Empfangsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit (23,25 Std./Woche) in Weilheim

ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH; Weilheim in Oberbayern; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

keine Nacht- und Wochenenddienste

umfassende Einarbeitung

Job summary

ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH in Bayern sucht eine engagierte Empfangskraft. Sie betreuen Besucher, führen telefonische Gespräche in Deutsch und Englisch und koordinieren den täglichen Empfangsablauf in einem repräsentativen Umfeld.

Zu Ihren Aufgaben gehören Post-, Paket- und Kurierkoordination, Unterstützung bei der Büroorganisation sowie die eigenständige Terminkoordination von Konferenzräumen. Sie arbeiten eigenständig, freundlich und serviceorientiert.

Qualifications

• Freundlicher Empfang von Besuchern, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden.
• Organisation und Koordination der täglichen Empfangsabläufe.
• Erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich vorteilhaft.
• Deutsch und Englisch in Gespräch und Schrift.
• Erfahrung mit MS Office erforderlich.
• Positive, aufgeschlossene Persönlichkeit.

Responsibilities

• Annahme und Vermittlung von Telefonaten in Deutsch und Englisch.
• Rückrufbitten per E‑Mail entgegennehmen und weiterleiten.
• Professioneller, serviceorientierter Telefonauftritt sicherstellen.
• Posteingang sortieren und verteilen; Postausgang vorbereiten.
• Pakete annehmen/versenden; Kurierdienste koordinieren.
• Allgemeine administrative Aufgaben, z. B. Kopieren, Scannen, Ablage.
• Verwaltung Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Fuhrparkunterstützung.
• Konferenzräume terminieren, vorbereiten und nachbereiten.
• Ansprechpartner für Umbuchungen, Medientechnik, Organisation.
• Raumordnung und Sauberkeit der Konferenzräume kontrollieren.

Skills

Deutsch & Englisch kommunizieren

Organisationstalent

Kundenorientierung

Empfangserfahrung

Tools

MS Office

Job description

Arbeitszeiten

Montags bis Donnerstags

07:30 bis 12:15 Uhr und 12:15 bis 17:00 Uhr

Freitags 07:30 bis 11:45 Uhr und 11:45 Uhr bis 16:00 Uhr

Im wöchentlichen Wechsel früh/spät

Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz

• Eine verantwortungsvolle Tätigkeit am zentralen Empfang eines renommierten Unternehmens
• Persönlicher und telefonischer Kontakt mit Besuchern, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden
• Eigenständige Organisation und Koordination der täglichen Empfangsabläufe
• Abwechslungsreiche Aufgaben rund um Besucherbetreuung, Telefonzentrale und administrative Tätigkeiten
• Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz in repräsentativer Umgebung

Das bieten wir Ihnen bei ESD

• Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
• festes Monatsgehalt
• Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
• Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namenhafter Anbieter
• keine Nacht- und Wochenenddienste
• umfassende Einarbeitung
• abwechslungsreicher Arbeitsalltag
• Direkter Kontakt zur Teamleitung

Ihre Aufgaben

• Annahme und Vermittlung ein- und ausgehender Telefonate in deutscher und englischer Sprache
• Entgegennahme und Weiterleitung von Rückrufbitten, z. B. per E‑Mail
• Sicherstellung eines professionellen, serviceorientierten und einheitlichen Telefonauftritts

• Annahme, Sortierung und Verteilung des Posteingangs
• Vorbereitung und Versand des Postausgangs (Frankieren, Kuvertieren)
• Entgegennahme und Versand von Paketsendungen
• Beauftragung und Koordination von Kurierdiensten

• Allgemeine administrative Tätigkeiten (z. B. Kopieren, Scannen, Ablage)
• Unterstützung bei der internen Korrespondenz
• Arbeiten mit den gängigen MS‑Office‑Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
• Verwaltung und Bestellung von Büro‑ und Verbrauchsmaterialien
• Unterstützung bei der Verwaltung des Fuhrparks (Poolfahrzeuge – Herausgabe und Rücknahme der einzelnen Fahrzeuge, Kontrolle des Führerscheins und des Fahrtenbuches sowie Zustand des Fahrzeuges nach Rückgabe usw.)
• Sonstige administrative Aufgaben, z. B. Hotelbuchungen, verschiedenste Reservierungen, wie z. B. Restaurants, Caterings etc., Zuarbeiten nach Abstimmung

• Terminierung und Buchung von Konferenz‑ und Besprechungsräumen
• Vorbereitung von Konferenzräumen für interne und externe Meetings sowie Veranstaltungen
• Nachbereitung der Konferenzräume nach Besprechungen
• Ansprechpartner für Umbuchungen, Medientechnik und organisatorische Fragestellungen
• Kontrolle der Konferenzräume im Hinblick auf Ordnung und Sauberkeit

Ihr Profil

• Sie verstehen es, den unterschiedlichsten Personen stets freundlich und mit einem Lächeln zu begegnen
• Ihr Organisationstalent bringen Sie bei der Belegung von Konferenzräumen ebenso wie bei der Koordination Ihrer täglichen Aufgaben zum Einsatz
• Vom Vorteil für Sie wäre erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich
• Sie können auf Deutsch und Englisch kommunizieren
• Mit den gängigen MS‑Office‑Programmen sind Sie vertraut
• Sie überzeugen durch Ihre positive, aufgeschlossene Persönlichkeit

Falls Sie sich in der Beschreibung wiederfinden, würden wir uns freuen, Sie kennenzulernen.

Für Rückfragen steht Ihnen unser Bewerbermanagement als persönliche Ansprechpartner zur Verfügung:

[phone] , -23oder -24