Assistent:in der Geschäftsleitung

Kathrin Wood Office Solutions GmbH; Hamburg; On-site; EUR 60,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsfü

International geprägtes Umfeld

Bonuszahlung 10% des Jahresgrundgehalt

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Homeoffice möglich

Deutschlandticket-Zuschuss

Firmenfitness über EGYM Wellpass

Job summary

Kathrin Wood Office Solutions GmbH sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung mit starkem Fokus auf Office-Management-Prozesse in einem internationalen Immobilieninvestment- und Asset-Management-Umfeld. Die Rolle ist in Hamburg ansässig, Vollzeit bevorzugt, vor Ort, mit flexiblen Homeoffice-Optionen und enger Abstimmung mit den beiden Geschäftsführern.

Sie übernehmen eigenverantwortlich Termin- und Reiseplanung, E-Mail-Management und die Vorbereitung von Meetings.

Qualifications

• Mehrjährige einschlägige Erfahrung als Management Assistant oder EA (ca. 5–10 Jahre).
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Versierter Umgang mit Microsoft 365, Outlook, Teams und PowerPoint.
• Diskretion, Loyalität und serviceorientierte Haltung.
• Strukturierte, proaktive Arbeitsweise und Organisationstalent.

Responsibilities

• Eigenständiges Termin- und Kalendermanagement der Geschäftsführer.
• Vorausschauende Planung, Priorisierung und Koordination des Tagesgeschäfts.
• Organisation nationaler und internationaler Reisen inkl. Unterlagen.
• E-Mail- und Korrespondenzmanagement nach Abstimmung.
• Vorbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsessen.
• Erstellung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen.
• Souveräne Kommunikation mit Investoren, Dienstleistern & Senior Management.
• Strukturieren und Weiterentwickeln von Office-Management-Prozessen.

Skills

Deutsch & Englisch

Office Management

Terminmanagement

Reiseorganisation

Kommunikation

Education

Mehrjährige einschlägige Erfahrung

Tools

MS 365

Outlook

Teams

PowerPoint

Job description

Schnittstellenfunktion zur Geschäftsführung und Verantwortung für Office-Management-Prozesse in einem internationalen Immobilieninvestment- und Asset-Management-Umfeld

Hamburg | Vollzeit (bevorzugt) | vor Ort

Unser Kunde ist ein international tätiges Immobilieninvestment- und Asset-Management-Unternehmen mit mehreren europäischen Standorten. Die Teams arbeiten in einem professionellen, offenen und gemeinschaftlich geprägten Umfeld zusammen. Für die beiden Geschäftsführer in Hamburg wird eine erfahrene, herzliche und souveräne Assistenz gesucht, die den Schwerpunkt klar in der Geschäftsführungsassistenz sieht und zugleich zentrale Office-Management-Prozesse am Standort strukturiert und weiterentwickelt. In dieser Rolle sorgst Du für verlässliche Abläufe, klare Zuständigkeiten und eine professionelle Organisation des Hamburger Büros.

Rund 30 Mitarbeitende vor Ort am Standort

Gehaltsrahmen ca. 60.000 € bis 65.000 € p. a., abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation zzgl. einer leistungsorientierten Bonuszahlung in Höhe von 10 % des Jahresgrundgehalts

Benefits

• Direkte Zusammenarbeit mit den beiden Geschäftsführern in einer zentralen Schnittstellenrolle
• International geprägtes Arbeitsumfeld und Zusammenarbeit mit KollegInnen an verschiedenen europäischen Standorten
• Bonuszahlung, betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• Vollzeit bevorzugt, flexible Modelle zwischen ca. 32 und 40 Wochenstunden möglich; überwiegend Präsenz in Hamburg mit abgestimmter Homeoffice-Option
• Zuschuss zum Deutschlandticket und Firmenfitness über EGYM Wellpass
• Moderne, ergonomische Arbeitsplätze mit Notebook und Firmenhandy
• Wertschätzende, gemeinschaftliche Unternehmenskultur mit Du-Kultur, Social Days, eigener Foundation sowie regelmäßigen Team- und Firmenevents und wöchentlichem Team-Lunch

Assistenz der Geschäftsführung

• Eigenständiges Termin- und Kalendermanagement für die beiden Geschäftsführer
• Vorausschauende Planung, Priorisierung und Koordination des Tagesgeschäfts
• Organisation nationaler und internationaler Reisen inkl. Reiseunterlagen, Agenda und Nachbereitung
• E-Mail- und Korrespondenzmanagement nach Abstimmung
• Vorbereitung und Organisation von Meetings, Workshops und Geschäftsessen
• Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen
• Nachhalten von Aufgaben, Vereinbarungen und Entscheidungen
• Souveräne Kommunikation mit KollegInnen, Dienstleistern, Investoren und dem Senior Management
• Eigenständige Prioritätensetzung und Sicherstellung verlässlicher Abläufe, auch während der regelmäßigen Reisen der Geschäftsführer
• Strukturieren und Weiterentwickeln bestehender Office-Management-Abläufe am Standort
• Organisation von Aufgaben, Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen
• Sicherstellen eines professionellen Büroalltags und Koordination externer Dienstleister
• Etablieren und Überwachen von Standards für Empfang, Hospitality und Büroorganisation
• Gelegentliche praktische Unterstützung im Office oder am Empfang bei Engpässen

Kommunikation und Zusammenarbeit

• Enge Abstimmung mit internationalen KollegInnen und unterschiedlichen Fachbereichen
• Unterstützung bei Präsentationen und ausgewählten Kommunikationsaufgaben
• Souveräne Kommunikation mit internen und externen AnsprechpartnerInnen auf verschiedenen Hierarchieebenen
• Nutzung digitaler Tools wie Outlook, Teams und PowerPoint sowie Offenheit für den produktiven Einsatz von KI
• Perspektivische Übernahme weiterer Aufgaben, beispielsweise im Umfeld von HR oder bei der Weiterentwicklung des Office Managements
• Mehrjährige einschlägige Erfahrung als Management Assistant, Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder Office Manager (Orientierung: ca. 5–10 Jahre einschlägige Berufserfahrung)
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und im Umgang mit Senior Management
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams und PowerPoint, sowie hohe digitale Affinität
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Freude daran, Office-Management-Prozesse zu strukturieren, Aufgaben zu koordinieren und deren Umsetzung nachzuhalten
• Herzliches, verbindliches und professionelles Auftreten sowie Diskretion und Loyalität
• Ausgeprägte Service- und Hospitality-Orientierung sowie ein gutes Gespür dafür, was im Arbeitsalltag benötigt wird
• Eigenständige, pragmatische und vorausschauende Arbeitsweise sowie Bereitschaft, bei Bedarf auch praktisch zu unterstützen

Dich erwartet ein lebendiges, internationales und professionelles Umfeld mit einer offenen Du-Kultur und enger Zusammenarbeit verschiedener Fachbereiche. Eine sorgfältige Einarbeitung ist vorgesehen, damit Du die Strukturen, Prozesse und Schnittstellen kennenlernst und Deine Rolle als zentrale Anlaufstelle für die Geschäftsführung und das Office Management sicher ausfüllen kannst. Die Position ist bewusst stark auf Präsenz am Hamburger Standort ausgerichtet, da sowohl die Nähe zur Geschäftsführung als auch zur täglichen Office-Organisation wichtig sind. Homeoffice ist im Rahmen eines abgestimmten Modells möglich.

Wenn Du Freude an einer vielseitigen Schnittstellenrolle hast, gerne Verantwortung übernimmst und sowohl Geschäftsführungsassistenz als auch strukturiertes Office Management schätzt, erwartet Dich hier ein Umfeld mit viel Gestaltungsspielraum.