Assistenz (d/w/m) Klinikdirektion Herzchirurgie

Charité; Berlin; Hybrid; EUR 40,000 - 56,000; Full time

Job summary

Charité – Universitätsmedizin Berlin sucht eine Assistenz in der Klinikdirektion der Herz-, Thorax- und Gefäßchirurgie. Sie arbeiten eng mit dem Ärztlichen Direktor Prof. Dr.

med. Volkmar Falk zusammen und unterstützen die Klinikdirektion in allen organisatorischen und administrativen Belangen. Zu Ihrem Aufgabengebiet gehören die Organisation von Terminen, die Koordination von Meetings, die Bearbeitung von Anfragen in DE/EN, Erstellung von Übersichten, Dienstreiseplanung sowie Empfang und

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Bürobereich des Gesundheitswesens oder vergleichbare Qualifikation.
• Umfassende Berufserfahrung im Sekretariat, Office-Management oder Assistenzfunktionen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Fundierte EDV-Kenntnisse, idealerweise SAP-Erfahrung.

Responsibilities

• Unterstützung des Klinikdirektors und des leitenden Ärzteteams in administrativen Belangen.
• Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
• Entgegennahme und Koordination telefonischer Anfragen in Deutsch und Englisch von Patientinnen/Patienten und Zuweiserinnen/Zuweisern
• Eigenverantwortliche Erstellung und Pflege bereichsrelevanter Übersichten und Dokumentationslisten
• Planung und Koordination von Dienstreisen
• Postbearbeitung der Klinikdirektion in Deutsch und Englisch
• Empfang und Betreuung von Gästen der Klinikdirektion

Skills

Deutsch & Englisch

MS Office

Teamfähigkeit

Education

Kaufmann/frau Bürokommunikation

Sekretär/in Gesundheitswesen

Tools

SAP

Job description

Als Assistenz in der Klinikdirektion der Herz-, Thorax- und Gefäßchirurgie stehen Sie in enger Zusammenarbeit mit dem Ärztlichen Direktor und Klinikdirektor Prof. Dr. med. Volkmar Falk sowie den Ärztinnen und Ärzten der Klinik. Sie sind Teil eines Office-Teams und unterstützen die Klinikdirektion in allen organisatorischen sowie administrativen Angelegenheiten und sorgen für reibungslose Abläufe.

Zu Ihren Aufgaben zählen:

• Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten des Klinikdirektors und den leitenden Oberärztinnen und Oberärzten
• Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
• Entgegennahme und Koordination telefonischer Anfragen - in deutscher und englischer Sprache - von Patientinnen, Patienten und Angehörigen sowie Zuweiserinnen und Zuweisern
• Eigenverantwortliche Erstellung und Pflege bereichsrelevanter Übersichten und Dokumentationslisten
• Planung und Koordination von Dienstreisen
• Postbearbeitung der Klinikdirektion in deutscher und englischer Sprache
• Empfang und Betreuung von Gästen der Klinkdirektion

Es ist Anwesenheit vor Ort erfordlich - die Möglichkeit, im Homeoffice, mobil oder remote zu arbeiten, besteht nicht.

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation im Gesundheitswesen, als Sekretärin bzw. Sekretär oder eine vergleichbare Qualifikation
• Umfassende Berufserfahrung im Sekretariat, Officemanagement oder in einer Assistenzfunktion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Fundierte EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office) sowie idealerweise Erfahrung im Umgang mit klinischen Informationssystemen wie SAP
• Sicheres, freundliches Auftreten sowie überzeugende Umgangsformen
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Vertraulichkeit
• Selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisations- und Zeitmanagement
• Zuverlässigkeit, Lernbereitschaft und Leistungsfreude
• Vertrautheit mit Strukturen und Prozessen eines Klinikbetriebs und der medizinischen Terminologie (wünschenswert, aber kein Muss)