Empfangsmitarbeiterin im Konferenzbereich (m/w/d) in Teilzeit (24. Std. Woche)

ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH; Düsseldorf; On-site; EUR 17,000 - 23,000; Part time

Job summary

ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH sucht am Standort Düsseldorf eine Empfangsmitarbeiterin (m/w/d) im Konferenzbereich in Teilzeit (24 Std./Woche). Die Stelle umfasst Begrüßung von Besuchern, Zuweisung von Gästelisten, Telefonate und Organisation von Konferenzräumen.

Es wird eine langfristige Anstellung, ein festes Monatsgehalt, betriebliche Altersvorsorge nach Probezeit sowie interne und externe Schulungen geboten.

Qualifications

• Freundliches Auftreten und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Organisationsstärke bei Raum- und Terminplanung.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Empfang von Besuchern, Gästen, Bewerbern und Mitarbeitern.
• Zugangskontrolle und Gästelistenführung.
• Beantwortung von Telefonen und Weiterleitung an Fachabteilungen.
• Buchung von Konferenzräumen und Catering
• Postverteilung und Versandpapiere vorbereiten.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Freundlichkeit

Gästeempfang

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Wir suchen für unseren Kunden am Standort Düsseldorf eine Empfangsmitarbeiterin (m/w/d) im Konferenzbereich in Teilzeit (24 Std./Woche)

Arbeitszeiten:

3-Tage Woche zwischen 07:00 - 20:00 Uhr flexibel (8h pro Tag)

Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz:

• Abwechslungsreiche Tätigkeiten in einem modern eingerichteten Büro
• Persönlicher Kontakt zu Besuchern und Mitarbeitern vor Ort
• Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben
• ÖPNV in unmittelbarer Nähe

Das bieten wir Ihnen bei ESD:

• Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
• festes Monatsgehalt
• Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
• Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter

• keine Nacht- und Wochenenddienste
• umfassende Einarbeitung
• abwechslungsreicher Arbeitsalltag
• Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
• Direkter Kontakt zur Teamleitung

Ihre Aufgaben:

• Klassische Empfangstätigkeiten, wie Begrüßung und Betreuung aller Gäste, Kunden, Bewerber und neuer Mitarbeiter
• Zugangskontrolle
• Führen der Gästeliste, Ausstellen von Gästeausweisen
• Beantworten und Weiterleiten von Telefonaten
• Zuweisung von Gästeparkplätzen
• Bearbeitung aller eingehenden E-Mails und Weiterleitung an die Fachabteilung (z.B. Haustechnik)
• Buchung von Konferenzräumen und gegebenenfalls Catering
• Unterstützung der Agenturen bei der Buchung von Konferenzräumen, Bearbeitung von Sonderwünschen
• Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit anderen Teams und Kollegen
• Sicherstellung einer Dienstleistungsmentalität auf höchstem Niveau
• Regelmäßige Sichtkontrollen, Wartung und Instandhaltung des Empfangsbereichs
• Entgegennahme und Ausgabe/Verteilung von Post und anderen Lieferungen
• Vorbereiten von Versandpapieren für Post und Kurierdienste, falls erforderlich

Ihr Profil:

• Sie verstehen es, den unterschiedlichsten Personen stets freundlich und mit einem Lächeln zu begegnen
• Ihr Organisationstalent bringen Sie bei der Belegung von Konferenzräumen ebenso wie bei der Koordination Ihrer täglichen Aufgaben zum Einsatz
• Von Vorteil für Sie wären erste Berührungspunkte im kaufmännischen Bereich
• Sie können auf Deutsch und Englisch kommunizieren
• Mit den gängigen MS-Office-Programmen sind Sie vertraut
• Sie überzeugen durch Ihre positive, aufgeschlossene Persönlichkeit
• Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung z.b. im Hotelbereich
• Mehrjährige Berufserfahrung (vorzugsweise im Bereich Empfang, Telefonzentrale, Informationsstellen oder im Office Management)