Assistenz (d/w/m) Personal- und Officemanagement

Charité; Berlin; Hybrid; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

Charité in Berlin sucht Verstärkung im Personalwesen. Sie unterstützen die Institutsleitung bei Organisation und Weiterentwicklung des Teams und übernehmen zentrale Aufgaben in personalbezogenen Abläufen.

Sie koordinieren Mitarbeitende, Onboarding/Offboarding, Vertragsfragen, Arbeitszeitthemen und Abwesenheiten. Sie arbeiten eng mit Verwaltungsbereichen zusammen, organisieren Teammeetings, Workshops und Fortbildungen, pflegen gemeinsame Informationsstrukturen und tragen zu einer verlässlichen

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder Bachelorabschluss.
• Erfahrung in Personaladministration, Teamkoordination oder vergleichbaren organisatorischen Aufgaben.
• Gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse für internationale Zusammenarbeit.
• Gute Anwenderkenntnisse in güngigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint.

Responsibilities

• Personalplanung, Teamorganisation und Weiterentwicklung interner Abläufe.
• Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei organisatorischen und personalbezogenen Anliegen sowie Schnittstelle zu zuständigen Verwaltungsbereichen.
• Organisation und Begleitung von Onboarding und Offboarding sowie Unterstützung bei Vertragsverlängerungen, Fortbildungen, Arbeitszeitthemen und Abwesenheiten.
• Koordination und Betreuung von Angelegenheiten wissenschaftlicher und studentischer Hilfskräfte sowie Unterstützung bei weiteren personalbezogenen Vorgängen.
• Vorbereitung und Koordination von Teammeetings, internen Workshops und Teamveranstaltungen sowie Nachverfolgung gemeinsam vereinbarter Aufgaben.
• Unterstützung der teaminternen Kommunikation und des Informationsflusses sowie Pflege geeigneter gemeinsamer Arbeits- und Informationsstrukturen.
• Organisation von Fortbildungs- und Teamentwicklungsmaßnahmen sowie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Job description

Sie unterstützen die Institutsleitung bei der Organisation und Weiterentwicklung des Teams und übernehmen eine zentrale Rolle in personalbezogenen und organisatorischen Abläufen. Als Ansprechperson für Mitarbeitende koordinieren Sie teaminterne Prozesse selbstständig und tragen zu einer verlässlichen Kommunikation und Zusammenarbeit bei. Hierzu gehören insbesondere folgende Aufhaben:

• Personalplanung, Teamorganisation und der Weiterentwicklung interner Abläufe
• Übernahme der Rolle als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei organisatorischen und personalbezogenen Anliegen sowie Schnittstelle zu den zuständigen Verwaltungsbereichen
• Organisation und Begleitung von Onboarding und Offboarding sowie Unterstützung bei Vertragsverlängerungen, Fortbildungen, Arbeitszeitthemen und Abwesenheiten
• Koordination und Betreuung von Angelegenheiten wissenschaftlicher und studentischer Hilfskräfte sowie Unterstützung bei weiteren personalbezogenen Vorgängen.
• Vorbereitung und Koordination von Teammeetings, internen Workshops und Teamveranstaltungen sowie Nachverfolgung gemeinsam vereinbarter Aufgaben
• Unterstützung der teaminternen Kommunikation und des Informationsflusses sowie Pflege geeigneter gemeinsamer Arbeits- und Informationsstrukturen
• Organisation von Fortbildungs- und Teamentwicklungsmaßnahmen sowie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender

• Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Berufsausbildung mit entsprechener Beruferfahrung oder ein geeigneter Bachelorabschluss
• Erfahrung in der Personaladministration, Teamkoordination oder in vergleichbaren organisatorischen Aufgaben
• Kenntnisse von Personalprozessen wie Recruiting, Onboarding, Vertragsangelegenheiten oder Arbeitszeitthemen
• Idealerweise Erfahrung im Hochschul-, Forschungs- oder öffentlichen Umfeld
• Gute Anwenderkenntnisse in gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Erfahrung mit digitalen Kollaborations-Tools wie Zoom, MS Teams, MS SharePoint oder Confluence wünschenswert
• Verhandlungssichere Deutschkenntnise sowie Englischkenntnisse für die Kommunikation in einem internationalen Arbeitsumfeld

Darüber hinaus wünschenswert:

• Organisationstalent sowie ein strukturierter, eigenständiger und lösungsorientierten Arbeitsstil
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen sowie ein kooperatives und serviceorientiertes Auftreten
• Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen und eine verlässliche Kommunikation
• Ein freundliches, verbindliches Auftreten sowie Interesse daran, Teamprozesse aktiv mitzugestalten