Assistenz (m/w/d) / Geschäftszimmer Kommunikation und Marketing

F03; Köln; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Hochschule für angewandte Wissenschaften in Köln sucht eine administrative und organisatorische Unterstützung für das Geschäftszimmer. Zu den Aufgaben gehören die Büroorganisation, Terminverwaltung und die Anfertigung von Schriftstücken. Wir suchen eine Person mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung, hervorragenden Kenntnissen in MS Office und sehr guten Deutschkenntnissen. Flexible Arbeitszeiten und ein familienfreundliches Umfeld werden geboten.

Leistungen

Vergütung nach EG 6 TV-L

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub

Hochschulinterne Veranstaltungen

Qualifikationen

• Hervorragende Deutsch- und gute Englischkenntnisse sind notwendig.
• Routinierte Anwendung von MS Office-Programmen wird erwartet.
• Bereitschaft, Veranstaltungen außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu betreuen.

Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Geschäftszimmers leisten.
• Allgemeine Büroorganisation sowie digitale Aktenorganisation durchführen.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen mit den Teilnehmenden.

Kenntnisse

Büromanagement Kenntnisse

MS Office Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeiten

Veranstaltungsorganisation

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Word

Excel

Zoom

Sciebo

Jobbeschreibung

Die TH Köln zählt zu den innovativsten Hochschulen für Angewandte Wissenschaften. Sie ist Mitglied in der Hochschul-Allianz UAS 7. Wir bieten 21.000 Studierenden sowie 1.000 Wissenschaftler*innen aus dem In- und Ausland ein inspirierendes Lern-, Forschungs- und Arbeitsumfeld in den Ingenieur-, Geistes-, Gesellschafts- und Naturwissenschaften. Die TH Köln gestaltet Soziale Innovation – mit diesem Anspruch begegnen wir den Herausforderungen der Gesellschaft. Unser interdisziplinäres Denken und Handeln, unsere regionalen, nationalen und internationalen Aktivitäten machen uns in vielen Bereichen zur geschätzten Kooperationspartnerin.

Administrative und organisatorische Unterstützung des Geschäftszimmers

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Geschäftszimmers
• Allgemeine Büroorganisation, insbesondere digitale Aktenorganisation und Postverteilung
• Terminverwaltung und Telefonmanagement
• Mail- und Geschäftskorrespondenz in Absprache mit der Referatsleitung sowie Erstellung von Serienbriefen
• Vor-und Nachbereitung von Besprechungen mit internen und externen Teilnehmenden
• Protokollführung und Anfertigung von Schriftstücken nach Vorgabe (z.B. Formulieren von Einladungen)
• Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Teilnehmendenregistrierung und -betreuung, Bereitstellung von Unterlagen)
• Pflege bestehender Multiplikator*innenkontakte und Kontaktdaten in Excel

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildungoder eine vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
• Kenntnisse im Büromanagement
• Gerne erste berufliche Erfahrungen im Hochschulkontext
• Routinierte Anwendung der gängigen MS Office-Programme, insbesondere Word und Excel
• Erfahrungen mit weiteren Kommunikationstools (z.B. Zoom) und Cloud-Speicherdiensten (z.B. Sciebo) von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und gerne gute Englischkenntnisse
• Bereitschaft, Veranstaltungen vereinzelt auch außerhalb der regulären Arbeitszeit abends oder am Wochenende mitzubegleiten
• Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise

Leistungen

• Vergütung nach EG 6 TV-L
• Flexible Arbeitszeiten und Option zum mobilen Arbeiten nach Absprache
• Familienfreundliche Arbeitsbedingungen und -umfeld
• Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit ganze Tage freizunehmen
• Vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogrammen
• Hochschulinterne Veranstaltungsangebote (z.B. Betriebsausflug, Lesungen)
• Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Digitale Kommunikations- und Arbeitsprozesse im Team
• Regelmäßige Mitarbeiter*innen-Gespräche
• Teilnahme an der zusätzlichen Altersvorsorge der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Jahressonderzahlung nach TV-L
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche

Die TH Köln steht für Chancengleichheit und strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen an. Bewerbungen von Frauen werden daher bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.