Assistenz (m/w/d)

Tintschl AG; Bremen; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Tintschl AG sucht eine engagierte Büroassistenz in Bremen, die Termine koordiniert, Reisen plant und Besucher empfängt. Sie unterstützt Führungskräfte, Teams und Projekte bei administrativen Aufgaben und der Vorbereitung von Unterlagen.

Voraussetzung ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung in Großprojekten und sicherem Umgang mit MS Office. Englischkenntnisse runden das Profil ab.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.

Responsibilities

• Planung und Organisation von Teamterminen und Veranstaltungen
• Reiseplanung und -buchung
• Empfang und Bewirtung von Besuchern sowie Postbearbeitung
• Unterstützung bei Eintritten, Mitarbeiterwechseln und Austritten
• Unterstützung der Führungskräfte, des Teams und der Projekte
• Vor- und Nachbereitung von Unterlagen und Präsentationen
• Durchführung von elektronischen Bestellanforderungen (eBANF)
• Unterstützung bei der Erstellung fachbezogener Unterlagen
• Beitrag zu einem sicheren Arbeitsumfeld

Skills

Office-Organisation

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Durchsetzungsvermögen

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

PowerPoint

Excel

Word

Teams

SharePoint

Job description

Tasks

• Planung und Organisation von Teamterminen und Veranstaltungen sowie Betreuung der abteilungseigenen Kalendern
• Reiseplanung und -buchung
• Empfang und Bewirtung von Besuchern sowie Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Unterstützung bei Eintritten, internen Mitarbeiterwechseln und Austritten und Koordination der benötigten IT-Ausstattung
• Unterstützung der Führungskräfte, des Teams und der Projekte in administrativen und organisatorischen Belangen
• Vor- und Nachbereitung von Unterlagen und Präsentationen
• Durchführung von elektronische Bestellanforderung (eBANF)
• Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen bei der Zusammenstellung und Aufbereitung fachbezogener Unterlagen
• Aktiver Beitrag zu einem sicheren Arbeitsumfeld für sich selbst, Kolleginnen und Kollegen sowie externe Auftragnehmer

Profile

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Ausgeprägte Fähigkeiten in der Büroorganisation
• Einschlägige Berufserfahrung in Großprojekten, projektbezogenen Arbeitsprozessen und in den oben genannten Aufgabengebieten wünschenswert
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen (Outlook, PowerPoint, Excel, Word, Teams, Sharepoint)
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Selbstständigkeit und Durchsetzungsvermögen
• Ausgeprägte Kontakt- und Teamfähigkeit