Assistenz Hauptverwaltung

Stadt Karlsruhe; Karlsruhe; On-site; EUR 22,000 - 27,000; Part time

Job summary

Stadt Karlsruhe sucht eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in im Stadtamt Durlach in Teilzeit (50 %). Die Bezahlung erfolgt nach TVöD E8 im unbefristeten Arbeitsverhältnis.

Die Stelle koordiniert zentrale Abläufe, arbeitet eng mit Leitung und Fachbereichen zusammen und übernimmt organisatorische Aufgaben. Zu Ihren Aufgaben gehört die Unterstützung der Hauptverwaltung, das Terminmanagement sowie die Vertretung der Assistenz der Ortsvorsteherin bei Abwesenheit.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen.
• Erfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich wünschenswert.

Responsibilities

• Koordination des laufenden Geschäftsbetriebs im Sekretariat, Terminmanagement und Vorbereitung von Besprechungen.
• Zentrale Schnittstelle: Abstimmung zwischen Leitung der Hauptverwaltung, Personalstelle, Fachbereichen und Organisationseinheiten.
• Administrative Sachbearbeitung: Verwaltungsvorgänge, Schriftverkehr und organisatorische Aufgaben für die Leitung der Hauptverwaltung.
• Vertretung der Assistenz der Ortsvorsteherin bei Abwesenheiten und Urlaubs-/Krankheitszeiten, Sicherstellung der Fortführung der Abläufe.

Skills

MS Office

Organisationstalent

Diskretion

Education

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Job description

Start: nächstmöglich | unbefristet | Teilzeit 50 % | Bezahlung: E 8 TVöD (Vollzeit Jahresbrutto 44.800 € bis
54.368 €)

Das Stadtamt Durlach vereint als zentrale Anlaufstelle für rund 30.000 Menschen im größten Stadtteil Karlsruhes vielfältige kommunale Aufgaben unter einem Dach und gestaltet Verwaltung nah an den Menschen vor Ort. In unserer Hauptverwaltung laufen die Fäden zusammen: Sie koordiniert zentrale interne Abläufe, verbindet unterschiedliche Bereiche und unterstützt die Ortsvorsteherin bei der Steuerung des Stadtamts.

Ein Blick in Ihren Arbeitsalltag

• Koordination des laufenden Geschäftsbetriebs: Sie organisieren die Abläufe im Sekretariat, übernehmen das Terminmanagement und bereiten Besprechungen organisatorisch vor und nach. Dabei stellen Sie relevante Unterlagen zusammen, holen Rückmeldungen ein und behalten Fristen, Wiedervorlagenund offene Arbeitsaufträge im Blick.
• Zentrale Schnittstelle: Sie bündeln Informationen und koordinieren die Abstimmung zwischen der Leitung der Hauptverwaltung, der Personalstelle, den Fachbereichen und weiteren Organisationseinheiten.
• Administrative Sachbearbeitung: Sie bearbeiten selbstständig wiederkehrende Verwaltungsvorgänge und die laufende Korrespondenz und unterstützen die Leitung der Hauptverwaltung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Vertretung: Sie vertreten die Assistenz der Ortsvorsteherin bei Abwesenheit, insbesondere während Urlaubs- und Krankheitszeiten, und stellen damit die verlässliche Fortführung der organisatorischen Abläufe im Leitungsbereich sicher.

Ihr Profil auf einen Blick

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Fachkenntnisse: Der sichere und routinierte Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen zeichnet Sie aus. Idealerweise bringen Sie zudem Erfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich mit.
• Kompetenzen: Organisationstalent, Diskretion und eine zuverlässige, selbstständige Arbeitsweise zeichnen Sie aus. Auch bei wechselnden Anforderungen behalten Sie den Überblick und setzen die richtigen Prioritäten. Mit Ihrer Kommunikationsstärke und einem freundlichen, verbindlichen Auftreten schaffen Sie die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kolleg*innen. Für eine verlässliche Erreichbarkeit des Sekretariats bringen Sie die Bereitschaft mit, Ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten.

Ihre Bewerbung

Online über unserBewerbungsportaloder postalisch an Stadt Karlsruhe, Stadtamt Durlach, 76124 Karlsruhe
Bewerbungsfrist:31.10.2026 |Kennziffer:150.26.015

Ansprechperson: Anja Bormeth, Personalstelle, Telefon [phone], E-Mail: [e-mail]