Assistenz der Geschäftsführung Herstellung, Druck und Logistik (m/w/d)

Verlagsgruppe Rhein Main GmbH & Co. KG; Rüsselsheim am Main; Hybrid; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Medienunternehmen in Rüsselsheim am Main sucht einen erfahrenen Managementassistenten (m/w/d). Verantwortlich für die Koordination und Priorisierung von Terminen, sowie die Planung und Buchung von Geschäftsreisen. Der ideale Kandidat hat ein abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Erfahrung auf Vorstandsebene und sehr gute Kenntnisse in Office-Anwendungen. Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Option und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten werden geboten.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Homeoffice-Option

Betriebliche Altersvorsorge

Vergünstigungen im Fitnessstudio

Jobticket

Tankgutscheine

KITA-Zuschuss

Qualifikationen

• Mehrere Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene.
• Sehr gute Kenntnisse in Outlook, Excel, PowerPoint.
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagement-Systemen.

Aufgaben

• Koordinieren und Priorisieren von Terminen und Fristen.
• Planen und Buchen von Geschäftsreisen.
• Vorbereitung von Meetings inklusive Agenda und Protokoll.

Kenntnisse

Koordination und Priorisierung

Reisevorbereitung und -buchung

Projektmanagement Grundkenntnisse

Büroorganisation

Präsentationen erstellen

Vertraulichkeit

Outlook

Excel

PowerPoint

SAP Grundkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Ausbildung

Tools

Dokumentenmanagement-Systeme

Jobbeschreibung

Das sind deine Aufgaben

• Du koordinierst und priorisierst Termine, pflegst den Kalender und hast wichtige Fristen stets im Blick.
• Du planst und buchst Geschäftsreisen und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnung.
• Du bereitet Meetings vor und nach – inklusive Agenda, Protokoll und To-do-Tracking.
• Du führst die Korrespondenz mit internen und externen Partnern eigenständig und professionell.
• Du bereitest Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen und Berichte auf.
• Du strukturierst und optimierst Abläufe im Tagesgeschäft.
• Du verwaltest vertrauliche Unterlagen, digitalisierst und archivierst sie strukturiert.
• Du behältst den Überblick über E-Mails und Briefpost, priorisierst und leitest weiter.
• Du kümmerst dich um Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und Ausstattung.
• Du bist erste Anlaufstelle für interne und externe Anliegen im Daily Business.
• Du unterstützt bei internen Projekten, z. B. bei der Prozessoptimierung oder im Change Management.
• Du planst und koordinierst interne Veranstaltungen und Workshops.
• Du arbeitest zu bei der Budgetplanung und erstellst Auswertungen und Statistiken.

Das bringst Du mit

• Du hast ein abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikation (z. B. Managementassistent*in).
• Du bringst mehrere Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit – idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene.
• Du kennst dich bestens mit Termin- und Reisemanagement auf Führungsebene aus.
• Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen gehören für dich zum Tagesgeschäft.
• Du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um.
• Du hast Grundkenntnisse im Projektmanagement (klassisch oder agil) und bist fit in Büroorganisation und Prozessoptimierung.
• Du besitzt sehr gute Kenntnisse in Outlook, Excel, PowerPoint und idealerweise SAP sowie Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagement-Systemen.

Das bieten wir dir

• Einen spannenden und vielfältigen Aufgabenbereich in einem erfolgreichen Medienunternehmen.
• Viel Raum für Deine eigenen Ideen und größtmöglichen Gestaltungsspielraum.
• Ein sympathisches Team, das sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam etwas bewegen möchte.
• Eine flexible Arbeitszeitgestaltung mit Homeoffice-Option und 30 Tage Urlaub.
• Ein umfangreiches Onboardingprogramm, vielfältige Weiterbildungsangebote und eine betriebliche Altersvorsorge.
• Eine große Auswahl an Mitarbeiterangeboten wie Vergünstigungen im Fitnessstudio, ein Jobticket, Tankgutscheine, ein Jobrad oder einen KITA-Zuschuss.