Projektassistenz (m/w/d)

Ib Zammit; Achim; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Weiterbildung

Mobilität und Parkplätze vor Ort

Unbefristeter Arbeitsvertrag

30 Tage Urlaub

Vertrauensarbeitszeit

Mobiles Arbeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Bike Leasing

Teamevents

Job summary

Ib Zammit in Deutschland sucht eine engagierte Projektassistenz (m/w/d) am Standort Achim. Sie unterstützen Projektteams organisatorisch, koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor, erstellen Protokolle und pflegen Projektdokumente.

Zu Ihren Aufgaben gehören auch die Prüfung von Rechnungen, Abnahmen und Änderungsprozesse. Eine kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium wird erwartet; sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Deutschkenntnisse C1 runden das Profil ab.

Qualifications

• Ausbildung oder Studium im kaufmännischen Bereich
• Mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Position bevorzugt
• Strukturiertes, zuverlässiges und sorgfältiges Arbeiten
• Sicherer Umgang mit MS Office (Excel/Word/Outlook/PowerPoint/Teams)
• Wünschenswert: Projektmanagement- und Dokumentationssysteme sowie AVA-Software
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten

Responsibilities

• Projektunterstützung bei organisatorischen Aufgaben im Kundenprojektumfeld
• Projektorganisation: Gremienarbeit, Kosten- und Termincontrolling
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung
• Dokumentation: Erstellen und Pflegen technischer Projektdokumente und Berichte
• Terminmanagement: Fristen und Meilensteine im Blick behalten und verfolgen
• Projektabwicklung: Prüfung von Rechnungen, Vorbereitung von Abnahmen, Änderungsmanagement

Skills

Organisationsfähigkeit

MS Office

Kommunikationsfähigkeit

Deutschkenntnisse C1

Teamwork

Education

Betriebswirtschaftliches Studium

Kaufmann/-frau Büromanagement

Industriekaufmann/-frau

Tools

MS Office Suite

MS Project

Factro

California (AVA)

iTWO

Job description

Technik, Teamwork & spannende Projekte! Wir sind ein mittelständisches, technisches Planungsbüro und seit rund 35 Jahren in der technischen Gebäudeausrüstung zu Hause. Mit rund 270 Mitarbeitenden an sieben Standorten in Deutschland und vier internationalen Niederlassungen setzen wir anspruchsvolle Planungsprojekte für unsere Kunden aus unterschiedlichen Branchen um. Dabei bringen wir als Experten unser technisches Know-how aus Versorgungs- und Elektrotechnik, dem Brandschutz, sowie Energiemanagement mit viel Praxiserfahrung zusammen und entwickeln für unsere Kunden nachhaltige, zukunftsorientierte Lösungen, die wirklich funktionieren.

Projektassistenz (m/w/d)

Du musst keine Glaskugel besitzen, um den nächsten Schritt vorauszusehen? Du erkennst Zusammenhänge, behältst Termine und Aufgaben im Blick und sorgst mit Deinem Organisationstalent dafür, dass Projekte reibungslos laufen? Am liebsten unterstützt Du andere und hast dabei alles im Griff?

Perfekt! Dann brauchen wir genau Dich als Teamassistenz (m/w/d) für unseren Standort inAchim.

Deine Aufgaben

• Projektunterstützung: Du unterstützt unsere Projektteams bei organisatorischen und koordinativen Aufgaben im Rahmen unserer Kundenprojekte.
• Projektorganisation: Du arbeitest der Projektleitung bei der Gremienarbeit sowie beim Kosten- und Termincontrolling laufender Projekte zu.
• Besprechungen: Du übernimmst die Vor- und Nachbereitung interner und externer Besprechungen einschließlich der Protokollführung.
• Dokumentation: Du erstellst und pflegst technische Projektdokumente, Projektberichte sowie weitere projektbezogene Unterlagen.
• Terminmanagement: Du behältst Projektfristen und wichtige Meilensteine im Blick und unterstützt das Projektteam bei der Terminverfolgung.
• Projektabwicklung: Du unterstützt bei der Prüfung von Rechnungen, der Vorbereitung von Abnahmen sowie bei Vorgängen im Änderungsmanagement.

Dein Profil

• Ausbildung: Du hast ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Industriekauffrau (m/w/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung: Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem Ingenieur-, Architektur-, Planungsbüro oder in einem Handwerksbetrieb.
• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und sorgfältig und behältst auch bei mehreren parallel laufenden Projekten den Überblick.
• Kenntnisse: Der sichere Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel, Word, Outlook, Teams und PowerPoint, ist für Dich selbstverständlich.
• Wünschenswert: Erste Erfahrungen mit Projektmanagement- und Dokumentationssystemen (z. B. MS Project oder Factro) sowie AVA-Software (z. B. California oder iTWO) sind von Vorteil.
• Auftreten: Du überzeugst durch ein freundliches und professionelles Auftreten sowie eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
• Kommunikation: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) in Wort und Schrift.

Wir bieten Dir

• Weiterbildung: Langfristige Perspektive mit individuellen Weiterentwicklungsmöglichkeiten auf Fach-, Projekt- oder Führungsebene sowie einen persönlichen Entwicklungsplan.
• Mobilität: Eine gute Nahverkehrsanbindung und Parkplätze vor Ort.
• Attraktives Arbeitsumfeld: Einen unbefristeten Arbeitsvertrag, 30 Tage Urlaub, Vertrauensarbeitszeit und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
• Benefits: Eine betriebliche Kranken- und Unfallversicherung und wenn du gerne Fahrrad fährst die Möglichkeit zum Bike Leasing.
• Betriebliche Altersvorsorge: Damit du im Alter besser abgesichert bist, bezuschussen wir deine Altersvorsorge.
• Soziales Umfeld: Ein offenes Team, mit flachen Hierarchien und offenen Türen. Zudem hast Du die Option an Teamevents oder Fachgruppentreffen teilzunehmen.

Haben wir Dein Interesse geweckt?

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