Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Limbach Gruppe SE; Heidelberg; On-site; EUR 42,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Job-Rad

Kinderbetreuungszuschuss

Deutschland-Ticket Zuschuss

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Hospitationen in Laborbereichen

Strukturierte Einarbeitung

Job summary

Die Limbach Gruppe SE in Heidelberg sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung zur proaktiven Unterstützung im operativen Tagesgeschäft, Termin- und Kalenderkoordination sowie Organisation von Meetings und Veranstaltungen.

Sie planen Geschäftsreisen, erstellen Arbeitsverträge, korrespondieren mit KV und Ärztekammern, empfangen Gäste und pflegen das Dokumentenmanagement. Erwartet wird eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Gesundheitswesen.
• Erfahrung in der Vertragserstellung sowie in personaladministrativen Prozessen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2).
• Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft.
• Terminmanagement und Koordination komplexer Kalenderstrukturen.
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Gremiensitzungen, Fachveranstaltungen und Veranstaltungen.
• Planung und Abwicklung von Geschäftsreisen inklusive Reise- und Spesenmanagement.
• Eigenständige Erstellung, Anpassung und administrative Verwaltung von Arbeitsverträgen für ärztliches Personal nach Standards.
• Korrespondenz und Abstimmung mit KV, Zulassungsausschüssen, Ärztekammern sowie externen Rechtsberatern.
• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Steuerung der geschäftlichen Korrespondenz.

Skills

Organisationstalent

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

Diskretion

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

• Proaktive und eigenverantwortliche Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft
• Terminmanagement sowie Koordination komplexer Kalenderstrukturen
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Gremiensitzungen, Fachveranstaltungen und Veranstaltungen
• Planung und Abwicklung von Geschäftsreisen inklusive Reise- und Spesenmanagement
• Eigenständige Erstellung, Anpassung und administrative Verwaltung von Arbeitsverträgen für ärztliches Personal (Fachärzte und Weiterbildungsassistenten) nach vorgegebenen Standards
• Korrespondenz und Abstimmung mit der Kassenärztlichen Vereinigung (KV), Zulassungsausschüssen, Ärztekammern sowie externen Rechtsberatern
• Als erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner unserer Geschäftsleitung empfangen und betreuen Sie Gäste, nehmen Anrufe entgegen und steuern die ein- und ausgehende geschäftliche Korrespondenz stilsicher
• Sie führen das Ablagesystem, organisieren die Korrespondenz, sowie die Sicherstellung eines zuverlässigen Wiedervorlagenmanagements
• Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie Organisation von Catering, Bewirtung und Büromaterial
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Personaldienstleistungskauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Gesundheitswesen oder einer vergleichbaren anspruchsvollen Branche
• Erfahrung in der Vertragserstellung sowie in personaladministrativen Prozessen
• Kenntnisse der Strukturen und administrativen Abläufe im kassenärztlichen Umfeld (KV-Meldungen, Genehmigungsverfahren, Zulassungswesen) sind wünschenswert
• Sie zeichnen sich durch ein ausgeprägtes Organisationstalent, eine sehr sorgfältige, rechtssichere Arbeitsweise sowie die Fähigkeit aus, auch bei hohem Arbeitsaufkommen souverän die richtigen Prioritäten zu setzen.
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und ein souveränes Auftreten
• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Informationen
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sowie Freude an digitalen Arbeitsprozessen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf C2-Niveau
• Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Sicherer Arbeitsplatz in einem modern eingerichteten Labor und dynamisch wachsenden Unternehmen
• Betriebliches Gesundheitsmanagement und Gesundheitsförderung
• Eine umfangreiche und strukturierte Einarbeitung durch die Teamkollegen
• Möglichkeit zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Eine gute und partnerschaftliche Arbeitsatmosphäre
• Attraktive Sozialleistungen (z.B. Job-Rad, Kinderbetreuungszuschuss u.v.m.)
• Zuschuss zum Deutschland-Ticket
• Hospitationen in den Laborbereichen
• Regelmäßige Feedbackgespräche
• Ein hohes Maß an Selbständigkeit
• Ein wertschätzendes, kollegiales Umfeld in einer flachen Hierarchiestruktur

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