Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Versuchs- und Lehranstalt für Brauerei in Berlin (VLB) e.V.; Berlin; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende Forschungsinstitution in Berlin sucht eine zuverlässige Assistenz der Geschäftsführung in Vollzeit. Die Rolle umfasst die Unterstützung des Tagesgeschäfts, das Terminmanagement und die Organisation interner Abläufe. Der ideale Kandidat hat eine kaufmännische Ausbildung, exzellente MS Office-Kenntnisse und ein hohes Maß an Organisationsvermögen. Angeboten werden 30 Tage Urlaub sowie attraktive Arbeitgeberangebote wie ein Zuschuss zur Altersvorsorge und vieles mehr.

Leistungen

30 Tage Jahresurlaub

20% Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge

Urban Sports Club Mitgliedschaft

Zuschuss Jobticket

Qualifikationen

• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil.
• Zuverlässige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Serviceorientierte Ansprechperson für interne und externe Anliegen.
• Terminplanung und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Präsentationen und Meetings.

Kenntnisse

MS Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Word)

Zeitmanagement

Organisationsvermögen

Serviceorientierung

Diskretion

Loyalität

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation

Jobbeschreibung

Einleitung

Die Versuchs- und Lehranstalt für Brauerei in Berlin (VLB) e.V. zählt zu den traditionsreichsten Forschungseinrichtungen im Bereich der Brau-, Malz- und Getränkeherstellung. Als unabhängiges Kompetenzzentrum verbindet sie anwendungsorientierte Forschung, technische Beratung und Ausbildung für die nationale und internationale Brau- und Getränkebranche. Mit ihrem praxisorientierten Ansatz unterstützt die VLB Unternehmen und Institutionen seit vielen Jahrzehnten zuverlässig in wissenschaftlichen, technologischen und qualifikatorischen Fragestellungen. Darüber hinaus bietet sie ein breites Fort- und Weiterbildungsprogramm auf Deutsch und Englisch für ein weltweites Fachpublikum. Für die Geschäftsführung suchen wir zum 01.02.2026 eine zuverlässige und organisationsstarke Assistenz in Vollzeit (38,5 Wochenstunden). Die Position unterstützt die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, übernimmt zentrale administrative Aufgaben und wirkt bei ausgewählten organisatorischen Abläufen im HR-Bereich mit, insbesondere bei Terminierungen und einfachen administrativen Prozessen.

Ihre Aufgaben

• Serviceorientierte Ansprechperson für interne und externe Anliegen sowie professioneller Empfang und Betreuung von Gästen
• Terminplanung, Kalenderführung und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung inkl. Sicherstellung reibungsloser administrativer Prozesse und Unterstützung des operativen Tagesablaufs
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Präsentationen, Meetings, Sitzungen und Tagungen einschließlich räumlicher, organisatorischer und bewirtungsbezogener Abläufe
• Strukturierung, Pflege und Weiterentwicklung digitaler Ablagen und Arbeitsstrukturen
• Erstellung strukturierter Protokolle, Beschlussübersichten sowie Aufbereitung entscheidungsrelevanter Unterlagen
• Korrespondenz, Kommunikationsmanagement und Informationsaufbereitung für die Geschäftsführung
• Organisation von Dienstreisen einschließlich Reisekostenabrechnung
• Interne und externe Recherchen zu geschäftlichen und organisatorischen Fragestellungen

Administratives Unterstützen einzelner HR-Abläufe

• Koordination von Terminen mit dem Betriebsarzt und Unterstützung arbeitsmedizinischer Vorgänge
• Pflege und Digitalisierung einfacher personalrelevanter Dokumente
• Unterstützung bei kleinen organisatorischen Vorgängen wie Onboarding-Terminen oder Unterlagenablage

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, PowerPoint und Word
• Hervorragendes Zeitmanagement und Organisationsvermögen
• Zuverlässige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
• Diskretion, Loyalität und Belastbarkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil

Wir bieten Ihnen

• Ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Arbeitsfeld
• Einblicke in strategische und operative Gesamtzusammenhänge der Organisation sowie Verantwortung für bereichsübergreifende Themen
• Einen modernen Arbeitsplatz mit sehr guter Verkehrsanbindung
• 30 Tage Jahresurlaub
• Attraktive Arbeitgeberangebote (Urban Sports Club, 20% Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, diverse Corporate Benefits, Zuschuss Jobticket oder steuerfreie Sachbezugskarte)

Kontaktinformationen

Möchten Sie Ihre Fähigkeiten in einem dynamischen Umfeld einbringen und weiterentwickeln? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Für weitere Informationen steht Ihnen die Personalleiterin, Frau Dana-Samira Beck, telefonisch unter 030 450 80 207 zur Verfügung.

Gestalten Sie mit uns gemeinsam die Zukunft!