Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

PLATH GmbH; Hamburg; Vor Ort; EUR 45.000 - 65.000; Vollzeit

Zusammenfassung

PLATH GmbH in Hamburg sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung zur zuverlässigen Organisation von Terminen, Dokumentationen und internen Projekten. Sie arbeiten eng mit externen Kanzleien und Beratern zusammen, koordinieren Meetings, Vorlagen und Berichte.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Führungsassistenz-Erfahrung, sowie exzellente Kenntnisse in MS Office und fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1).

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen, idealerweise mit Schwerpunkt Assistenz, Verwaltung oder Rechtswesen.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzrolle auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene.
• Ausgeprägtes Verständnis für formale Abläufe, Fristen und Dokumentationspflichten.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Excel, PowerPoint) und sicherer Umgang mit digitalen Tools.

Aufgaben

• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und administrativen Prozessen in Zusammenarbeit mit externen Kanzleien, Notariaten und Berater:innen.
• Fristenverfolgung und sorgfältige Dokumentation relevanter Beschlüsse, Verträge und Vorgänge.
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen.
• Unterstützung bei projektbezogenen Themen wie Kostenstellenmanagement, Eventplanung oder internen Initiativen.
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen und externen Partner:innen.
• Eigenständige Organisation und Priorisierung des Termin- und Aufgabenmanagements der Geschäftsführung.
• Koordination und Vorbereitung von Meetings, Gesellschafterversammlungen und weiteren Gremiensitzungen.
• Organisation von Geschäftsreisen und deren Abrechnung.

Kenntnisse

Deutsch (C1)

Englisch (C1)

MS Office

Excel

PowerPoint

Organisationsfähigkeit

Kommunikation

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und administrativen Prozessen (z. B. Handelsregistereinträge, Prokura, Satzungsänderungen, Vertragsmanagement) in Zusammenarbeit mit externen Kanzleien, Notariaten und Berater:innen
• Fristenverfolgung und sorgfältige Dokumentation relevanter Beschlüsse, Verträge und Vorgänge
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Unterstützung bei projektbezogenen Themen wie Kostenstellenmanagement, Eventplanung oder internen Initiativen
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen und externen Partner:innen
• Eigenständige Organisation und Priorisierung des Termin- und Aufgabenmanagements der Geschäftsführung
• Koordination und Vorbereitung von Meetings, Gesellschafterversammlungen und weiteren Gremiensitzungen
• Organisation von Geschäftsreisen und deren Abrechnung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Assistenz, Verwaltung oder Rechtswesen (z. B. notarielle Fachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzrolle auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ausgeprägtes Verständnis für formale Abläufe, Fristen und Dokumentationspflichten
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel & PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit modernen digitalen Tools
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise – auch in einem dynamischen Umfeld
• Souveränes verbindliches Auftreten, hohe Kommunikationsstärke, Teamgeist und Verlässlichkeit
• Freude daran, Strukturen zu schaffen und Prozesse aktiv mitzugestalten
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift