Assistenz (m/w/d)

APRIORI - business solutions AG; München; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

APRIORI - business solutions AG sucht in München eine organizierte Assistenzmitarbeit im PMO-Umfeld. Sie unterstützen Teams bei Planung, Berichten und Dokumentation und fungieren als zentrale Kommunikationsschnittstelle.

Ihr Aufgabenportfolio umfasst Büroorganisation, Reisemanagement und die Koordination von Terminen. Sie bringen idealerweise einen Bachelorabschluss mit, verfügen über gute Deutsch- und Englischkenntnisse und haben Erfahrung mit MS Office sowie PM-Tools.

Qualifications

• Mindestens höherer Schulabschluss; Fachschule oder Bachelor ist von Vorteil
• Fundierte Erfahrung in der Unterstützung von Projektteams in strukturiertem Umfeld
• Verständnis von PMO-Prozessen oder PM-Methodologien ist ein Plus
• Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Dokumentenmanagementsystemen

Responsibilities

• Administrative Unterstützung: Verwaltung von Zeitplänen, Koordination von Besprechungen, Korrespondenz und Teamdokumente
• Projektkoordination: Verfolgung des Projektfortschritts, Berichte aktualisieren, Fristen einhalten
• Zentrale Ansprechperson zwischen Abteilungen für reibungslosen Informationsfluss
• Dokumentation & Datenmanagement: Aufzeichnungen pflegen, Präsentationen erstellen
• Büro & Ressourcenmanagement: Büromaterial verwalten, Geschäftsreisen organisieren, Teamlogistik unterstützen

Skills

Organisationstalent

Multitasking

Zeitmanagement

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Education

Bachelorabschluss (BWL/Büromanagement)

Tools

MS Office

Projektmanagement-Tools (Jira, PowerPPM)

Job description

Standort: München Arbeitszeit: Vollzeit (40 Std./Woche) Unser Kunde ist ein international agierender Technologiekonzern und führender Anbieter hochentwickelter Lösungen im Bereich Kommunikations-, Informations- und Sicherheitstechnologien. In einem innovativen, technisch anspruchsvollen Umfeld entstehen komplexe Systeme und Softwarelösungen für sicherheitskritische Anwendungen und internationale Märkte.

Deine Aufgaben - Technologie aktiv mitgestalten

• Administrative Unterstützung: Verwaltung von Zeitplänen, Koordination von Besprechungen, Bearbeitung der Korrespondenz und Organisation von Teamdokumenten.
• Projektkoordination: Unterstützung bei der Verfolgung des Projektfortschritts, Aktualisierung von Berichten und Sicherstellung der Fristeinhaltung.
• Kommunikation & Schnittstelle: Zentrale Ansprechperson zwischen den Abteilungen zur Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.
• Dokumentation & Datenmanagement: Pflege von Aufzeichnungen, Erstellung von Präsentationen und Einhaltung interner Verfahren.
• Büro & Ressourcenmanagement: Verwaltung von Büromaterial, Organisation von Geschäftsreisen und Unterstützung der Teamlogistik für einen optimalen Tagesablauf.

Dein Profil - Das bringst du mit

• Ausbildung & Erfahrung: Mindestens ein höherer Schulabschluss; ein Abschluss einer Fachschule oder ein Bachelor (BWL, Büromanagement o. Ä.) ist von Vorteil. Fundierte Erfahrung in der Unterstützung von Projektteams in einem strukturierten Unternehmensumfeld.
• Projekt & Fachwissen: Verständnis von Projektarbeitsabläufen, Nachverfolgung und Berichterstattung; Kenntnisse in PMO-Prozessen oder PM-Methodologien sind ein Plus.
• Tools & Systeme: Routinierter Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Projektmanagement-Tools (z. B. Jira, PowerPPM) sowie Dokumentenmanagementsystemen.
• Skills: Starkes Organisationstalent, Multitasking-Fähigkeit, effizientes Zeit- und Kalendermanagement sowie eine ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit.
• Sprachen: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Das erwartet dich

• Ein dynamisches, internationales Arbeitsumfeld bei einem Top-Player der Technologiebranche.
• Abwechslungsreiche Schnittstellenaufgaben mit viel Eigenverantwortung.
• Ein hochmotiviertes Team und moderne Werkzeuge zur digitalen Projektsteuerung.