Teamassistenz / Office Management (m/w/d) (KZ 3114)

de engineering gmbh; Bayreuth; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

de engineering gmbh in Bayreuth sucht eine Teamassistenz / Office Management (m/w/d) zur Unterstützung des Führungsteams. Sie planen Dienstreisen, koordinieren Workshops und Veranstaltungen und betreuen Onboarding-Prozesse.

Sie arbeiten strukturiert, sind belastbar und kommunikationsstark, verfügen über eine kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in Assistenz und Büroorganisation. Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse runden Ihr Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im relevanten Bereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz, Teamkoordination oder Büroorganisation.
• Erfahrung in der Organisation von Dienstreisen, Veranstaltungen und Meetings.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Professioneller Umgang mit Microsoft 365 Anwendungen.

Responsibilities

• Planung und Buchung von Dienstreisen sowie Vergleich von Angeboten.
• Organisation von Workshops, Besprechungen und Veranstaltungen inklusive Raumplanung und Catering.
• Steuerung des Terminmanagements für das Führungsteam und Abstimmung mit internen/externalen Ansprechpartnern.
• Effiziente Termin-, Ressourcen- und Ablaufplanung sicherstellen.
• Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost sowie Beschaffung von Büromaterialien.
• Organisation und Begleitung administrativer Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter.
• Planung und Koordination von Schulungen und Arbeitssicherheitsunterweisungen.
• Unterstützung bei Bestellvorgängen sowie Nachverfolgung von Vertragsfreigaben.
• Pflege administrativer Dokumentationen und Sicherstellung strukturierter Abläufe.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

Diskretion

Teamkoordination

Büroorganisation

Flexibilität

Belastbarkeit

Deutschkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung (Kaufmann/frau Büromanagement oder Industriekaufmann)

Tools

Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel)

Job description

Wir bei der - de engineering gmbh - suchen motivierte Talente, unabhängig davon, ob Sie Ihre Karriere gerade starten oder bereits über langjährige Erfahrung verfügen. Wenn Sie mit Leidenschaft und Engagement neue berufliche Herausforderungen meistern möchten, bieten wir Ihnen die Möglichkeit Ihre Ziele zu erreichen. Profitieren Sie von den Vorteilen unseres bundesweiten Netzwerks und entdecken Sie innovative Projekte, die die Zukunft mitgestalten. Kommen Sie mit uns ins Gespräch - und entdecken Sie, was uns ausmacht.

Teamassistenz / Office Management (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Planung und Buchung von Dienstreisen sowie Einholung und Vergleich von Dienstleistungsangeboten
• Organisation und Koordination von Workshops, Besprechungen und Veranstaltungen einschließlich Raumplanung und Catering
• Steuerung des Terminmanagements für das Führungsteam sowie Abstimmungen mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sicherstellung einer effizienten Termin-, Ressourcen- und Ablaufplanung
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Verwaltung und Beschaffung von Büromaterialien und Arbeitsmitteln
• Organisation und Begleitung administrativer Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter
• Planung und Koordination von Schulungen und Arbeitssicherheitsunterweisungen
• Unterstützung bei Bestell- und Beschaffungsvorgängen sowie Nachverfolgung von Vertragsunterzeichnungen und Freigabeprozessen
• Pflege administrativer Dokumentationen und Sicherstellung strukturierter Abläufe

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz, Teamkoordination oder Büroorganisation
• Erfahrung in der Organisation von Dienstreisen, Veranstaltungen und Besprechungen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word und Excel
• Organisationstalent sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Diskretion
• Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift