Beschäftigte/n als stellvertretende Assistenz im Büro der Ministerin (w/m/d)

Universitätsklinikum Ulm; Stuttgart; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine öffentliche Institution in Baden-Württemberg sucht eine*n stellvertretende*n Assistenz im Büro der Ministerin in Stuttgart. Zu den Aufgaben gehören die Planung von Terminen, Büroorganisation und der Kontakt mit externen Akteuren. Bewerber*innen sollten eine Verwaltungsausbildung und Erfahrung im Büromanagement aufweisen. Flexible Arbeitszeiten und ein umfassendes Gesundheitsmanagement werden angeboten.

Leistungen

Ubertarifliche Vergütung

Familienfreundliche Arbeitszeitmodelle

Fortbildungsangebote

Gesundheitsmanagement

Qualifikationen

• Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich.
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten.
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung.

Aufgaben

• Planung und Koordination der Termine der Ministerin.
• Verantwortung für die Büroorganisation.
• Kontaktpflege mit der Landesregierung und externen Akteuren.

Kenntnisse

Verwaltungs- oder Sekretariatserfahrung

Zuverlässigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Stressresistenz

Organisationsgeschick

Ausbildung

Ausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Verwaltungsangestellte/r

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württembergs zuständig. Mit seinen rund 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei.

Ihre Aufgaben:

• Sie planen und koordinieren die Termine der Ministerin
• Sie erledigen die täglich anfallenden Assistenzaufgaben und verantworten in enger Abstimmung mit der Büroleitung der Ministerin die Büroorganisation
• Sie stellen Unterlagen und Zulieferungen zur Vor- und Nachbereitung von Terminen und Gremien zusammen
• Sie pflegen und verantworten den mündlichen und schriftlichen Kontakt in die Landesregierung und mit externen Akteuren
• Sie übernehmen in Bedarfsfällen die Urlaubs- und Krankheitsvertretung der Assistenz im Büro des Ministerialdirektors

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Justiz- oder Verwaltungsangestellte/r)
• Sie sind zuverlässig, belastbar, behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und wahren stets die gebotene Vertraulichkeit
• Sie sind kontaktfreudig, offen, kommunikativ und zugewandt mit einem stets verbindlichen und freundlichen Auftreten gegenüber Außenkontakten
• Sie haben bereits berufliche Erfahrungen im Bereich Büromanagement
• Sie arbeiten kooperativ und teamorientiert
• Sie sind eigeninitiatives, termingerechtes, strukturiertes und selbstständiges Arbeiten mit Organisationsgeschick gewohnt
• Sie sind bereit, Ihre Arbeitszeiten auf die dienstlichen Erfordernisse abzustimmen
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und im MS Office-Bereich

Wir bieten:

• für die Tätigkeit als stellvertretende Assistenz im Büro der Ministerin eine übertarifliche Vergütung nach EG 8 TV-L bei einer unbefristeten Einstellung in der EG 5 TV-L
• eine abwechslungsreiche Aufgabenstellung
• flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie
• einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart
• die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW
• ein umfangreiches Gesundheitsmanagement
• ein vielfältiges Fortbildungsangebot