Empfangs- und Büroassistenz (m/w/d) – Teilzeit

TimePartner; Schondorf am Ammersee; Vor Ort; EUR 28.000 - 33.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Mitarbeiterrabatte

Sicherer Arbeitsplatz

Übernahmechance

Zusammenfassung

TimePartner sucht eine Empfangs- und Büroassistenz (m/w/d) in Teilzeit in Bayern nahe Schondorf am Ammersee. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Gästen, Mitarbeitenden und internationalen Fachabteilungen und koordinieren organisatorische Abläufe zuverlässig.

Zu Ihren Aufgaben gehören Empfang, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz, Organisation von Konferenzräumen, Postverkehr, Bestellanforderungen in SAP und enge Zusammenarbeit mit Einkauf, Finanzabteilung und Rechnungsbearbeitung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung am Empfang oder in einer Teamassistenz von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse für internationale Kontakte
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Serviceorientierung und souveränes Auftreten
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office

Aufgaben

• Empfang nationaler und internationaler Gäste
• Annahme und Weiterleitung von Anrufen; Bearbeitung der E-Mail-Korrespondenz
• Organisation allgemeiner Büroabläufe; Buchung und Betreuung von Konferenzräumen
• Postverkehr und Weiterleitung von Dokumenten/Sendungen
• Erstellung von Bestellanforderungen und Bestellungen in SAP
• Zusammenarbeit mit globalem Einkauf, Finanzabteilung und Rechnungsbearbeitung

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Serviceorientierung

Teamassistenz

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Du behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick, trittst gerne mit Menschen in Kontakt und arbeitest strukturiert sowie serviceorientiert? Dann bietet dir diese Position als Empfangs- und Büroassistenz (m/w/d) – Teilzeit eine abwechslungsreiche Mischung aus Empfang, Büroorganisation und administrativer Unterstützung. Du bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Gästen, Mitarbeitenden und internationalen Fachabteilungen und sorgst dafür, dass organisatorische Abläufe zuverlässig koordiniert werden.

• Du empfängst nationale und internationale Gäste freundlich, betreust sie während ihres Aufenthalts und kümmerst dich um ihre Bewirtung.
• Du nimmst eingehende Anrufe entgegen, verbindest sie mit den zuständigen Ansprechpartnern und bearbeitest die tägliche E-Mail-Korrespondenz.
• Du organisierst die allgemeinen Büroabläufe und bist für die Buchung, Betreuung sowie Verwaltung der Konferenzräume zuständig.
• Du kümmerst dich um den ein- und ausgehenden Postverkehr und stellst sicher, dass Dokumente und Sendungen zuverlässig weitergeleitet werden.
• Du erstellst Bestellanforderungen und Bestellungen in SAP und überwachst deren Bearbeitung.
• Du arbeitest eng mit dem globalen Einkauf, der globalen Finanzabteilung und dem Team für die Rechnungsbearbeitung zusammen.

Damit du die unterschiedlichen Ansprechpartner professionell betreuen und deine Aufgaben eigenständig erledigen kannst, solltest du folgende Voraussetzungen mitbringen:

• Du verfügst über eine abgeschlossene Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung am Empfang, in der Teamassistenz oder in einer ähnlichen Funktion ist von Vorteil.
• Du hast sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Gästen und Ansprechpartnern.
• Du arbeitest selbstständig, sorgfältig und zuverlässig und gehst deine Aufgaben strukturiert an.
• Du überzeugst durch ein freundliches und souveränes Auftreten sowie eine ausgeprägte Serviceorientierung.
• Du verfügst über fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office.

Neben einer fairen Bezahlung profitierst du von einem sicheren beruflichen Umfeld nahe Schondorf am Ammersee und zusätzlichen Vorteilen, die deinen Arbeitsalltag ergänzen:

• Abhängig von deiner Erfahrung und Qualifikation bekommst du einen Stundenlohn von 20,00 € bis 24,00 €.
• Du arbeitest in Teilzeit während der Tagschicht.
• Bei passender Eignung erwarten dich ein sicherer Arbeitsplatz und die Chance auf eine Übernahme.
• Über Corporate Benefits erhältst du Mitarbeiterrabatte bei verschiedenen Anbietern.