Assistenz- und Vorzimmerkraft (m,w,d)

Hanse- und Universitätsstadt Rostock; Rostock; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Stadtverwaltung in Rostock sucht eine engagierte Assistenz- und Vorzimmerkraft zur Unterstützung im Rahmen einer Krankheitsvertretung. Die Position umfasst vielfältige organisatorische Aufgaben, wie die Bearbeitung von Post- und Terminmanagement sowie die Betreuung interner und externer Besucher. Der ideale Kandidat bringt eine Ausbildung im Büromanagement sowie Kommunikationsfähigkeit mit. Es erwartet Sie ein attraktives Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Familienfreundliche Arbeitsbedingungen

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Qualifikationen

• Abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte.
• Erfahrungen im Assistenzbereich wünschenswert, speziell in der öffentlichen Verwaltung.
• Gute Kenntnisse der DIN 5008 und der deutschen Rechtschreibung.

Aufgaben

• Bearbeitung von Postein- und ausgang, inklusive Sortierung nach Dringlichkeit.
• Koordinierung und Überwachung von Gesprächsterminen.
• Digitale Verwaltungsorganisation und Aktenführung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Belastbarkeit

Kundenorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene dreijährige Ausbildung im Büromanagement

Tools

MS-Office (Word, Excel, PowerPoint)

Dokumentenmanagement-System d.3

Jobbeschreibung

Assistenz- und Vorzimmerkraft (m,w,d)

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt o.g. Planstelle befristet im Rahmen einer Krankheitsvertretung im Sinne des § 14 Absatz 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz in Vollzeit (39 Wochenstunden) bei der Senatorin für Stadtplanung, Bau, Klimaschutz und Mobilität zu besetzen. Die Stelle ist nicht teilzeitfähig.

Der Senatsbereich Stadtplanung, Bau, Klimaschutz und Mobilität mit seinen sieben Fachämtern verantwortet und gestaltet die städtebauliche Entwicklung der Hanse- und Universitätsstadt Rostock. Hier wird die Transformation zu einer nachhaltigen, klimaangepassten, sozial gerechten Stadt mit hoher Lebens- und Aufenthaltsqualität geplant und gemeinsam mit vielen Akteurinnen und Akteuren umgesetzt.

Für das Büro der Senatorin wird eine serviceorientierte und engagierte Assistenz- und Vorzimmerkraft befristet als Krankheitsvertretung gesucht, welche/r einen reibungslosen Arbeitsablauf im Senatsbereich und bei der Zusammenarbeit mit anderen Stellen (intern und extern) gewährleistet.

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock liegt direkt an der Ostsee und ist somit für viele nicht nur ein ideales Reiseziel, sondern auch eine Stadt, die Urlaub, Leben und Arbeit miteinander vereint. Rostock hat aber neben seinem maritimen Flair viel zu bieten. Als größte Stadt Mecklenburg-Vorpommerns und als Wirtschaftsstandort mit starken Unternehmen ist sie ein attraktiver Arbeitsort, der zudem sehr familienfreundlich ist.

Ihre Aufgaben – vielseitig und verantwortungsvoll:

• Bearbeiten des Postein- und ausgangs (Sichten und Sortieren des Posteingangs nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, Zuordnen zu den jeweiligen Bereichen, internes Verteilen der Post, versandfertiges Vorbereiten von Postsendungen)
• Bearbeiten von Terminanfragen, Koordinieren und Überwachen von Gesprächsterminen, organisatorisches Vor- und Nachbereiten von Besprechungen, Gesprächsterminen, Dienstreisen, Vorbereiten und Zusammenstellen von Unterlagen
• Sichten und Priorisieren der E-Mail-Eingänge
• digitale Verwaltungsorganisation, Aktenführung, Ablagemanagement
• Fertigen von allgemeinen Schreiben nach Vorgabe bzw. Vorlage, Erstellen von Serienbriefen und Übersichten
• Führen von Protokollen
• Vorbereiten und Schreiben von Informationsvorlagen, Stellungnahmen und Beschlussvorlagen für die Bürgerschaft im Allgemeinen Informationssystem des Sitzungsdienstes, Beschlusskontrolle
• Organisieren und Erledigen von allgemeinen organisatorischen Verwaltungsaufgaben
• Betreuung von internen und externen Besucher/-innen (m,w,d)

Ihr Profil – fachkompetent, strukturiert, eigenständig und kommunikativ:

• abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann (m,w,d) für Büromanagement, Bürokauffrau/-kaufmann (m,w,d) oder abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m,w,d) oder eine abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung mit ähnlicher Ausrichtung (z. B. Rechtsanwaltsfachangestellte/r (m,w,d), Notarfachangestellte/r (m,w,d) oder Justizfachangestellte/r (m,w,d)
• einschlägige Erfahrungen in dem Tätigkeitsbereich Assistenz/Sekretariat wünschenswert; vorteilhaft in der öffentlichen Verwaltung
• gute Kenntnisse der DIN 5008 sowie der deutschen Rechtschreibung, wie auch sicherer Umgang in Wort und Schrift
• Kenntnisse und sicherer Umgang mit moderner Informationstechnik, insbesondere MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint etc.) wünschenswert
• Kenntnisse bei der Anwendung des Dokumentenmanagement-systems d.3 wünschenswert
• Deutschkenntnisse mindestens Sprachniveau C1 nach dem Europäischen Referenzrahmen
• Organisations- und Koordinierungsgeschick
• hohe Belastbarkeit und Engagement
• selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
• freundliches und sicheres Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten

Entgelt

Die Planstelle ist nach TVöD, Entgeltgruppe 5 bewertet. Die Zahlung einer Zulage wird für die Dauer der befristeten Tätigkeit geprüft.

Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online-Formular.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Zusätzlich bieten wir:

• sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• individuelle Personalentwicklung
• betriebsliches Gesundheitsmanagement
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten
• Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
• Jahresurlaub 30 Tage (im Einstellungsjahr anteilig)
• betriebliche Altersvorsorge (ATV-K)
• DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30%)
• Standortsicherheit Rostock

Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbende, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Bewerbende, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für die mitziehende Partnerin/den mitziehenden Partner (m,w,d), Freizeitaktivitäten und vieles mehr

WELCOME-REGION-ROSTOCK.DE

Bewerbungsfrist

14. Januar 2026

Tätigkeitsaufnahme

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vertragsart

Vollzeit, befristet

Ansprechpartner

Ihre Fragen beantworten wir Ihnen gerne!

Bärbel Seemann
Tel. [phone]

Bewerbungsunterlagen, die bis zum Ende der Bewerbungsfrist unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben.

Kosten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren werden nicht erstattet.