Empfangsmitarbeiterin (m/w/d) in Vollzeit (40 Std.)

ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH; Düsseldorf; On-site; EUR 36,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Langfristige Festanstellung

Festes Monatsgehalt

Betriebliche Altersvorsorge nach Probe

Mitarbeiterrabatte auf Produkte/Dienst

Keine Nacht- und Wochenenddienste

Umfassende Einarbeitung

Abwechslungsreicher Arbeitsalltag

Weiterbildung/Schulungen intern extern

Direkter Kontakt zur Teamleitung

Job summary

ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH sucht am Standort Düsseldorf eine Empfangsmitarbeiterin (w/m/d) im Konferenzbereich in Vollzeit (40 Std./Woche). Die Stelle umfasst Empfangstätigkeiten, Gästebetreuung, Zugangskontrolle und Organisation von Konferenzräumen.

Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch, arbeiten eigenverantwortlich und profitieren von einer umfassenden Einarbeitung sowie der Möglichkeit auf Weiterbildung.

Qualifications

• Freundliches Auftreten gegenüber Besuchern, Kunden und Mitarbeitern
• Organisationstalent bei Belegung von Konferenzräumen und täglichen Aufgaben
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Umgang mit Telefon und Post

Responsibilities

• Empfang von Besuchern, Gästen, Bewerbern und neuen Mitarbeitern
• Begrüßung, Betreuung und Zugangskontrolle
• Führen der Gästeliste und Ausgabe von Gästeausweisen
• Beantworten und Weiterleiten von Telefonaten
• Zuweisung von Gästeparkplätzen
• Buchung von Konferenzräumen und ggf. Catering
• Unterstützung bei internen/externen Veranstaltungen
• Sicherstellung einer hohen Dienstleistungsmentalität
• Post- und Lieferungen entgegennehmen und verteilen
• Versanddokumente für Post/Kurierdienste vorbereiten

Skills

Freundliches Auftreten

Organisationstalent

Deutsch & Englisch

MS Office

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Diskretion

Zuverlässige Arbeitsweise

Kundenorientierung

Serviceorientierung

Education

Kaufmännische Ausbildung

Hotelbereich-Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Wir suchen für unseren Kunden am Standort Düsseldorf eine Empfangsmitarbeiterin (m/w/d) im Konferenzbereich in Vollzeit (40 Std./Woche)

Arbeitszeiten:

montags bis freitags

in der Zeit von 08:00 - 16:30 Uhr

mit einer 30-minütigen Pause

Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz:

• Abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem modern eingerichteten Büro
• Persönlicher Kontakt zu Besuchern und Mitarbeitern vor Ort
• Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben
• ÖPNV in unmittelbarer Nähe

Das bieten wir Ihnen bei ESD:

• Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
• Festes Monatsgehalt
• Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
• Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
• Keine Nacht- und Wochenenddienste
• Umfassende Einarbeitung
• Abwechslungsreicher Arbeitsalltag
• Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
• Direkter Kontakt zur Teamleitung

Ihre Aufgaben:

• Klassische Empfangstätigkeiten
• Begrüßung und Betreuung aller Gäste, Kunden, Bewerber und neuer Mitarbeiter
• Zugangskontrolle
• Führen der Gästeliste, Ausstellen von Gästeausweisen
• Beantworten und Weiterleiten von Telefonaten
• Zuweisung von Gästeparkplätzen
• Bearbeitung aller eingehenden E-Mails und Weiterleitung an die Fachabteilung (z·Haustechnik)
• Buchung von Konferenzräumen und gegebenenfalls Catering
• Unterstützung der Agenturen bei der Buchung von Konferenzräumen, Bearbeitung von Sonderwünschen
• Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit anderen Teams und Kollegen
• Sicherstellung einer Dienstleistungsmentalität auf höchstem Niveau
• Regelmäßer Sichtkontrollen, Wartung und Instandhaltung des Empfangsbereichs
• Entgegennahme und Ausgabe/Verteilung von Post und anderen Lieferungen
• Vorbereiten von Versandpapieren für Post und Kurierdienste, falls erforderlich

Ihr Profil:

• Sie verstehen es, den unterschiedlichsten Personen stets freundlich und mit einem Lächeln zu begegnen
• Ihr Organisationstalent bringen Sie bei der Belegung von Konferenzären ebenso wie bei der Koordination Ihrer täglichen Aufgaben zum Einsatz
• Von Vorteil für Sie wären erste Berühnungspunkte im kaufmännischen Bereich
• Sie können auf Deutsch und Englisch kommunizieren
• Mit den gängigen MS-Office-Programmen sind Sie vertraut
• Sie überzeugenden durch Ihre positive, aufgeschlossene Persönlichkeit
• Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung z.B. im Hotelbereich
• Mehrjahde Berufserfahrung (vorzugsweise im Bereich Empfang, Telefonzentrale, Informationsstellen oder im Office Management)
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie ein selbstbewusstes und serviceorientiertes Auftreten
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Diskretion, Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit sowie ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung