Executive Assistant (m/w/d)

Personio; München; Vor Ort; EUR 48.000 - 64.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

JobTicket

Gym membership

Bonago Card

JobRad

Employee discounts

Company pension scheme

Complimentary drinks

Zusammenfassung

TAMARA COMOLLI sucht eine gut organisierte Executive Assistant zur Unterstützung der Geschäftsführung und des Management-Teams. Zu den Aufgaben gehören Kalendermanagement, Terminplanung, E-Mail-Verwaltung und Reiseorganisation.

Sie arbeiten eng mit dem Management zusammen, koordinieren interne und externe Stakeholder und bereiten Meetings sowie Unterlagen vor. Sie verfügen über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse, sind proaktiv, priorisieren effizient und behandeln sensible Informationen

Qualifikationen

• 3–5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder vergleichbar.
• Erfahrung in der Unterstützung von leitenden Führungskräften.
• Fließend Deutsch und Englisch.
• Hochgradig organisiert, proaktiv und lösungsorientiert.
• Gute Priorisierung und Multi-Topic-Management.
• Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Diskret, zuverlässig und vertraulich im Umgang mit Informationen.
• Ausgezeichnete Kenntnisse in Outlook und MS Office.

Aufgaben

• Verwalten und proaktiv koordinieren komplexer Kalender, Termine und Meetings.
• Planen und Strukturieren täglicher Agenda unter Berücksichtigung Prioritäten.
• Verwaltung und Priorisierung von E-Mails, Follow-ups zu Schlüsselthemen.
• Organisieren in- und ausländische Geschäftsreisen inkl. Flügen, Hotels, Transfers.
• Sitzungen, Dokumente und Präsentationen vorbereiten.
• Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern koordinieren.
• Bedarf antizipieren, Konflikte erkennen und Lösungen finden.
• Vertrauliche Informationen diskret behandeln.
• Allgemeine administrative und ad-hoc Unterstützung des Management-Teams.

Kenntnisse

Executive support

Calendar management

Email management

Bilingual German/English

Organizational skills

Communication skills

Discretion

Prioritization

Tools

Outlook

MS Office

Jobbeschreibung

Deine Aufgabe

We are looking for a highly organized and proactive Executive Assistant to support our Managing Director and Executive Management Team in their day-to-day activities.

Key Responsibilities

• Manage and proactively coordinate complex calendars, appointments and meetings
• Plan and structure daily agendas, ensuring priorities and preparation time are considered
• Manage and prioritize emails and support effective follow-up on key topics
• Organize domestic and international business travel, including flights, hotels, transfers and itineraries
• Prepare meetings, documents and presentations as required
• Coordinate communication with internal and external stakeholders
• Anticipate needs, identify potential conflicts and proactively find solutions
• Handle confidential and sensitive information with discretion
• Provide general administrative and ad-hoc support to the Executive Management team

Dein Profil

• 3-5 years of experience as an Executive Assistant, Personal Assistant or in a comparable role
• Experience supporting senior executives
• Fluent in German and English
• Highly organized, proactive and solution-oriented
• Strong ability to prioritize and manage multiple topics simultaneously
• Excellent communication and interpersonal skills
• Discreet, reliable and confident working with confidential information
• Excellent knowledge of Outlook and MS Office

Das bieten wir

• Competitive compensation and a range of additional benefits, including a JobTicket, gym membership, Bonago Card, JobRad, employee discounts, company pension scheme and complimentary drinks
• Support for your professional development and career growth
• Regular company events, including team breakfasts, picnics and ESG activities
• An attractive new headquarters in Munich’s Westend, featuring one of Germany’s best staff canteens, excellent public transport connections with a stop directly outside the building, and free underground parking

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This is an exciting opportunity to contribute to the continued success of TAMARA COMOLLI and become part of a great team.

We look forward to hearing from you and getting to know you!