.
• Interne Kommunikation pflegen und digitale Inhalte (z. B. Website) aktualisieren.
• Geschäftsführung als erste Ansprechperson souverän vertreten.

Kenntnisse

Strukturiertes Arbeiten

Diskretion

Deutsch (Wort & Schrift)

Englisch (Wort & Schrift)

Projektunterstützung

Ausbildung

Bachelor-/Master-Abschluss in BWL oder Ähnliches

Tools

MS Office (PowerPoint)

CMS- oder Design-Tools

Jobbeschreibung

Sie arbeiten strukturiert, diskret und behalten auch bei komplexen Terminen und Projekten den Überblick? Sie möchten als Executive Assistant (m/w/d) eng mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten und strategische Themen aktiv begleiten? Dann erwartet Sie hier eine verantwortungsvolle Position mit hohem Gestaltungsspielraum im gehobenen Managementumfeld.

Unser Kunde ist ein international ausgerichtetes, wachstumsorientiertes Unternehmen. Sie arbeiten in einem dynamischen Umfeld mit direkter Nähe zur Geschäftsführung, kurzen Entscheidungswegen und professionellen Strukturen. Verlässlichkeit, Diskretion und strategische Unterstützung auf Managementebene stehen im Mittelpunkt dieser Position.

Aufgaben

• Sie unterstützen die Geschäftsführung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen auf Managementebene.
• Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings sowie Vorstands- und Gremiensitzungen vor und erstellen strukturierte Protokolle inklusive Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Sie planen nationale und internationale Dienstreisen und erstellen Reisekostenabrechnungen.
• Sie fungieren als zentrale Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner:innen und gewährleisten eine professionelle Kommunikation.
• Sie begleiten strategische Projekte durch Recherchen, Analysen sowie die Erstellung aussagekräftiger Präsentationen und Reports.
• Sie organisieren interne Veranstaltungen, Workshops und Firmenevents und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
• Sie unterstützen die interne Kommunikation und pflegen digitale Inhalte, beispielsweise auf der Unternehmenswebsite.
• Sie repräsentieren die Geschäftsführung als erste Ansprechperson mit einem souveränen und verbindlichen Auftreten.

Qualifikation

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Kommunikation, Marketing oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position auf Managementebene mit.
• Sie kommunizieren verhandlungssicher in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Sie arbeiten äußerst strukturiert, detailorientiert und diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint, und verfügen idealerweise über Kenntnisse in CMS- oder Design-Tools.
• Sie agieren proaktiv, lösungsorientiert und behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.
• Sie verfügen über organisatorisches Geschick und ein professionelles Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern.

Benefits

• Sie erhalten Zugang zu attraktiven Positionen, die häufig nicht öffentlich ausgeschrieben sind.
• Sie werden persönlich beraten und während des gesamten Bewerbungsprozesses professionell begleitet.
• Sie profitieren von ehrlichem Feedback, absoluter Diskretion und fundierter Branchenexpertise.
• Sie sparen wertvolle Zeit, da wir die komplette Kommunikation mit den Unternehmen für Sie übernehmen.
• Sie profitieren von 30 Urlaubstagen pro Jahr.
• Sie arbeiten in einem flexiblen Gleitzeitmodell mit hoher Eigenverantwortung.
• Sie haben die Möglichkeit, bis zu 50 % mobil zu arbeiten, bei Präsenz der Geschäftsführung wird Anwesenheit am Standort gewünscht.
• Sie erhalten eine Vergütung nach Chemietarif bei einer 37,5-Stunden-Woche.
• Sie profitieren von einer betrieblichen Altersvorsorge.
• Sie erhalten einen Zuschuss zur Mobilität sowie einen Kantinenzuschuss.
• Sie nutzen gezielte Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.

Wir beurteilen qualifizierte Bewerber:innen ohne Rücksicht auf Geschlecht, Herkunft, Kultur, Mentalität, Alter, Behinderung, Religion und sexuelle Orientierung.