Assistenz der Geschäftsbereichsleitung – Planetarien & Sales Support (m/w/d) 1711-202

PAPEVE GmbH Der Spezialist für Ingenieure Techniker und Fachpersonal; Jena; On-site; EUR 50,000 - 65,000; Full time

Job summary

PAPEVE GmbH Der Spezialist für Ingenieure Techniker und Fachpersonal in Jena sucht eine engagierte Assistenzleitung zur eigenständigen Organisation des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung. Sie koordinieren Termine, Reisen und Meetings und betreuen administrative Vorgänge in einem internationalen Umfeld.

Sie arbeiten eng mit internen Fachbereichen, Kunden und Geschäftspartnern zusammen, unterstützen SAP-Prozesse sowie Onboarding- und Sicherheitsthemen.

Qualifications

• Kaufmännische Berufsausbildung abgeschlossen und idealerweise +5 Jahre Erfahrung in Assistenz-/Organisation-/Koordinationsfunktion
• Erfahrung in eigenständiger Steuerung komplexer administrativer Prozesse; Kenntnisse in Service-/Auftrags-/Beschaffungsprozessen von Vorteil
• Sehr gute MS-Office- und SAP-Kenntnisse; Verständnis für kaufmännische und administrative Geschäftsprozesse sowie digitale Anwendungen
• Souveränes Auftreten und Kommunikationsstärke im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (Wort und Schrift)
• Strukturierte, zuverlässige, serviceorientierte Arbeitsweise; Prioritäten sicher setzen
• Hohe Diskretion, Eigenverantwortung, zeitliche Flexibilität; Teamfähigkeit

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung inkl. Termin-, Reise- und Kalendermanagement sowie Übernahme vielfältiger administrativer Aufgaben innerhalb der Einheit Planetarien
• Planung, Koordination und Vor-/Nachbereitung von Meetings, Bereichsversammlungen, Workshops, Besucherprogrammen und Veranstaltungen im In- und Ausland
• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Präsentationen, Berichten, Vorlagen und vertraulichen Unterlagen in DE/EN
• Zentrale Ansprechperson für organisatorische/administrative Anliegen; Koordination der Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen, Kunden und Geschäftspartnern
• Unterstützung der Service-, Angebots-, Auftrags- und Abwicklungsprozesse inkl. Rechnungsprüfung, Zeitdatenpflege, Beschaffung und Dokumentation in SAP
• Koordination von Onboarding-, Infrastruktur-, Arbeitsschutz- und Sicherheitsthemen; Übernahme von Sonderaufgaben/Teilprojekten
• Organisation und Betreuung von Kundenschulungen sowie Vertriebsschulungen; Unterstützung bei Vorbereitung und Durchführung entsprechender Veranstaltungen

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Selbstständige Arbeitsweise

Verhandlungsgeschick

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

MS Office

SAP

Job description

Sie behalten den Überblick, organisieren mit Weitblick und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert? Sie möchten Verantwortung übernehmen, eng mit der Geschäftsbereichsleitung zusammenarbeiten und gleichzeitig kaufmännische Prozesse aktiv unterstützen? Dann erwartet Sie hier eine vielseitige Aufgabe mit Gestaltungsspielraum und internationalen Schnittstellen!

Für unseren Kunden, ein namhaftes Technologieunternehmen am Standort Jena, suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Organisationstalent, kaufmännisches Verständnis und Kommunikationsstärke miteinander verbindet. In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie die eigenständige Organisation des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung und unterstützen die Einheit Planetarien bei administrativen, organisatorischen und vertriebsnahen Aufgaben.

Ihre Rolle

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung einschließlich Termin-, Reise- und Kalendermanagement sowie Übernahme vielfältiger administrativer Aufgaben innerhalb der Einheit Planetarien
• Planung, Koordination sowie professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings, Bereichsversammlungen, Workshops, Besucherprogrammen und Veranstaltungen im In- und Ausland
• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Präsentationen, Berichten, Vorlagen und vertraulichen Unterlagen in deutscher und englischer Sprache
• Zentrale Ansprechperson für organisatorische und administrative Anliegen sowie Koordination der Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen, Kunden und Geschäftspartnern
• Unterstützung der Service-, Angebots-, Auftrags- und Abwicklungsprozesse einschließlich Rechnungsprüfung, Zeitdatenpflege, Beschaffung und Dokumentation in SAP
• Übernahme von Sonderaufgaben und Teilprojekten sowie Koordination von Onboarding-, Infrastruktur-, Arbeitsschutz- und Sicherheitsthemen
• Organisation und Betreuung von Kundenkursen und Vertriebsschulungen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung entsprechender Veranstaltungen

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie mehrjährige, idealerweise mindestens fünfjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Organisations- oder Koordinationsfunktion
• Fundierte Erfahrung in der eigenständigen Steuerung komplexer administrativer Prozesse; Kenntnisse in Service-, Auftrags- oder Beschaffungsprozessen sind von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und SAP sowie ein ausgeprägtes Verständnis für kaufmännische und administrative Geschäftsprozesse und digitale Anwendungen
• Souveränes und verbindliches Auftreten sowie Kommunikationsstärke im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit, auch bei unterschiedlichen Anforderungen sicher Prioritäten zu setzen
• Hohes Maß an Diskretion, Eigenverantwortung und zeitlicher Flexibilität sowie ausgeprägte Sozialkompetenz und Freude an einer vertrauensvollen Zusammenarbeit im Team

Das erwartet Sie

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position mit vielseitigen organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsbereichsleitung und unterschiedlichen Fachbereichen
• Ein internationales Arbeitsumfeld mit vielfältigen internen und externen Schnittstellen
• Eigenständiges Arbeiten mit kurzen Abstimmungswegen und unterschiedlichen Gestaltungsmöglichkeiten
• Ein technologisch anspruchsvolles Umfeld bei einem namhaften Unternehmen

Sie möchten Ihre organisatorischen Fähigkeiten, Ihre kaufmännische Kompetenz und Ihr Kommunikationstalent in einer vielseitigen Position einbringen? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!