Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

PLATH Corporation GmbH; Hamburg; Vor Ort; EUR 48.000 - 72.000; Vollzeit

Zusammenfassung

PLATH Corporation GmbH sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur Unterstützung der Führungsebene in administrativen und organisatorischen Belangen. Sie koordinieren Termine, Fristen und Meetings und arbeiten eng mit externen Kanzleien, Notariaten sowie internen Abteilungen zusammen.

Ihre Tätigkeit umfasst die Erstellung von Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen sowie die Organisation von Geschäftsreisen und die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs in einem

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzrolle auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ausgeprägtes Verständnis für formale Abläufe, Fristen und Dokumentationspflichten
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Excel & PowerPoint)
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Souveränes Auftreten, Kommunikationsstärke, Teamgeist
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift

Aufgaben

• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und administrativen Prozessen in Zusammenarbeit mit externen Kanzleien, Notariaten und Beratern
• Fristenverfolgung und Dokumentation relevanter Beschlüsse, Verträge und Vorgänge
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Organisation und Priorisierung des Termin- und Aufgabenmanagements der Geschäftsführung
• Koordination und Vorbereitung von Meetings und Gesellschafterversammlungen
• Organisation von Geschäftsreisen und deren Abrechnung

Kenntnisse

Administrative Unterstützung

MS Office

Kommunikationsstärke

Projektkoordination

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office Suite

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und administrativen Prozessen (z. B. Handelsregistereinträge, Prokura, Satzungsänderungen, Vertragsmanagement) in Zusammenarbeit mit externen Kanzleien, Notariaten und Berater:innen
• Fristenverfolgung und sorgfältige Dokumentation relevanter Beschlüsse, Verträge und Vorgänge
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Unterstützung bei projektbezogenen Themen wie Kostenstellenmanagement, Eventplanung oder internen Initiativen
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen und externen Partner:innen
• Eigenständige Organisation und Priorisierung des Termin- und Aufgabenmanagements der Geschäftsführung
• Koordination und Vorbereitung von Meetings, Gesellschafterversammlungen und weiteren Gremiensitzungen
• Organisation von Geschäftsreisen und deren Abrechnung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Assistenz, Verwaltung oder Rechtswesen (z. B. notarielle Fachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzrolle auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ausgeprägtes Verständnis für formale Abläufe, Fristen und Dokumentationspflichten
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel & PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit modernen digitalen Tools
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise – auch in einem dynamischen Umfeld
• Souveränes verbindliches Auftreten, hohe Kommunikationsstärke, Teamgeist und Verlässlichkeit
• Freude daran, Strukturen zu schaffen und Prozesse aktiv mitzugestalten
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift