Assistenz (m/w/d) Geschäftsbereichsleitung

encontec GmbH; Jena; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Übertarifliche Bezahlung

Branchenzuschläge

30 Tage Urlaub

Gleitzeitkonto

Weihnachtsgeld

Urlaubsgeld

Betriebliche Altersvorsorge

VWL

Job summary

encontec gmbh sucht eine Assistenz (m/w/d) der Geschäftsbereichsleitung in Jena. Sie übernehmen eigenverantwortlich das Sekretariat, koordinieren Termine, Reisen und Kalender und unterstützen die Einheit Planetarien.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Vorbereitung von Meetings, die Erstellung von Präsentationen und die Verwaltung sensibler Unterlagen in Deutsch und Englisch. Sie arbeiten als zentrale Schnittstelle und unterstützen Prozesse in SAP sowie Beschaffung und Onboarding.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (m/w/d) oder vergleichbar.
• Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Organisations- oder Koordinationsfunktion.
• Erfahrung in der selbstständigen Steuerung komplexer administrativer Prozesse; Kenntnisse in Service-, Auftrags- oder Beschaffungsprozessen sind von Vorteil.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und SAP sowie ein ausgeprägtes Verständnis für administrative Geschäftsprozesse und digitale Tools.
• Souveräne und verbindliche Kommunikation mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern.
• Hohes Maß an Diskretion, Eigenverantwortung und zeitlicher Flexibilität sowie ausgeprägte Sozialkompetenz und Freude an einer vertrauensvollen Zusammenarbeit im Team.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1).

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung inklusive Termin-, Reise- und Kalendermanagement.
• Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Bereichsversammlungen, Workshops und Veranstaltungen im In- und Ausland.
• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Präsentationen, Berichten, Vorlagen und vertraulichen Unterlagen – auch in Deutsch und Englisch.
• Zentrale Schnittstelle für organisatorische und administrative Anliegen sowie Koordination der Zusammenarbeit mit internen Bereichen, Kunden und Geschäftspartnern.
• Unterstützung der Service-, Angebots-, Auftrags- und Abwicklungsprozesse, inkl. Rechnungsprüfung, Zeitdatenpflege, Beschaffung und Dokumentation in SAP.
• Übernahme von Sonderaufgaben und Teilprojekten sowie Koordination von Onboarding-, Infrastruktur-, Arbeitsschutz- und Sicherheitsthemen; Betreuung von Kundenkursen und Vertriebsschulungen

Skills

MS Office

SAP

Kommunikation

Zeitmanagement

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Assistenz (m/w/d) Geschäftsbereichsleitung

Bei unserem namhaften Kunden im Raum Jena - einem führenden Unternehmen der Hightechindustrie - bietet sich diese einmalige Perspektive im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit der Option auf Übernahme.

Dein zukünftiger Tätigkeitsbereich

• Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung einschließlich Termin-, Reise- und Kalendermanagement sowie unterstützende Aufgaben der Einheit Planetarien
• Planung, Koordination sowie professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings, Bereichsversammlungen, Workshops, Besucherprogrammen und Veranstaltungen im In- und Ausland
• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Präsentationen, Berichten, Vorlagen und vertraulichen Unterlagen – auch in deutscher und englischer Sprache
• Zentrale Schnittstelle für organisatorische und administrative Anliegen sowie Koordination der Zusammenarbeit mit internen Bereichen, Kunden und Geschäftspartnern
• Unterstützung der Service-, Angebots-, Auftrags- und Abwicklungsprozesse, einschließlich Rechnungsprüfung, Zeitdatenpflege, Beschaffung und Dokumentation in SAP
• Übernahme von Sonderaufgaben und Teilprojekten sowie Koordination von Onboarding-, Infrastruktur-, Arbeitsschutz- und Sicherheitsthemen; Betreuung von Kundenkursen und Vertriebsschulungen

Das zeichnet Dich aus

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (m/w/d) oder vergleichbar
• Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Organisations- oder Koordinationsfunktion
• Erfahrung in der selbstständigen Steuerung komplexer administrativer Prozesse; Kenntnisse in Service-, Auftrags- oder Beschaffungsprozessen sind von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und SAP sowie ein ausgeprägtes Verständnis für administrative Geschäftsprozesse und digitale Tools
• Souveräne und verbindliche Kommunikation mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern
• Hohes Maß an Diskretion, Eigenverantwortung und zeitlicher Flexibilität sowie ausgeprägte Sozialkompetenz und Freude an einer vertrauensvollen Zusammenarbeit im Team
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1)
• For international applicants:Please note that the business language is German. C1 level is mandatory and must have for this position

Deine berufliche Zukunft

• Vergütung:Übertarifliche Bezahlung zuzüglich Branchenzuschläge
• Work-Life-Balance: Uns ist die Vereinbarkeit von Job und Familie sehr wichtig, daher sind 30 Tage Urlaub und ein Gleitzeitkonto selbstverständlich
• Karriere bei Top Unternehmen:Freue dich auf langfristige Einsätze bei renommierten Unternehmen der Region mit echter Übernahmeoption!
• Mitarbeiter-Benefits:Profitiere von betrieblichen Zusatzleistungen wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, bezuschusste betriebliche Altersvorsorge und VWL
• Wachsendes Unternehmen:Mit starkem Auftragseingang und Dynamik
• Persönliche Betreuung:Dein persönlicher Ansprechpartner steht Dir jederzeit zur Seite und kümmert sich um all Deine Anliegen

Stellendetails

Arbeitsort:Jena
Arbeitszeit:38-Stunden-Woche

Vertragsart:Arbeitnehmerüberlassung

Dauer:12 Monate

Startdatum:sofort oder nach Absprache

Du hast Lust in einem Team zu arbeiten, bei dem partnerschaftliches Miteinander an erster Stelle steht?

Gerne laden wir Dich zu einem Gespräch ein, um Dich persönlich kennenzulernen und Dir die weiteren Schritte auf Deinem Weg zu encontec zu erläutern.

Wir freuen uns auf Dich!