Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit Schwerpunkt Personaladministration

DIS Deutscher Industrie Service AG; Bad Mergentheim; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Unser Auftraggeber in Bad Mergentheim sucht eine/n erfahrene/n Assistenz der Geschäftsleitung (w/m/d) mit Schwerpunkt Personaladministration. Sie unterstützen die Geschäftsführung bei Informations-, Repräsentations- und Controllingaufgaben sowie der Personaladministration einschließlich Datenbankpflege und Berichtswesen.

Zu Ihren Aufgaben gehören eigenständige Büro- und Terminorganisation, Erstellung von Berichten, Vorbereitung relevanter Unterlagen für die Entgeltabrechnung und Unterstützung

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Gesundheitswesen.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen.
• Kenntnisse in Entgeltabrechnung und Dienstplansoftware.
• Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.
• Ausgeprägtes Organisationstalent und starke kommunikative Fähigkeiten.
• Sicheres, professionelles und freundliches Auftreten.

Aufgaben

• Eigenständige Büro- und Terminorganisation für die Geschäftsleitung.
• Erstellung von Berichten und Auswertungen.
• Vorbereitung und Bereitstellung relevanter Unterlagen für die Entgeltabrechnung.
• Bearbeitung sämtlicher Personalangelegenheiten einschließlich Erstellung von Arbeitsverträgen.
• Organisation und Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender.
• Unterstützung bei internen und externen Audits sowie Qualitätsmanagementmaßnahmen.
• Bearbeitung und Koordination von Beschwerden und Anfragen.
• Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen.
• Pflege und Verwaltung des Dokumentenmanagements.
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten sowie kontinuierliche Weiterentwicklung administrativer Prozesse.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikative Fähigkeiten

Selbstständige Arbeitsweise

Teamorientierung

Diskretion

Flexibilität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Entgeltabrechnung

Dienstplansoftware

Jobbeschreibung

Für ein namhaftes Kundenunternehmen im Bad Mergentheim suchen wir ab sofort fachliche Unterstützung als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) mit Schwerpunkt Personaladministration.

In dieser Funktion unterstützen und beraten Sie Ihren Vorgesetzten zuverlässig bei seinen Informations-, Repräsentations- und Controllingaufgaben und verantworten die Personaladministration einschließlich Datenbankpflege, Personalcontrolling und Berichtswesen .

Perspektiven

• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Unternehmenskultur
• Strukturierte Einarbeitung
• Persönliche Betreuung während des Einsatzes bei unserem Auftraggeber
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wertschätzenden Arbeitsumfeld

Aufgaben

• Eigenständige Büro- und Terminorganisation für die Geschäftsleitung
• Erstellung von Berichten und Auswertungen
• Vorbereitung und Bereitstellung relevanter Unterlagen für die Entgeltabrechnung
• Bearbeitung sämtlicher Personalangelegenheiten einschließlich Erstellung von Arbeitsverträgen und Vorbereitung personalrelevanter Entscheidungen
• Organisation und Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender
• Unterstützung bei internen und externen Audits sowie Qualitätsmanagementmaßnahmen
• Bearbeitung und Koordination von Beschwerden und Anfragen
• Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen
• Pflege und Verwaltung des Dokumentenmanagements
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten sowie kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Prozesse

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Gesundheitswesen
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Kenntnisse in der Entgeltabrechnung und Dienstplansoftware
• Selbstständige, strukturierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und starke kommunikative Fähigkeiten
• Sicheres, professionelles und freundliches Auftreten
• Vertrauenswürdigkeit, Integrität und ein hohes Maß an Diskretion
• Flexibilität, Belastbarkeit und Teamorientierung

Über uns

Wir bringen seit über 50 Jahren Menschen in Arbeit und ermöglichen den Einstieg in namhafte Unternehmen in den Bereichen Office & Management, Finance, Financial Services, IT sowie Industrial Solutions. Unsere Branchen-Expert:innen finden für Personen jedes Erfahrungslevels den passenden Job.

Wir wurden bereits zum 20. Mal im Wettbewerb"Deutschlands Beste Arbeitgeber"vomInstitutGreat Place to Work®ausgezeichnet und erhielten 2025 zum 4. Mal den kununuTop Company Award. UnserService wird mit 4,6 bei Google*und mit 4,2 bei kununu* bewertet.

*Stand 03/25