Projektassistenz (m/w/d)

IB-Zammit; Achim; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristeter Arbeitsvertrag

30 Tage Urlaub

Mobiles Arbeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Bike Leasing

Weiterbildung

Zusammenfassung

IB-Zammit am Standort Achim sucht eine engagierte Projektassistenz (m/w/d) zur organisatorischen Unterstützung der Projektteams. Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und pflegen die Dokumentation, um reibungslose Abläufe sicherzustellen.

Sie bringen einen kaufmännischen Hintergrund, Organisationstalent und gute Deutschkenntnisse mit. Eine langfristige Anstellung, regelmäßige Weiterbildung und ein offenes Teamumfeld werden geboten.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in Ingenieur-, Architektur- oder Planungsbüro.
• Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten; strukturiertes, zuverlässiges Arbeiten.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, Word, Outlook, Teams und PowerPoint.
• Vorteil: Erfahrung mit MS Project oder Factro sowie AVA-Software.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Projektunterstützung bei organisatorischen Aufgaben.
• Unterstützung der Projektleitung bei Gremienarbeit, Kosten- und Termincontrolling.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollführung.
• Erstellung und Pflege technischer Projektdokumente und Berichte.
• Terminmanagement und Meilensteinüberwachung.
• Unterstützung bei Rechnungsprüfung, Abnahmen und Änderungsmanagement.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

MS Office

Deutschkenntnisse (C1)

Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Project

Factro

AVA-Software California

AVA-Software iTWO

Jobbeschreibung

Technik, Teamwork & spannende Projekte! Wir sind ein mittelständisches, technisches Planungsbüro und seit rund 35 Jahren in der technischen Gebäudeausrüstung zu Hause. Mit rund 270 Mitarbeitenden an sieben Standorten in Deutschland und vier internationalen Niederlassungen setzen wir anspruchsvolle Planungsprojekte für unsere Kunden aus unterschiedlichen Branchen um. Dabei bringen wir als Experten unser technisches Know-how aus Versorgungs- und Elektrotechnik, dem Brandschutz, sowie Energiemanagement mit viel Praxiserfahrung zusammen und entwickeln für unsere Kunden nachhaltige, zukunftsorientierte Lösungen, die wirklich funktionieren.

Projektassistenz (m/w/d)

Du musst keine Glaskugel besitzen, um den nächsten Schritt vorauszusehen? Du erkennst Zusammenhänge, behältst Termine und Aufgaben im Blick und sorgst mit Deinem Organisationstalent dafür, dass Projekte reibungslos laufen? Am liebsten unterstützt Du andere und hast dabei alles im Griff? Perfekt! Dann brauchen wir genau Dich als Teamassistenz (m/w/d) für unseren Standort in Achim.

Deine Aufgaben

• Projektunterstützung: Du unterstützt unsere Projektteams bei organisatorischen und koordinativen Aufgaben im Rahmen unserer Kundenprojekte.
• Projektorganisation: Du arbeitest der Projektleitung bei der Gremienarbeit sowie beim Kosten- und Termincontrolling laufender Projekte zu.
• Besprechungen: Du übernimmst die Vor- und Nachbereitung interner und externer Besprechungen einschließlich der Protokollführung.
• Dokumentation: Du erstellst und pflegst technische Projektdokumente, Projektberichte sowie weitere projektbezogene Unterlagen.
• Terminmanagement: Du behältst Projektfristen und wichtige Meilensteine im Blick und unterstützt das Projektteam bei der Terminverfolgung.
• Projektabwicklung: Du unterstützt bei der Prüfung von Rechnungen, der Vorbereitung von Abnahmen sowie bei Vorgängen im Änderungsmanagement.

Dein Profil

• Ausbildung: Du hast ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Industriekauffrau (m/w/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung: Du verfügst über mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem Ingenieur-, Architektur-, Planungsbüro oder in einem Handwerksbetrieb.
• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und sorgfältig und behältst auch bei mehreren parallel laufenden Projekten den Überblick.
• Kenntnisse: Der sichere Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel, Word, Outlook, Teams und PowerPoint, ist für Dich selbstverständlich.
• Wünschenswert: Erste Erfahrungen mit Projektmanagement- und Dokumentationssystemen (z. B. MS Project oder Factro) sowie AVA-Software (z. B. California oder iTWO) sind von Vorteil.
• Auftreten: Du überzeugst durch ein freundliches und professionelles Auftreten sowie eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
• Kommunikation: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) in Wort und Schrift.

Wir bieten Dir

• Weiterbildung: Langfristige Perspektive mit individuellen Weiterentwicklungsmöglichkeiten auf Fach-, Projekt- oder Führungsebene sowie einen persönlichen Entwicklungsplan.
• Mobilität: Eine gute Nahverkehrsanbindung und Parkplätze vor Ort.
• Attraktives Arbeitsumfeld: Einen unbefristeten Arbeitsvertrag, 30 Tage Urlaub, Vertrauensarbeitszeit und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
• Benefits: Eine betriebliche Kranken- und Unfallversicherung und wenn du gerne Fahrrad fährst die Möglichkeit zum Bike Leasing.
• Betriebliche Altersvorsorge: Damit du im Alter besser abgesichert bist, bezuschussen wir deine Altersvorsorge.
• Soziales Umfeld: Ein offenes Team, mit flachen Hierarchien und offenen Türen. Zudem hast Du die Option an Teamevents oder Fachgruppentreffen teilzunehmen.