Assistenz (m/w/d)

Kalda Projects; Berlin; Hybrid; EUR 24,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexibles Arbeiten

Attraktiver Arbeitsplatz

Snacks und Gemeinschaftseinrichtungen

2–3 Tage remote work

Job summary

Ein Family Office in Berlin sucht eine engagierte Büro-Assistenz (m/w/d) für die Organisation des Büroalltags. Zu den Aufgaben gehören Büroorganisation, Dokumentenmanagement und Rechnungswesen. Gesucht wird eine Person mit kaufmännischer Ausbildung, Erfahrung im Assistenzbereich und sehr guten Deutschkenntnissen. Flexible Arbeitszeiten und ein attraktiver Arbeitsplatz im Herzen Berlins werden geboten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium.
• Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Family Office.
• Erfahrung mit Buchhaltung und Immobilienverwaltung.
• Vertrautheit mit digitalen Tools.
• Deutsch fließend, Englischkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Organisieren des Büroalltags inkl. Korrespondenz.
• Unterstützen im Tagesgeschäft und Dokumentenmanagement.
• Bearbeiten von Rechnungen und vorbereitender Buchhaltung.
• Verwalten von Wohn- und Gewerbeimmobilien.
• Unterlagen für Steuer & Recht: Unterlagen vorbereiten und Abstimmung mit externen Beratern.
• Externe Kommunikation & Koordination: Schnittstelle zu Dienstleistern, Banken und externen Partnern.

Skills

Büroorganisation

Dokumentenmanagement

Rechnungswesen

MS-Office-Kenntnisse

Diskrete Arbeitsweise

Deutschkenntnisse

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Asana

Miro

AI-Tools wie ChatGPT

Job description

Wir sind ein werteorientiertes Family Office mit Sitz in Berlin und Hamburg.

Unsere Aufgaben sind vielfältig – von der Verwaltung unternehmerischer Aktivitäten und Management von Immobilien bis hin zu Aufgaben im Rahmen von diversen Investitionen. Wir legen großen Wert auf Vertrauen, Verlässlichkeit und ein professionelles Miteinander.

Zur Verstärkung unseres kleinen Teams in Berlin suchen wir eine strukturierte und engagierte Büro-Assistenz (m/w/d) in Teilzeit (mind. 20 Stunden/Woche) oder Vollzeit – mit Präzenz an mindestens 2 Tagen pro Woche in unserem Büro in der Französischen Straße im Herzen Berlins.

Aufgaben

• Büroorganisation & Assistenz
  Sie übernehmen die Organisation des Büroalltags inklusive Korrespondenz, Terminplanung, Reiseorganisation und Pflege des Kalenders der Geschäftsführung.
• Administrative Unterstützung & Dokumentenmanagement
  Sie unterstützen im Tagesgeschäft, führen die Ablage und sorgen für eine strukturierte Verwaltung von Verträgen, Unterlagen und digitalen Dokumenten.
• Rechnungswesen & Buchhaltungsvorbereitung
  Sie bearbeiten Eingangsrechnungen, bereiten Zahlungen vor und unterstützen bei der vorbereitenden Buchhaltung für unsere Steuerberater.
• Immobilienverwaltung & Betreuung
  Sie unterstützen bei der Verwaltung von Wohn- und Gewerbeimmobilien, einschließlich Neuvermietung, Mieterkommunikation sowie Vorbereitung von Finanzierungsanfragen.
• Unterlagen für Steuer & Recht
  Sie bereiten Unterlagen für steuerliche und rechtliche Zwecke vor und stimmen sich dazu mit unseren externen Beratern und Kanzleien ab.
• Externe Kommunikation & Koordination
  Als zentrale Schnittstelle kommunizieren Sie zuverlässig mit Dienstleistern, Banken und weiteren externen Partnern und koordinieren deren Einbindung.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Studium oder kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im Family Office, Finanz-, Immobilien- oder Beratungsumfeld
• Erfahrung mit Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und Immobilien Verwaltung
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Technologie-Affin, offen für und vertraut mit der Nutzung von digitalen Tools (z. B. Asana, Miro, AI-Tools wie ChatGPT, etc.)
• Diskrete, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil

Benefits

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung
• Flexible Arbeitszeiten (Teilzeit oder Vollzeit möglich)
• Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen Berlins (Französische Straße), geschlossenes Büro in einem Büro mit anderen, inklusive Küche, Billardtisch und der Bereitstellung von Snacks
• Bei Bedarf 2-3 Tage remote work / home office
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein wertschätzendes Umfeld
• Langfristige Zusammenarbeit mit Entwicklungsmöglichkeiten