Assistenz der Geschäftsbereichsleitung & Sales Support Planetarien (m/w/d)

Kirsch GmbH Personalmanagement; Jena; On-site; EUR 48,000 - 72,000; Full time

Job summary

Kirsch GmbH Personalmanagement sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsbereichsleitung in einem dynamischen Umfeld in Deutschland. Die Position bietet eigenständige Organisation, Koordination von Terminen, Meetings und internationalen Veranstaltungen, sowie umfassende administrative Unterstützung.

Sie arbeiten selbstständig mit klarer Priorisierung, kommunizieren professionell auf Deutsch und Englisch und tragen zu effizienten Abläufen in Vertrieb, Service und Administration bei.

Qualifications

• Ausgeprägte Organisationskompetenz und selbstständige Arbeitsweise.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz, Teamkoordination oder Vertriebsinnendienst.
• Gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Eigenständige Organisation und Steuerung des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung.
• Meeting- und Veranstaltungsmanagement inkl. Vorbereitung von Besprechungen und Workshops.
• Dokumentenmanagement in Deutsch und Englisch.
• Schnittstellenmanagement zwischen internen Bereichen, Kunden und externen Partnern.
• Sales- und Service-Support sowie kaufmännische Abwicklung.
• SAP-Rechnungsprüfung und Dokumentation.

Skills

Organisation

Kommunikation

Teamkoordination

Zeitmanagement

Kundenorientierung

Selbstständigkeit

Flexibilität

Education

kaufmännische Berufsausbildung

Tools

SAP

MS Office

Outlook

Excel

PowerPoint

Job description

Ihre Aufgaben

In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der organisatorischen und administrativen Unterstützung der Geschäftsbereichsleitung sowie des operativen Tagesgeschäfts. Sie sorgen für reibungslose Abläufe, koordinieren wichtige Schnittstellen und unterstützen vertriebs- und servicebezogene Prozesse.

• Management-Assistenz: Eigenständige Organisation und Steuerung des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung inklusive Termin-, Kalender- und Reisemanagement.
• Meeting- und Veranstaltungsmanagement: Planung, Koordination sowie professionelle Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops, Bereichsveranstaltungen und internationalen Besucherprogrammen.
• Dokumentenmanagement: Erstellung, Aufbereitung und Pflege von Präsentationen, Berichten, Entscheidungsvorlagen und vertraulichen Unterlagen in deutscher und englischer Sprache.
• Kommunikation und Schnittstellenmanagement: Zentrale Ansprechperson für interne Fachbereiche, Kunden und externe Geschäftspartner sowie Koordination organisatorischer Abläufe.
• Sales- und Service Support: Unterstützung bei Angebots-, Auftrags- und Serviceprozessen sowie bei der kaufmännischen Abwicklung.
• Administrative Prozessunterstützung: Rechnungsprüfung, Pflege von Zeitdaten, Beschaffung und Dokumentation sowie Bearbeitung relevanter Vorgänge in SAP.
• Projekt- und Sonderaufgaben: Eigenständige Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben und Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten.
• Organisation und Koordination: Unterstützung bei Onboarding-Prozessen, Infrastruktur-, Arbeitsschutz- und Sicherheitsthemen sowie Organisation von Kundenkursen und Vertriebsschulungen.

Ihr Profil

Sie verfügen über eine ausgeprägte organisatorische Kompetenz, arbeiten selbstständig und behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick. Mit Ihrer kommunikativen und serviceorientierten Art sind Sie eine zuverlässige Unterstützung für Führungskräfte, Kollegen und externe Ansprechpartner.

Das bringen Sie mit:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mindestens fünf Jahre, in der Assistenz, Teamkoordination, Administration oder im Vertriebsinnendienst.
• Erfahrung in der eigenständigen Organisation und Steuerung komplexer administrativer Abläufe.
• Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint.
• Fundierte SAP-Kenntnisse sowie Verständnis für kaufmännische und administrative Geschäftsprozesse.
• Sehr gute Deutsch- und gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie ein gutes Zeit- und Prioritätenmanagement.
• Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein souveränes Auftreten gegenüber unterschiedlichen Ansprechpartnern.
• Hohe Eigenverantwortung, Diskretion, Zuverlässigkeit und Flexibilität.

Das erwartet Sie

Attraktive Vergütung: Leistungsgerechte Bezahlung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung. Planbare Arbeitszeiten: 38-Stunden-Woche ohne Schichtarbeit für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Abwechslungsreiches Aufgabengebiet: Kombination aus Management-Assistenz, Organisation, kaufmännischer Administration und Sales Support. Internationales Arbeitsumfeld: Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern im nationalen und internationalen Kontext. Verantwortungsvolle Position: Eigenständiges Arbeiten mit vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten und direktem Kontakt zu unterschiedlichen Unternehmensbereichen. Professionelles Arbeitsumfeld: Mitarbeit in einem innovativen und technologisch geprägten Unternehmensbereich. Persönliche Weiterentwicklung: Möglichkeit, vorhandene Kompetenzen einzubringen und fachliche Erfahrungen in unterschiedlichen Geschäftsprozessen zu erweitern.

• Attraktive Vergütung: Leistungsgerechte Bezahlung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung.
• Planbare Arbeitszeiten: 38-Stunden-Woche ohne Schichtarbeit für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
• Abwechslungsreiches Aufgabengebiet: Kombination aus Management-Assistenz, Organisation, kaufmännischer Administration und Sales Support.
• Internationales Arbeitsumfeld: Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern im nationalen und internationalen Kontext.
• Verantwortungsvolle Position: Eigenständiges Arbeiten mit vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten und direktem Kontakt zu unterschiedlichen Unternehmensbereichen.
• Professionelles Arbeitsumfeld: Mitarbeit in einem innovativen und technologisch geprägten Unternehmensbereich.
• Persönliche Weiterentwicklung: Möglichkeit, vorhandene Kompetenzen einzubringen und fachliche Erfahrungen in unterschiedlichen Geschäftsprozessen zu erweitern.