Empfangsassistenz

INKLUSIVA Leipzig e. V.; Leipzig; Vor Ort; Vertraulich; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine Non-Profit-Organisation in Leipzig sucht eine engagierte Empfangsassistenz in Teil- oder Vollzeit. Zu Ihren Aufgaben gehören die Planung und Koordination von Terminen, die Organisation von Besprechungen sowie die Bearbeitung der Korrespondenz. Die ideale Kandidatin hat eine Ausbildung im Bürobereich und sehr gute EDV-Kenntnisse. Wir bieten spannende Aufgaben, Fahrtkostenzuschüsse und flexible Entwicklungsmöglichkeiten.

Leistungen

Fahrtkostenzuschuss von 100% für das Deutschland-Ticket

Zusätzliche Altersvorsorge

30 Tage Urlaub

Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich sowie idealerweise Berufserfahrung.
• Sehr gute EDV-Kenntnisse und Erfahrung mit MS-Office.
• Freundliches und sicheres Auftreten.

Aufgaben

• Planung und Koordination von Terminen.
• Erledigung der Korrespondenz und Bearbeitung von Anfragen.
• Organisation von Besprechungen und Sitzungen.

Kenntnisse

Koordinations- und Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeiten

EDV-Kenntnisse (MS-Office)

Selbstständigkeit

Service- und Kundenorientierung

Ausbildung

abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Bürokommunikation oder Verwaltungsfachangestellter

Jobbeschreibung

Du möchtest einen Job, bei dem du wirklich etwas bewirken kannst? Dann bist du bei INKLUSIVA Leipzig e.V. genau richtig! Wir sind eine dynamische Non-Profit-Organisation mit Sitz in Leipzig und unterstützen Menschen mit Beeinträchtigungen oder Traumahintergrund sowie deren Familien auf ihrem Lebensweg. Dabei setzen wir Maßstäbe in der Inklusionsarbeit. Mit unserem engagierten Team legen wir großen Wert auf Qualität und schaffen Räume, in denen die Vielfalt der Lebensrealitäten sichtbar und lebendig wird.

Ab sofort suchen wir eine n engagierte n Mitarbeiter*in für den Empfang unseres Sozialdienstes – in Teilzeit oder Vollzeit.

Als Empfangsassistenz bist du die erste Ansprechperson für Besucherinnen, Besucher, Mitarbeitende und Kooperationspartnerinnen und -partner. Du sorgst dafür, dass der Empfang reibungslos läuft, Termine koordiniert werden und alle administrativen Abläufe effizient organisiert sind.

Aufgaben

Alle Assistenz-, Organisations- und Sekretariatsaufgaben, die am Empfang des Sozialdienstes anfallen. Dazu gehört u.a. die:

• selbstständige Planung, Koordination und Überwachung von Terminen
• Organisation und Vor- und Nachbearbeitung von Besprechungen und Sitzungen, Zusammenstellung und Aufbereiten von Informationen
• Erledigung der Korrespondenz (Bearbeitung des Schriftverkehrs, des Postein- und -ausgangs, von E-Mails) sowie telefonischer Anfragen
• Steuerung und Überwachung von Arbeitsaufträgen im Sozialdienst, Fristenkontrolle
• allgemeine organisatorische Aufgaben (z. B. Beschaffung von Büromaterial)
• Zuarbeit der Mitarbeitenden in Verwaltung und Führungsverantwortung

Qualifikation

• abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann (m/w/d) für Bürokommunikation, als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Bereich Sekretariat bzw. Büroorganisation
• Koordinations- und Organisationstalent
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen EDV-Programmen (insbesondere MS-Office)
• sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• hohes Maß an Selbstständigkeit, Leistungsbereitschaft, Eigenverantwortung, Genauigkeit sowie Service- und Kundenorientierung
• Loyalität, Diskretion, Flexibilität sowie Belastbarkeit
• freundliches und sicheres Auftreten, Kommunikationsgeschick

Benefits

• spannende und herausfordernde Aufgaben in einem motivierten Team
• einen Fahrtkostenzuschuss von 100% für das Deutschland-Ticket
• die im öffentlichen Dienst übliche zusätzliche Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Wir freuen uns darauf Dich kennenzulernen.