Business & Office Manager

Connect Group N.V.; Owen; On-site; EUR 27,000 - 47,000; Part time

Job summary

Connect Group N.V. sucht in Deutschland einen erfahrenen Business & Office Manager zur Sicherstellung des reibungslosen Tagesgeschäfts der deutschen Niederlassung.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung, dem Shared-Service-Center in Rumänien und externen Partnern zusammen und koordinieren HR-Aufgaben, obwohl der Fokus der Stelle nicht im Personalbereich liegt. Zu Ihren Aufgaben gehören Finanzen, Verwaltung, Büroorganisation und Personalverwaltung in einer vielseitigen Teilzeitposition.

Qualifications

• Bachelor-Abschluss oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in der Finanzverwaltung, Betriebswirtschaft oder Office Management.
• Fundierte Kenntnisse in Buchhaltung, Monatsabschlüssen, Reporting und Cashflow-Planung.
• Know-how in Lohnabrechnung und Personalverwaltung.
• Erfahrung mit SAP oder ERP-Systemen von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel.
• Eigenständiges Arbeiten, Priorisierung und Verantwortungsübernahme.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Koordination täglicher Finanz- und Verwaltungsaktivitäten der deutschen Niederlassung.
• Primärer lokaler Ansprechpartner für externe Buchhaltungsdienstleister, Behörden und Finanzdienstleister.
• Koordination von Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung mit dem SSC in Rumänien.
• Unterstützung bei Monatsabschlüssen und Reporting-Fristen.
• Unterstützung bei Cashflow-Planung, Budgetierung und Forecasting; Kostenüberwachung.
• Unterstützung bei Audits durch Bereitstellung von Unterlagen.
• Verwaltung von Verträgen, Abonnements, Mietverträgen und Versicherungen.
• Identifikation von Kostenoptimierung und Prozessverbesserungen.
• Dokumentation und Einhaltung interner Finanz- und Verwaltungsprozesse.
• Enge Zusammenarbeit mit Stakeholdern für reibungslose Kommunikation.

Skills

Deutsch & Englisch fließend

SAP

MS Excel

Office Management

Teamkoordination

Education

Bachelor-Abschluss oder vergleichbare Qualifikation

Tools

ERP-Systeme

Job description

Sind Sie ein erfahrener Allrounder, der fundierte Kenntnisse im Finanz- und Rechnungswesen mit ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten verbindet? Wir suchen einen pragmatischen Business & Office Manager, der den reibungslosen täglichen Geschäftsbetrieb unserer deutschen Niederlassung sicherstellt.

In dieser vielseitigen Teilzeitposition übernehmen Sie die Verantwortung für die lokalen Finanz-, Verwaltungs- und Büroabläufe. Dabei arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung, unserem Shared-Service-Center in Rumänien sowie externen Partnern zusammen. Zudem koordinieren Sie die laufende Personalverwaltung (HR), auch wenn der Schwerpunkt der Stelle nicht im Personalbereich liegt.

Ihre Aufgaben

Finanzen & Verwaltung

• Koordination und Überwachung der täglichen Finanz- und Verwaltungsaktivitäten für die deutsche Niederlassung.
• Unterstützung der Buchhaltungsprozesse sowie Funktion als primärer lokaler Ansprechpartner für externe Buchhaltungsdienstleister, Behörden und Finanzdienstleister.
• Koordination von Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Shared-Service-Center in Rumänien.
• Unterstützung bei den monatlichen Abschlussprozessen sowie Sicherstellung einer fristgerechten und korrekten Übermittlung von Finanzdaten gemäß den Reporting-Anforderungen und Fristen der Unternehmensgruppe.
• Unterstützung bei Cashflow-Planung, Budgetierung und Prognosen (Forecasting) sowie Überwachung der Betriebsausgaben im Verhältnis zu den genehmigten Budgets.
• Unterstützung bei gesetzlichen Prüfungen und internen Audits durch Bereitstellung präziser, vollständiger und jederzeit verfügbarer Unterlagen.
• Verwaltung von Verträgen, Abonnements, Mietverträgen und Versicherungen, einschließlich der Überwachung von Verlängerungs- und Kündigungsfristen.
• Überwachung laufender Kosten sowie Identifizierung konkreter Möglichkeiten zur Kostenoptimierung und Prozessverbesserung.
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation und Einhaltung interner Finanz- und Verwaltungsprozesse.

Büro- und Geschäftsbetrieb

• Sicherstellung eines effizienten Tagesgeschäfts im Büro sowie für die lokale Niederlassung.
• Koordination von Lieferanten, Dienstleistern, Facility-Themen und bürobezogenen Verträgen.
• Schaffung von Strukturen und Transparenz bei wiederkehrenden administrativen und operativen Abläufen.
• Aufrechterhaltung effizienter Arbeitsabläufe sowie konsequente Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen.
• Eigenverantwortliche Bearbeitung operativer Fragestellungen – mit selbstständiger Lösungsfindung oder – bei Bedarf – Eskalation an das Management.
• Enge Zusammenarbeit mit lokalen Ansprechpartnern sowie Stakeholdern innerhalb der Unternehmensgruppe, um eine reibungslose Kommunikation und Koordination zu gewährleisten.

Personalverwaltung & Lohnabrechnung

• Unterstützung bei der laufenden Personalverwaltung und Pflege einer präzisen Personalakte.
• Koordination mit externen Dienstleistern für Lohnabrechnung und Personalwesen.
• Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen sowie bei personalbezogenen administrativen Änderungen.
• Koordination der Daten für die Lohnabrechnung und Sicherstellung, dass personelle Änderungen korrekt und fristgerecht übermittelt werden.
• Durchführung einer Plausibilitätsprüfung der Lohnabrechnungsdaten vor der Freigabe sowie Klärung etwaiger Unstimmigkeiten.
• Funktion als verlässlicher Ansprechpartner für Mitarbeitende bei allgemeinen administrativen Fragen.

Wir suchen eine Persönlichkeit, die sich in einer vielseitigen Rolle wohlfühlt, eigenständig arbeitet und es versteht, operative Aufgaben („Hands-on“) mit koordinativen Tätigkeiten und dem Überblick über Prozesse in Einklang zu bringen.

• Bachelor-Abschluss oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in der Finanzverwaltung, Betriebswirtschaft, im Office Management oder einer vergleichbaren, breit gefächerten Position.
• Fundierte praktische Kenntnisse in der Buchhaltung und Finanzverwaltung – idealerweise inklusive Monatsabschlüssen, Reporting, Cashflow-Planung und internen Kontrollsystemen.
• Praktische Kenntnisse in der Lohnabrechnung und Personalverwaltung.
• Erfahrung mit SAP oder einem vergleichbaren ERP-System ist von großem Vorteil.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel.
• Fähigkeit zu eigenständigem Arbeiten, effektiver Priorisierung und zur Übernahme von Verantwortung für Aufgaben von Anfang bis Ende.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

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