Assistent:in Office Management (m/w/d)

SWIETELSKY-Deutschland; Biburg; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Job summary

SWIETELSKY-Deutschland sucht eine organisierte Administrative/Office-Assistenz zur Unterstützung der Bau- und Gruppenleitung. Sie übernehmen Schriftverkehr, Protokollführung, Terminplanung und Datenpflege und arbeiten eng mit Mitarbeitenden und Auftraggebern zusammen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, fundierte MS-Office-Kenntnisse und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise mit. Teamfähigkeit, Diskretion und ein professionelles Auftreten runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Idealerweise mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Fundierte MS-Office-Kenntnisse und IT-Affinität
• Strukturierte, selbstständige und genaue Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Loyalität und Zuverlässigkeit
• Vorausschauendes Denken und Organisationstalent
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten und Informationen
• Professionelles und freundliches Auftreten

Responsibilities

• Büroorganisation: Sie übernehmen den internen und externen Schriftverkehr, führen Protokoll und koordinieren Termine.
• Unterstützung der Leitung: In organisatorischen und administrativen Belangen unterstützen Sie die Bau- und Gruppenleitung.
• Projektunterlagen: Gemeinsam mit der Bauleitung erstellen Sie Unterlagen für Bauvorhaben.
• Angebotsunterlagen: Sie bereiten Angebotsunterlagen vor, arbeiten sie auf und nach.
• Datenpflege: Stammdaten pflegen Sie laufend und qualitätsbewusst.
• Kontakt und Veranstaltungen: Sie betreuen den Kontakt mit Mitarbeitenden und Auftraggeber:innen, organisieren Meetings und Veranstaltungen und koordinieren Termine.
• Ausgangsrechnungen: Bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen leisten Sie wertvolle Unterstützung.

Skills

MS-Office-Kenntnisse

IT-Affinität

Teamfähigkeit

Zuverlässigkeit

Organisationstalent

Diskretion

Professionelles Auftreten

Education

Kaufmännische Ausbildung

Job description

Was Sie erwartet

• Büroorganisation: Sie übernehmen den internen und externen Schriftverkehr, führen Protokoll und koordinieren Termine.
• Unterstützung der Leitung: In organisatorischen und administrativen Belangen unterstützen Sie die Bau- und Gruppenleitung.
• Projektunterlagen: Gemeinsam mit der Bauleitung erstellen Sie Unterlagen für Bauvorhaben.
• Angebotsunterlagen: Sie bereiten Angebotsunterlagen vor, arbeiten sie auf und nach.
• Datenpflege: Stammdaten pflegen Sie laufend und qualitätsbewusst.
• Kontakt und Veranstaltungen: Sie betreuen den Kontakt mit Mitarbeitenden und Auftraggeber:innen, organisieren Meetings und Veranstaltungen und koordinieren Termine.
• Ausgangsrechnungen: Bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen leisten Sie wertvolle Unterstützung.

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Idealerweise mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Fundierte MS-Office-Kenntnisse und IT-Affinität
• Strukturierte, selbstständige und genaue Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Loyalität und Zuverlässigkeit
• Vorausschauendes Denken und Organisationstalent
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten und Informationen
• Professionelles und freundliches Auftreten