Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Globalnorm GmbH; Berlin; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Deutschlandticket als Firmenticket

30 Tage Urlaub

Weiterbildungen

Mitarbeit in Gremien

Mobiles Arbeiten

Job summary

Globalnorm GmbH sucht eine Assistenz der Geschäftsleitung in Teilzeit (20-30 Std./Woche) zur Unterstützung des Managements und des Teams. Zu den Aufgaben gehören Reiseplanung, Eventorganisation, CRM-Pflege und Telefon-/E-Mail-Kontakt.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung sowie Organisationstalent, Eigeninitiative und Branchenkenntnisse in MS 365 mit. Flexible Arbeitszeiten und ein familiäres Arbeitsklima erwarten Sie.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Office Management, Assistenz oder Veranstaltungsorganisation.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise.
• Hohes Maß an Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, Outlook, Word und Excel.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams bei organisatorischen Aufgaben.
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen sowie Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen.
• Organisation von Veranstaltungen wie Schulungen, Workshops und Kundenevents.
• Pflege des CRM-Systems und erster Ansprechpartner über Telefon und E-Mail.
• Unterstützung der Personalabteilung bei administrativen Aufgaben und Kommunikation mit dem Steuerbüro.
• Koordination interner Teamevents und Büroorganisation, inklusive Materialbestellungen und Postbearbeitung.

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Office Management

Veranstaltungsorganisation

Organisationstalent

Eigeninitiative

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

CRM-Systeme

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Lexware

cobra

Microsoft 365

Job description

Organisation ist Ihre Superkraft? Dann sind Sie bei uns goldrichtig!

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) in Teilzeit (20-30h/Woche)

Ihre Aufgaben bei uns:

In dieser Position unterstützen Sie die Geschäftsleitung und das Team bei vielfältigen organisatorischen und administrativen Aufgaben. Sie übernehmen die Planung und Buchung von Geschäftsreisen für unsere Kolleginnen und Kollegen und unterstützen bei der Erstellung der Reisekostenabrechnungen. Auch bei der Organisation, Verwaltung und Betreuung von Veranstaltungen wie Schulungen, Workshops und Kundenevents arbeiten Sie eng mit dem Team und der Geschäftsleitung zusammen und koordinieren dabei unter anderem die Kommunikation mit Hotels, Referenten und weiteren Partnern. Sie pflegen und aktualisieren unser CRM-System und übernehmen den freundlichen Erstkontakt über die Telefonzentrale sowie per E-Mail. Darüber hinaus unterstützen Sie unsere Personalabteilung bei administrativen Aufgaben, beispielsweise beim Versand von Vertragsunterlagen und in der Kommunikation mit unserem Steuerbüro. Auch bei der Planung und Koordination interner Teamevents bringen Sie sich aktiv ein. Im Büroalltag übernehmen Sie verschiedene Aufgaben der Büroorganisation, darunter Materialbestellungen und die Postbearbeitung. Zudem unterstützen Sie unsere Buchhaltung bei wiederkehrenden Kreditoren- und Debitorenrechnungen. Dabei arbeiten Sie eng mit der Geschäftsleitung und Ihren Kolleginnen und Kollegen zusammen und übernehmen je nach Aufgabe eigenständig Verantwortung oder unterstützen innerhalb des Teams.

Was Sie mitbringen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Bereich Office Management, Assistenz oder Veranstaltungsorganisation
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Eigeninitiative und eine schnelle Auffassungsgabe
• Sicherer Umgang mit der Microsoft-365-Welt, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Idealerweise Erfahrung mit kaufmännischen und/oder CRM-Systemen, z. B. Lexware, cobra oder vergleichbaren Anwendungen
• Kommunikationsfreude und ausgeprägte Serviceorientierung
• Teamgeist und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir Ihnen bieten:

• Familiengeführtes Unternehmen
• Flexible Arbeitszeiten
• Deutschlandticket als Firmenticket
• 30 Tage Urlaub (auf Basis einer 5-Tage Woche)
• Weiterbildungen
• Mitarbeit in Gremien
• Mobiles Arbeiten (mind. 1 Tag pro Woche Anwesenheitspflicht)
• Betriebliche Altersvorsorge
• Spannendes Kundenumfeld

Wir schätzen Vielfalt in unserem Team und freuen uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter, Hintergründe und Kulturen.