Executive Assistant

Fluke; Ismaning; Vor Ort; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Fluke Reliability sucht einen engagierten Assistenten der Geschäftsleitung, der für die Organisation und Unterstützung der Führungsebene verantwortlich ist. Die Rolle erfordert umfassende organisatorische Fähigkeiten, Flexibilität und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten. Der ideale Kandidat bringt mehr als 5 Jahre Erfahrung mit und hat Kenntnisse in Microsoft Office365 sowie ein hohes Maß an Loyalität und Diskretion.

Qualifikationen

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften.
• Fließendes Deutsch und Englisch erforderlich.

Aufgaben

• Maximierung der Effizienz und Prioritäten der Führungskräfte.
• Koordination von Terminen und Reisearrangements.
• Erstellung von Präsentationsmaterialien.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeiten

Zeitmanagement

Problemlösungsfähigkeiten

Flexibilität

Kommunikationsfähigkeiten

Ausbildung

Associate- oder Bachelor-Abschluss

Tools

Microsoft Office365

Concur (SAP)

Jobbeschreibung

Stellenbeschreibung

Fluke Reliability sucht einen außergewöhnlichen, eigenmotivierten und vielseitigen Assistenten*in der Geschäftsleitung. Der ideale Kandidat*in sollte proaktiv sein und über hervorragende Problemlösungs- und Urteilsfähigkeiten verfügen sowie in der Lage sein, vorausschauend zu denken und zu planen, um mehrere Anfragen angemessen und teilweise gleichzeitig zu bearbeiten. Diese Rolle erfordert Liebe zum Detail, die Fähigkeit, enge Fristen einzuhalten, ein hohes Maß an Flexibilität, große organisatorische Fähigkeiten, starkes Zeitmanagement sowie Integrität und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen. Der Kandidat*in muss nachweisen, dass er/sie in der Lage ist, einen flexiblen Arbeitsplan auf der Grundlage der Bedürfnisse des Managements und der Abteilung einzuhalten. Arbeiten in verschiedenen Zeitzonen gehört zum Tagesgeschäft.

Verantwortlichkeiten

1. Maximierung von Effizienz und Prioritäten der Führungskräfte, einschließlich der Buchung von Terminen, Verwaltung der Aufgaben der Führungskräfte, Pflege häufig wechselnder Termine über Outlook; Sicherstellen, dass der Executive’s Day organisiert und produktiv ist.
2. Koordination aller Aspekte von Terminen, Besprechungen, Empfängen und Telefonkonferenzen auf Führungsebene, einschließlich Buchung von Räumen, Bestellung von Speisen, Verteilung von Arbeitsunterlagen für Besprechungen, die Zusammenarbeit mit weiteren Mitarbeitenden auf globaler Ebene.
3. Buchen und Koordinieren von Reisearrangements, einschließlich Inlands- und Auslandsreisen (Flüge, Hotels, Restaurants, Touren und Events) mit dem Reisemanagementsystem Concur (SAP).
4. Vorbereitung von Besprechungen, Abklärung des Zwecks jeder Besprechung, Erstellung von Tagesordnungen/Agenden, Abruf, Koordination und Zusammenstellung von Hintergrundmaterialien, Vorbereitung von Briefing-Dokumenten. Nachbesprechungen bei Bedarf, Koordination zusätzlicher administrativer Unterstützung, Ausführung von Folgeaufgaben oder -aktivitäten, Sicherstellung, dass Verpflichtungen rechtzeitig erfüllt werden.
5. Erstellung und/oder Unterstützung bei der Erstellung und Änderung von Präsentationsmaterialien, Tabellenkalkulationen und anderen Dokumenten mit PowerPoint oder anderen Softwareprogrammen (teilweise firmeninterne Software).
6. Fungieren als Zeitwächter über Termine, Zeitpläne und Informationen der Führungskräfte, dabei ein höfliches, souveränes und authentisches Auftreten wahren.
7. Reisekostenabrechnungen durchführen, abgleichen und verfolgen im Concur-Reisemanagementsystem.
8. Enge Zusammenarbeit mit dem Führungsteam und weiteren Assistenten*innen auf globaler Ebene, um eine nahtlose Supportumgebung zu schaffen.
9. Office Management für die deutsche Niederlassung mit 120 Mitarbeitenden in enger Abstimmung mit dem Managing Director.
10. Mehr als 5 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf höchstem Niveau.
11. Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office365: Outlook, Excel, Word, PowerPoint, SharePoint, Adobe Professional und firmeneigener Software.
12. Fähigkeit zu detaillierter Planung, Zeitmanagement und außergewöhnlich guten Organisationsfähigkeiten.
13. Hervorragende schriftliche, verbale und zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten.
14. Schnittstelle zu allen Mitarbeitenden im Unternehmen, entsprechende Koordinations- und Delegationsfähigkeiten.
15. Einhalten von Fristen in einem schnelllebigen Umfeld.
16. Aufbau/Netzwerken mit der Assistenten*innen-Gemeinschaft sowie internen/externen Managern und weiteren Führungskräften.
17. Zusammenarbeit mit externen Dienstleistungsunternehmen.
18. Hohes Maß an Loyalität und Diskretion, Reife und Professionalität im Arbeitsalltag.
19. Bereitschaft, neue Technologien zu erlernen und sich anzupassen.
20. Flexibilität bei Richtungsänderungen, Umgang mit unvorhergesehenen Unterbrechungen oder Belastungen, absolut stressresistent.
21. Kollaborativ, Teamplayer; bereit, Aufgaben zu übernehmen und zu erledigen.
22. Associate- oder Bachelor-Abschluss bevorzugt. Ausbildung im Hotelfach und/oder im Servicebereich ist von Vorteil, aber nicht Bedingung.
23. Sprachen: Fließendes Deutsch und Englisch – Englisch ist Geschäftssprache des Unternehmens.