Executive Assistant

Alike Consulting; Frankfurt; Hybrid; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Festanstellung

Hybrides Arbeitsmodell

Variable Bonuszahlung am Jahresende

Deutschlandticket

Restaurantgutscheine

Betriebliche Altersvorsorge

Zusätzliche freie Tage an Weihnachten/

Zusammenfassung

ALIKE Consulting sucht am Standort Frankfurt am Main eine:n Executive Assistant (m/w/d) zur Unterstützung eines Beraters. Sie koordinieren internationale Termine, erstellen Reports, bereiten Angebote vor und steuern das Tagesgeschäft mit hoher Diskretion.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung bzw. relevantes Studium, sprechen Deutsch und Englisch fließend und arbeiten gerne in einem dynamischen Professional-Services-Umfeld.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes kaufmännisches Ausbildungsgang/ Studium erforderlich.
• Souveräne Kommunikation auf Deutsch und Englisch.
• Erfahrung im Executive-Assistenz- oder Pro-jektunterstützungsumfeld wünschenswert.

Aufgaben

• Unterstützung eines Beraters bei Koordination nationaler und internationaler Termine.
• Organisation von Interviews, Berichten und Präsentationen.
• Reise- und Reisekostenmanagement (international).
• Pflege der Mandatsdatenbank und Abrechnungsvorgänge.
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz in Deutsch und Englisch.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kundenkommunikation

Diskretion

Projektkoordination

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Fremdsprachenkorrespondent/in oder Management Assistant

Gehobene Hotellerie-Ausbildung

Abgeschlossenes Studium

Tools

Microsoft Office

IT-/KI-Affinität

Jobbeschreibung

Für unseren Kunden, eines der weltweit führenden Executive-Search-Unternehmen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Executive Assistant (m/w/d) für den Standort Frankfurt am Main.

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie eine:n Berater:in. Sie koordinieren anspruchsvolle Suchmandate, kommunizieren souverän mit Kunden und Kandidat:innen auf höchster Ebene und sorgen mit Organisationstalent, Diskretion und einem ausgeprägten Serviceverständnis für reibungslose Abläufe.

Die Position eignet sich besonders für Kandidat:innen aus einem dynamischen, international geprägten Professional-Services-Umfeld, die gerne Verantwortung übernehmen und organisatorische sowie projektbezogene Themen strukturiert vorantreiben.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen eine:n Berater:in bei der Koordination nationaler und internationaler Termine und übernehmen die professionelle Steuerung des Tagesgeschäfts.
• Als zentrale Schnittstelle zwischen Berater:in, Kunden und Kandidat:innen koordinieren Sie laufende Executive-Search-Mandate und behalten Fristen, Termine und nächste Projektschritte zuverlässig im Blick.
• Sie organisieren Interviews und Gespräche, erstellen Reportings und Präsentationen und unterstützen bei der Vorbereitung von Angeboten.
• Sie übernehmen das internationale Reisemanagement einschließlich der Reisekostenabrechnung.
• Sie begleiten die administrativen Prozesse der Mandate bis zum erfolgreichen Projektabschluss und kümmern sich unter anderem um Abrechnungen und die sorgfältige Pflege der Datenbank.
• Sie führen die schriftliche und telefonische Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Organisation von Veranstaltungen und übernehmen weitere administrative und organisatorische Aufgaben.
• Digitale Tools sowie moderne IT- und KI-Anwendungen setzen Sie sicher und sinnvoll zur Unterstützung effizienter Arbeitsabläufe ein.
• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Fremdsprachenkorrespondent:in oder Management Assistant, eine Ausbildung in der gehobenen Hotellerie oder ein abgeschlossenes Studium.
• Sie bringen relevante Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder Projektassistenz mit.
• Idealerweise kennen Sie die Abläufe im Executive Search. Alternativ verfügen Sie über Erfahrung in einem anspruchsvollen Professional-Services-Umfeld, beispielsweise in einer Unternehmensberatung, Kanzlei, Wirtschaftsprüfung oder im Financial-Services-Bereich.
• Sie kommunizieren fließend und sehr sicher auf Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich.
• Sie treten jederzeit souverän, verbindlich und professionell auf und verstehen es, vertrauensvolle Beziehungen zu anspruchsvollen Ansprechpartner:innen aufzubauen.
• Diskretion, ein ausgeprägter Qualitätsanspruch und eine hohe Serviceorientierung sind für Sie selbstverständlich.
• Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und sorgfältig und behalten auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick.
• Sie zeichnen sich durch eine ausgeprägte Hands-on- und Can-do-Mentalität aus.
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office und bringen eine gewisse IT- und KI-Affinität mit.

Das bietet Ihnen unser Kunde

• Eine unbefristete Festanstellung bei einem international führenden Executive-Search-Unternehmen
• Ein attraktives Gehaltspaket mit zusätzlichen Leistungen
• Ein hybrides Arbeitsmodell
• Eine variable Bonuszahlung am Jahresende
• Deutschlandticket, Restaurantgutscheine und betriebliche Altersvorsorge
• Zusätzliche freie Tage an Weihnachten und Silvester
• Ein internationales, professionelles und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Ein vielseitiges, eigenverantwortliches Aufgabengebiet mit Projektverantwortung und Kontakt zu hochrangigen Entscheidungsträger:innen
• Moderne Arbeitsweisen und die Möglichkeit, digitale sowie KI-gestützte Tools aktiv einzusetzen

ALIKE Consulting ist auf die Direktvermittlung im Office- und Assistenzbereich spezialisiert. Dazu gehören insbesondere Positionen als Executive Assistant, Personal Assistant, Management Assistant, Team- und Partnerassistenz sowie im Office Management und Empfang. Unsere Kunden kommen überwiegend aus den Bereichen Professional Services und Financial Services – vom internationalen Global Player bis zum erfolgreichen mittelständischen Unternehmen.