Chefsekretärin / -sekretär / Office-Managerin / -Manager / Klinikleitungsassistenz (m/w/d)

Charité; Berlin; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Charité sucht eine/n engagierte/n Sekretariatsexperte/in zur direkten Unterstützung der Klinikleitung in allen Belangen der Krankenversorgung, Lehre und Forschung.

Zu den Aufgaben gehören Terminkoordination, Organisation von Dienstreisen, Kongressorganisation, Bestellvorgänge und Personalwesen-Unterstützung. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie MS Office/SAP sind erforderlich.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Gesundheitswesen oder Bürokommunikation.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Überblick.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, fehlerfreies Schreiben nach Diktat.

Responsibilities

• Unterstützung des Klinikdirektors und der Klinikleitung in allen Belangen der Krankenversorgung, Lehre und Forschung.
• Koordination administrativer Belange, Terminkoordination, Dienstreisen und Kongressorganisation.
• Personalwesen-Unterstützung, Dienstplanverwaltung, Bewerberkoordination, Öffentlichkeitsarbeit.

Skills

Organisationstalent

Sprachkenntnisse Deutsch/Englisch

Dienstleistungsorientierung

Education

Kaufmann/-frau im Gesundheitswesen

Kaufmann/-frau für Bürokommunikation

Quereinstieg möglich

Tools

MS Office

SAP

Diktier- und Textverarbeitung

Job description

• Sie arbeiten dem Klinikdirektor und den Mitgliedern der Klinikleitung in allen Belangen der Krankenversorgung, Lehre und Forschung direkt zu
• Sie übernehmen vielfältige Aufgaben in der Klinikorganisation und halten "die Fäden zusammen" (alle administrativen Belange, Terminkoordination, Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen, Kongressorganisation und -abrechnung, Drittmittelmanagement, Bestellvorgänge, Unterstützung im Personalwesen, Dienstplan-Verwaltung, Bewerberkoordination, Unterstützung von Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Präsentationen, Terminkoordination in der Patientenversorgung und Betreuung von Privat- und ausländischen Patientinnen / Patienten)

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau / -mann im Gesundheitswesen, Kauffrau / -mann für Bürokommunikation oder einen vergleichbaren Abschluss, gern Quereinsteiger
• Sie sind ein absolutes Organisationstalent und behalten immer den Überblick
• Sie verfügen über perfekte Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und schreiben zügig fehlerfreie Texte nach Diktat, aber auch selbständig
• Sie beherrschen MS Office (Excel, Word, Powerpoint etc.) sowie SAP
• Sie beherrschen im Idealfall die medizinische Nomenklatur
• Sie verfügen über eine einschlägige Berufserfahrung, wünschenswert im Klinik- bzw. Chefsekretariat oder vergleichbaren Bereichen
• Sie arbeiten selbstständig und koordiniert, verfügen über eine rasche Auffassungsgabe und Lernbereitschaft
• Sie sind belastbar und treten jederzeit allen Anspruchsgruppen gegenüber freundlich, höflich und zugewandt auf, auch wenn es einmal turbulenter wird
• Sie verstehen sich als Dienstleister,Diskretion und Loyalität sind für Sie eine Selbstverständlichkeit
• Sie sind grundsätzlich bereit, Ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten