Verwaltungsangestellte/n als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

IHK für Oberfranken Bayreuth; Baunach (VGem); On-site; EUR 22,000 - 31,000; Part time

Benefits offered by this job

Gestaltungsspielraum

Fortbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeit

TVöD EG 6

Betriebliche Altersvorsorge

Corporate Benefits

Fahrrad-Leasing

Job summary

Verwaltungsgemeinschaft Baunach sucht eine Verwaltungsangestellte/n als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) in Teilzeit ca. 26 Wochenstunden.

Sie unterstützen die Geschäftsleitung, betreuen das Mitteilungsblatt und die Homepage und arbeiten aktiv an der Digitalisierung von Prozessen mit. Sie bringen eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder gleichwertige Qualifikation mit, arbeiten eigenständig, flexibel und teamorientiert und nutzen die gängigen Office-Anwendungen sicher.

Qualifications

• Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder gleichwertige kaufmännische Qualifikation.
• Idealerweise Erfahrung in Kommunalverwaltung.
• Schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität und Organisationsgeschick.
• Gute Kommunikations- und Teamfähigkeit; selbstständige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook)

Responsibilities

• Assistenz der Geschäftsleitung – Sekretariats- und Assistenztätigkeiten.
• Mitteilungsblatt: Sachbearbeitung und Koordination.
• Homepage: Pflege und Aktualisierung der Inhalte.
• Beschaffung von Verbrauchs- und Büromaterial sowie Fachliteratur.
• Unterstützung der Personalstelle.
• IT-Anwenderbetreuung: Unterstützung bei alltäglichen Fragen und Problemen rund um die IT-Anwendungen

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Selbstständigkeit

Flexibilität

Education

Verwaltungsfachangestellten-Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Verwaltungsangestellte/n als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

VG Baunach

Lust, nicht nur zu verwalten?

Die Verwaltungsgemeinschaft Baunach mit ihren vier Mitgliedsgemeinden und rund 8.000 Einwohnerinnen und Einwohnern befindet sich im Wandel. Wir möchten unsere Verwaltung kontinuierlich weiterentwickeln, Prozesse digitalisieren, Arbeitsabläufe vereinfachen und sinnvolle Möglichkeiten zur Automatisierung nutzen. Dafür suchen wir Menschen, die nicht nur einen bestehenden Arbeitsplatz übernehmen, sondern Lust darauf haben, Verwaltung aktiv mitzugestalten. Sie müssen dafür kein IT-Profi sein. Uns sind Offenheit, Neugier und eine gute Portion Eigeninitiative wichtiger. Wenn Sie sich bei einem Arbeitsablauf auch einmal fragen: "Warum machen wir das eigentlich so - und geht das vielleicht einfacher?", dann passen Sie gut zu uns!

Denn für uns bedeutet selbstständiges Arbeiten nicht, alles allein zu machen. Es bedeutet, Aufgaben eigenständig anzugehen, mitzudenken, Prioritäten zu setzen, sich bei Fragen rechtzeitig zu melden und andere auf dem Laufenden zu halten. Wir wünschen uns Kolleginnen und Kollegen, die Probleme nicht nur erkennen, sondern möglichst auch gleich einen Lösungsvorschlag mitbringen.

Zum 01. Januar 2027 suchen wir unbefristet eine/n Verwaltungsangestellte/n als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) in Teilzeit mit ca. 26 Wochenstunden

Ihre Aufgaben:

• Assistenz der Geschäftsleitung – Sekretariats- und Assistenztätigkeiten
• Mitteilungsblatt: Sachbearbeitung und Koordination
• Homepage: Pflege und Aktualisierung der Inhalte
• Beschaffung von Verbrauchs- und Büromaterial sowie Fachliteratur und die Betreuung der Mobilfunkverträge
• Unterstützung der Personalstelle
• IT-Anwenderbetreuung: Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen bei alltäglichen Fragen und Problemen rund um die IT-Anwendungen

Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt auf der Assistenz der Geschäftsleitung sowie der Betreuung des Mitteilungsblattes und der Homepage. Neben den klassischen Assistenzaufgaben wirken Sie bei der Weiterentwicklung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen mit. Wir möchten gemeinsam besser werden. Wenn Sie Verbesserungspotenzial erkennen, eigene Ideen einbringen oder digitale Lösungen ausprobieren möchten, sind Sie bei uns genau richtig. Die Arbeitszeit orientiert sich an den Öffnungszeiten des Rathauses.

Das bringen Sie mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder eine vergleichbare kaufmännische oder verwaltungsbezogene Qualifikation
• idealerweise Erfahrung in den genannten Aufgabenbereichen sowie im Bereich der Kommunalverwaltung
• Freude daran, sich in unterschiedliche und wechselnde Aufgabenstellungen einzuarbeiten
• eine schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität und Organisationsgeschick
• gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• sicheres und freundliches Auftreten sowie gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
• sicherer Umgang mit den Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook)
• Offenheit für Digitalisierung und neue Arbeitsweisen
• die Bereitschaft, bestehende Abläufe zu hinterfragen und gemeinsam weiterzuentwickeln

Das bieten wir:

• ein vielseitiges, abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem modernen und innovativen Arbeitsumfeld
• echten Gestaltungsspielraum: Ihre Ideen sind ausdrücklich erwünscht
• die Möglichkeit, Verwaltungsprozesse aktiv mitzugestalten und Digitalisierung praktisch voranzubringen
• individuelle Fortbildungsmöglichkeiten zur Förderung der beruflichen Weiterentwicklung
• flexible Arbeitszeiten im Rahmen von Gleitzeitregelungen
• tarifgerechte Vergütung nach dem TVöD (derzeitige Bewertung der Stelle: EG 6)
• eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge und die im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen
• betriebliche Gesundheitsförderung, Corporate Benefits sowie die Möglichkeit zum Fahrrad-Leasing

Ihr Ansprechpartner:

Verwaltungsgemeinschaft Baunach
Bamberger Str. 1
96148 Baunach
09544/299-15