Executive Assistant (m/w/d)

SymBio.; Hamburg; Hybrid; EUR 48.000 - 72.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersversorgung

Deutschlandticket

Hybrides Arbeiten

Zusammenfassung

SymBio Recruitment GmbH sucht eine erfahrene Executive Project Assistant (m/w/d) zur Unterstützung zweier Berater bei der Steuerung anspruchsvoller Mandate und Projekte.

Die Position bietet eine unbefristete Festanstellung in Direktvermittlung mit flexiblem Hybrid-Arbeitsmodell und einem attraktiven Vergütungspaket; Einsatzort zentral in Frankfurt am Main, Düsseldorf oder Hamburg.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Executive Support, Projektmanagement oder vergleichbar
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (BWL/VWL/Politikwissenschaft oder vergleichbar)
• Ausgeprägte Organisations- und Projektmanagementkompetenz
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicheres Gespür für Prioritäten und hoher Qualitätsanspruch
• Sehr gute Englischkenntnisse für internationales Umfeld
• Offenheit gegenüber digitalen Tools und neuen Arbeitsmethoden

Aufgaben

• Koordination und Nachverfolgung laufender Mandate, Projekte und Prozesse
• Steuerung von Prioritäten, Zuständigkeiten und Deadlines
• Klärung offener Punkte mit internen/externen Ansprechpartnern
• Vorausschauende Koordination von Kalendern, Terminen und Prioritäten
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Interviews
• Koordination verschiedener Stakeholder im internationalen Umfeld
• Anlage und Pflege von Projekten im Projektmanagementsystem
• Sicherstellung einer vollständigen und aktuellen Datenbasis
• Professionelle Aufbereitung und Qualitätskontrolle von Dokumenten
• Einsatz digitaler Tools und Best Practices zur Optimierung von Abläufen
• Mehrjährige Berufserfahrung im Executive Support/Projektmanagement
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
• Organisations- und Projektmanagementkompetenz
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Englische Sprachkenntnisse im internationalen Umfeld
• Offenheit gegenüber digitalen Tools und Arbeitsmethoden

Kenntnisse

Executive Support

Projektmanagement

Kalenderkoordination

Meeting vorbereiten

Stakeholderkoordination

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung/Studium

Jobbeschreibung

Frankfurt am Main | Düsseldorf | Hamburg | Vollzeit | Unbefristet | Direktvermittlung

Über uns

Die SymBio Recruitment GmbH steht für mehr als nur Personalvermittlung – wir sind Ihr Wegbegleiter in der Welt der beruflichen Entwicklung. Unser Ziel ist es, nicht nur Unternehmen und Fachkräfte zusammenzubringen, sondern auch Ihre persönlichen Stärken und beruflichen Ambitionen optimal zu fördern.

Für eine international tätige Beratung im Bereich Executive Search suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit als Executive Project Assistant (m/w/d). Die Position verbindet Executive Support mit eigenständiger Projektsteuerung.

Die Rolle

Sie unterstützen zwei erfahrene Berater bei der Steuerung anspruchsvoller Mandate und Projekte, schaffen Struktur und sorgen dafür, dass Prioritäten, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte klar definiert und zuverlässig umgesetzt werden.

Dabei arbeiten Sie eng mit den Berater zusammen und übernehmen innerhalb abgestimmter Rahmenbedingungen eigenständig Verantwortung.

Ihre Aufgaben

• Koordination und Nachverfolgung laufender Mandate, Projekte und Prozesse
• Steuerung von Prioritäten, Zuständigkeiten und Deadlines
• Aktive Klärung offener Punkte mit internen und externen Ansprechpartner
• Vorausschauende Koordination von Kalender, Terminen und Prioritäten
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Interviews
• Koordination verschiedener Stakeholder im internationalen Umfeld
• Anlage und Pflege von Projekten im eingesetzten Projektmanagementsystem
• Sicherstellung einer vollständigen und aktuellen Datenbasis
• Professionelle Aufbereitung und Qualitätskontrolle von Dokumenten
• Einsatz digitaler Tools und geeigneter Best Practices zur Optimierung von Abläufen
• Mehrjährige Berufserfahrung im Executive Support, Projektmanagement oder einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld oder vergleichbare Erfahrung
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, z. B. der Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Politikwissenschaft oder einer vergleichbaren Fachrichtung bzw. vergleichbare Ausbildung
• Ausgeprägte Organisations- und Projektmanagementkompetenz
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicheres Gespür für Prioritäten und ein hoher Qualitätsanspruch
• Sehr gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit im internationalen Umfeld
• Offenheit gegenüber digitalen Tools und neuen Arbeitsmethoden

Das erwartet Sie

• Unbefristete Festanstellung in Direktvermittlung (keine Arbeitnehmerüberlassung)
• Verantwortungsvolle Position mit viel Gestaltungsspielraum in einem spannenden wirtschaftlichen Kontext
• Ein hochmoderner Arbeitsplatz im Zentrum von Frankfurt am Main, Düsseldorf oder Hamburg
• Ein renommierter, international tätiger Arbeitgeber
• Flexibles hybrides Arbeitsmodell mit rund 50 % mobilem Arbeiten nach Absprache
• Ein attraktives Vergütungspaket
• Zuschuss zur betrieblichen Altersversorgung
• Monatliches Benefit-Paket sowie Übernahme des Deutschlandtickets

SymBio Recruitment GmbH – Karriere beginnt mit Vertrauen.