Assistenz Hauptverwaltung

Stadt Karlsruhe, Personal- und Organisationsamt; Karlsruhe; On-site; EUR 22,000 - 27,000; Part time

Job summary

Arbeitsagentur Karlsruhe sucht eine/n Verwaltungs- bzw. Sekretariatsmitarbeiter/in in Teilzeit (50 %). Die Stelle ist unbefristet und nach TVöD E8 mit einem Vollzeitjahresbrutto von 44.800 € bis 54.368 € dotiert.

Zu den Aufgaben gehört die Organisation des Sekretariats, Terminmanagement, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie die Koordination zwischen Leitung, Personalstelle und Fachbereichen. Sie arbeiten eigenständig, verfügen über Organisationstalent, Diskretion und

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich (Verwaltungsfachangestellter bzw. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder gleichwertige Qualifikation).
• Sichere MS-Office Kenntnisse.
• Organisationstalent, Diskretion und eigenständige, zuverlässige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Sie koordinieren den laufenden Geschäftsbetrieb, organisieren Abläufe im Sekretariat, übernehmen Terminmanagement und bereiten Besprechungen organisatorisch vor und nach.
• Sie bündeln Informationen und koordinieren die Abstimmung zwischen Leitung, Personalstelle, Fachbereichen und weiteren Organisationseinheiten.
• Sie bearbeiten eigenständig wiederkehrende Verwaltungsvorgänge und die laufende Korrespondenz.
• Sie vertreten die Assistenz der Ortsvorsteherin bei Abwesenheit und sichern verlässliche Abläufe im Leitungsbereich.

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikationsstärke

Selbständige Arbeitsweise

Education

Verwaltungsfachangestellter

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

MS Office

Job description

Start: nächstmöglich | unbefristet | Teilzeit 50 % | Bezahlung: E 8 TVöD (Vollzeit Jahresbrutto 44.800 € bis 54.368 €)

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

• Koordination des laufenden Geschäftsbetriebs: Sie organisieren die Abläufe im Sekretariat, übernehmen das Terminmanagement und bereiten Besprechungen organisatorisch vor und nach. Dabei stellen Sie relevante Unterlagen zusammen, holen Rückmeldungen ein und behalten Fristen, Wiedervorlagen und offene Arbeitsaufträge im Blick.
• Zentrale Schnittstelle: Sie bündeln Informationen und koordinieren die Abstimmung zwischen der Leitung der Hauptverwaltung, der Personalstelle, den Fachbereichen und weiteren Organisationseinheiten.
• Administrative Sachbearbeitung: Sie bearbeiten selbständig wiederkehrende Verwaltungsvorgänge und die laufende Korrespondenz und unterstützen die Leitung der Hauptverwaltung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Vertretung: Sie vertreten die Assistenz der Ortsvorsteherin bei Abwesenheit, insbesondere während Urlaubs- und Krankheitszeiten, und stellen damit die verlässliche Fortführung der organisatorischen Abläufe im Leitungsbereich sicher.

Ihr Profil auf einen Blick:

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter, KauffrauKaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Fachkenntnisse: Der sichere und routinierte Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen zeichnet Sie aus. Idealerweise bringen Sie zudem Erfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich mit.
• Kompetenzen: Organisationstalent, Diskretion und eine zuverlässige, selbständige Arbeitsweise zeichnen Sie aus. Auch bei wechselnden Anforderungen behalten Sie den Überblick und setzen die richtigen Prioritäten. Mit Ihrer Kommunikationsstärke und einem freundlichen, verbindlichen Auftreten schaffen Sie die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kolleg*innen. Für eine verlässliche Erreichbarkeit des Sekretariats bringen Sie die Bereitschaft mit, Ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten.

Ihre Bewerbung

Online über unser Bewerbungsportaloder postalisch an Stadt Karlsruhe, Stadtamt Durlach, 76124 Karlsruhe

Bewerbungsfrist: 31.10.2026 | Kennziffer: 150.26.015

Ansprechperson: Anja Bormeth, Personalstelle, Telefon [phone], E-Mail: [e-mail]