Assistenz (d/w/m) Klinikdirektion Herzchirurgie

Charité Universitätsmedizin Berlin KdöR; Berlin; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Fahrradleasing über JobRad

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeitervergünstigungen

Job summary

Charité Universitätsmedizin Berlin sucht eine Assistenz in der Klinikdirektion der Herz-, Thorax- und Gefäßchirurgie. Sie arbeiten eng mit dem Ärztlichen Direktor und Klinikdirektor zusammen und unterstützen das Office-Team in allen organisatorischen Belangen.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation von Terminen, die Koordination von Anfragen in Deutsch und Englisch sowie die Erstellung von Übersichten. Die Position erfordert Anwesenheit vor Ort; Homeoffice ist nicht vorgesehen.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im genannten Bereich
• Umfassende Berufserfahrung im Sekretariat/Office-Management oder Assistenz
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Fundierte EDV-Kenntnisse (Microsoft Office)
• Sicheres, freundliches Auftreten sowie Vertraulichkeit
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise sowie gutes Zeitmanagement

Responsibilities

• Unterstützung der Klinikdirektion in allen organisatorischen Angelegenheiten
• Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
• Entgegennahme und Koordination telefonischer Anfragen in Deutsch und Englisch
• Erstellung und Pflege bereichsrelevanter Übersichten und Dokumentationslisten
• Planung und Koordination von Dienstreisen
• Postbearbeitung der Klinikdirektion in Deutsch und Englisch
• Empfang und Betreuung von Gästen der Klinikdirektion

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

EDV-Kenntnisse

Education

Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation im Gesundheitswesen oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

Job description

Arbeiten am Deutschen Herzzentrum der Charité

Die Klinik für Herz-, Thorax- und Gefäßchirurgie am Deutschen Herzzentrum der Charité (DHZC) zählt zu den führenden herzchirurgischen Zentren in Deutschland. In einem hochspezialisierten, interdisziplinären Umfeld gestalten wir täglich Spitzenmedizin für unsere Patienten und Patientinnen. Hier arbeiten in einem multiprofessionellen Umfeld verschiedenste Berufsgruppen strukturiert und eng vernetzt zusammen. Die Tätigkeit als Assistenz der Klinikdirektion ist ebenso vielseitig wie verantwortungsvoll. Sie bietet Einblicke in organisatorische und strategische Prozesse, umfasst die Untersützung bei zentralen Arbeitsabläufen und die Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpersonen. Durch die Nähe zum klinischen Betrieb und zur administarvien Steuerung entsteht ein dynamisches Arbeitsfeld mit wechselnden Aufgaben.

Wenn Sie in einem engagierten Team arbeiten und Ihre Fähigkeiten in adminstrativen und organisatorischen Aufgaben der Klinikdirektion einbringen möchten, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Die Stelle im Überblick

Als Assistenz in der Klinikdirektion der Herz-, Thorax- und Gefäßchirurgie stehen Sie in enger Zusammenarbeit mit dem Ärztlichen Direktor und Klinikdirektor Prof. Dr. med. Volkmar Falk sowie den Ärztinnen und Ärzten der Klinik. Sie sind Teil eines Office-Teams und unterstützen die Klinikdirektion in allen organisatorischen sowie administrativen Angelegenheiten und sorgen für reibungslose Abläufe.

Zu Ihren Aufgaben zählen:

• Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten des Klinikdirektors und den leitenden Oberärztinnen und Oberärzten
• Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
• Entgegennahme und Koordination telefonischer Anfragen - in deutscher und englischer Sprache - von Patientinnen, Patienten und Angehörigen sowie Zuweiserinnen und Zuweisern
• Eigenverantwortliche Erstellung und Pflege bereichsrelevanter Übersichten und Dokumentationslisten
• Planung und Koordination von Dienstreisen
• Postbearbeitung der Klinikdirektion in deutscher und englischer Sprache
• Empfang und Betreuung von Gästen der Klinkdirektion

Es ist Anwesenheit vor Ort erfordlich - die Möglichkeit, im Homeoffice, mobil oder remote zu arbeiten, besteht nicht.

Danach suchen wir

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation im Gesundheitswesen, als Sekretärin bzw. Sekretär oder eine vergleichbare Qualifikation
• Umfassende Berufserfahrung im Sekretariat, Officemanagement oder in einer Assistenzfunktion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Fundierte EDV-Kenntnisse (insbesondere Microsoft Office) sowie idealerweise Erfahrung im Umgang mit klinischen Informationssystemen wie SAP
• Sicheres, freundliches Auftreten sowie überzeugende Umgangsformen
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Vertraulichkeit
• Selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisations- und Zeitmanagement
• Zuverlässigkeit, Lernbereitschaft und Leistungsfreude
• Vertrautheit mit Strukturen und Prozessen eines Klinikbetriebs und der medizinischen Terminologie (wünschenswert, aber kein Muss)

Das bringt die Charité mit

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
• Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus
• Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
• Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen - Weitere Informationen finden Sie hier