Professional Back Office Specialist (80-100%, Hybrid) - ID260923

Adfinis; München; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Deutschlandticket

Mobilfunkpauschale

Home-Office nach Absprache

Job summary

Adfinis sucht eine/n Professional Back Office Specialist zur Unterstützung des deutschen Teams. Sie arbeiten eng mit Sales, Delivery und HR zusammen, um Administrative, Finanz- und Personalprozesse effizient und compliant zu gestalten.

Zu Ihren Aufgaben gehören Bürotätigkeiten, Dokumentationspflege, Terminplanung, Rechnungsprüfung und die Pflege von HR-Daten. Wir bieten flexible Arbeitszeiten, Home-Office nach Absprache und zahlen faire Gehälter.

Qualifications

• Administrative Arbeitsabläufe gemäss Vorgaben umsetzen.
• Finanzprozesse ausführen und kontrollieren.
• Qualitätsstandards und Compliance-Vorgaben sicherstellen.
• HR-Daten sammeln, auswerten und analysieren.
• HR-Anfragen bearbeiten und Prozesse verstehen.

Responsibilities

• Allgemeine Bürotätigkeiten wie Dokumente pflegen, Termine planen und Korrespondenz bearbeiten.
• Finanzadministration inkl. Debitoren-/Kreditorenprüfungen und Spesenabrechnungen.
• Personaladministration: Mitarbeitendendaten pflegen, Zeiterfassung und Abwesenheiten verwalten.

Skills

Administrative work

Finance administration

HR processes

Deutsch-Englischkenntnisse

Job description

Adfinis ist ein international tätiges IT-Dienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in der Schweiz, das derzeit weltweit rund 150 Mitarbeitende beschäftigt. Als Open-Source-Spezialisten treiben wir seit über 25 Jahren die digitale Transformation durch offene Standards und Technologien voran und gestalten eine Welt innovativer, nachhaltiger und resilienter IT-Lösungen, die auf zuverlässiger Open-Source-Technologie basieren.

Unser deutsches Team, bestehend momentan 5 Personen, arbeitet eng mit Kunden zusammen, um sie auf ihrem organisatorischen und technischen Weg in die Cloud‑Native‑Welt zu unterstützen. Wir konzipieren, bauen und betreiben kritische IT-Infrastrukturen unter Verwendung moderner Cloud‑Native-Technologien.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n Professional Back Office Specialist. In dieser Rolle übernimmst du das administrative und organisatorische Tagesgeschäft inklusive Finanz- und Personaladministration.

Deine Aufgaben

Allgemeine Bürotätigkeiten

• Dokumente und Vorlagen bearbeiten, ablegen und verteilen
• Termine, Events und Reisetätigkeiten planen und organisieren
• eingehende und ausgehende Korrespondenz bearbeiten
• komplexe Themen umfassend dokumentieren
• Büromaterial beschaffen und verwalten

Finanzadministration

• Debitorenrechnungen in Zusammenarbeit mit Sales und Delivery erstellen, überprüfen, und bei Verzug einfordern
• eingehende Kreditorenrechnungen prüfen und bearbeiten
• interne Spesen und Kreditkartenabrechnungen validieren
• Finanzberichte erstellen (z.B. Verrechenbarkeit, Kostenstellen)

Personaladministration

• Personaldaten aktualisieren, mutieren und validieren
• Personalvorschriften anwenden und bei Bedarf anpassen
• Personaleintritte und -austritte administrativ begleiten
• Zeiterfassung und Abwesenheiten (Urlaub, Krankheitstage, etc.) handhaben
• HR-Daten sammeln, auswerten und analysieren
• HR-Anfragen (z.B. Anstellungsbedingungen, Personalprozesse) bearbeiten

Qualifikation

Deine Expertise

• administrative Arbeitsabläufe gemäss Vorgaben umsetzen
• Finanzprozesse ausführen und kontrollieren
• Qualitätsstandards und Compliance-Vorgaben sicherstellen

Dein Profil

• 2 bis 5 Jahre Erfahrung im administrativen bzw. kaufmännischen Umfeld
• gutes Anwendungswissen in Personaladministration (HRM-Prozesse, Sozialversicherungen, Gehaltsabrechnung) und Finanzadministration (Rechnungsstellung inkl. Mahnwesen, Zahlungsverkehr, Berichterstellung)
• Deutsch- und Englisch-Kenntnisse auf C1-Niveau

Deine Soft-Skills

• Informationen klar vermitteln und aufmerksam zuhören
• im Team mitarbeiten und andere aktiv unterstützen
• zuverlässig arbeiten und Verantwortung übernehmen
• Themen selbstständig anpacken und Ideen beitragen
• Ziele und Arbeitsabläufe festlegen und Fortschritte überwachen
• an Veränderungen anpassen und mit Unklarheiten umgehen
• Aufgaben koordinieren und Informationen verteilen

Benefits

Unser Profil

• Wir bieten faire und transparente Löhne, die wir regelmäßig und proaktiv anpassen.
• Flexible Arbeitszeiten sind für uns ebenso selbstverständlich wie regelmäßiges Home‑Office nach Absprache. Um dich beim mobilen Arbeiten zu unterstützen, erhältst du von uns zudem ein Deutschlandticket und eine Mobilfunkpauschale.
• Wir sind bodenständig, setzen auf solide Prozesse und treffen schnelle Entscheidungen.
• Wir unterstützen dich durch Soft‑Skills‑Trainings oder fachliche Weiterbildungen bei deiner professionellen Entwicklung.
• Du hast die Chance den Aufbau unseres deutschen Teams zu prägen und zu begleiten

Klingt spannend?

Felix Kronlage-Dammers, Country Manager, freut sich auf deine Bewerbung.