Office Management ist genau Dein Ding? Dann komm zu uns!

P & P Office Support e.K.; Hamburg; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Arbeitsagentur sucht Unterstützung im Office Management und Organisation. Du sorgst dafür, dass der Büroalltag läuft, betreust Kunden am Telefon, per E-Mail und vor Ort und erstellst Berichte sowie Protokolle.

Du bringst PowerPoint-Präsentationen optisch auf den Punkt und koordinierst Bewerberkorrespondenz sowie Recruiting-Activities. Du organisierst Workshops und Events, übernimmst Raum- und Catering-Planung und behältst den Überblick, auch wenn mehrere Themen gleichzeitig laufen.

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Idealerweise erste Berufserfahrung im Office Management.
• Sicherer Umgang mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Freundliches, professionelles Auftreten gegenüber Kunden.

Responsibilities

• Büroalltag organisieren und zentralen E-Mail-Postfächer managen.
• Dokumente erstellen, Berichte und Protokolle anfertigen.
• PowerPoint-Präsentationen optisch an Kundendesigns anpassen.
• Bewerberkorrespondenz koordinieren und Recruiting unterstützen.
• Workshops, Meetings und Veranstaltungen organisieren und betreuen.

Education

Kaufmännische Ausbildung

Erfahrung im Office Management

Kundenkontakt

IT-Affinität

Teamfähigkeit

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Wir suchen zum 1. November 2026 Verstärkung für unser Team.

Office Support unterstützt Unternehmensberatungen, Kanzleien und Agenturen bei allem, was im Hintergrund funktionieren muss, damit vorne alles läuft. Und weil unsere Kunden unterschiedlich sind, ist es auch unser Arbeitsalltag: organisieren, koordinieren, kommunizieren, mitdenken – und manchmal mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft halten.

Was Dich bei uns erwartet

Office Management & Organisation

Du hältst den Büroalltag am Laufen – von Post und zentralen E-Mail-Postfächern über Dokumentenmanagement und Materialbestellungen bis zur klassischen Administration.

Kundenkontakt & Kommunikation

Du bist am Telefon, per E-Mail und vor Ort eine verlässliche Ansprechperson und unterstützt unsere Kunden bei den unterschiedlichsten Anliegen im Tagesgeschäft.

Dokumente & Präsentationen

Du erstellst und überarbeitest Dokumente, Berichte und Protokolle und bringst PowerPoint-Präsentationen auch optisch auf den Punkt – je nach Kunde in unterschiedlichen Corporate Designs.

Recruiting & People-Themen

Du koordinierst Bewerbungsgespräche, übernimmst die Bewerberkorrespondenz und unterstützt bei Recruiting sowie On- und Offboarding.

Workshops & Events

Vom passenden Raum über Catering und Teilnehmermanagement bis zum Ablauf vor Ort: Du organisierst Workshops, Meetings sowie mehrtägige Veranstaltungen und behältst dabei den Überblick.

Und sonst?

Auch die Koordination unseres kleinen Fuhrparks gehört dazu. Kurz gesagt: Die Aufgaben sind vielseitig – und kein Arbeitstag sieht ganz genauso aus wie der andere.

Was Du mitbringst

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Immobilienkaufmann/-frau bzw. Hotelfachmann/-frau oder eine vergleichbare Qualifikation und fühlst Dich im Office Management zu Hause.
• Idealerweise hast Du bereits erste Berufserfahrung gesammelt. Entscheidend ist für uns aber weniger die genaue Berufsbezeichnung als Deine Persönlichkeit und Deine Art zu arbeiten.
• Mit Outlook, Word, Excel und PowerPoint arbeitest Du sehr sicher und hast idealerweise bereits Erfahrung mit unterschiedlichen Format- und Corporate-Design-Vorgaben.
• Vor allem arbeitest Du strukturiert, sorgfältig und selbstständig, denkst mit und verlierst auch dann nicht den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf Deinem Schreibtisch landen.
• Du arbeitest gerne im Team, hast Freude am direkten Kundenkontakt und trittst freundlich, verbindlich und professionell auf. Neue Programme und kundenspezifische Tools schrecken Dich nicht ab, ganz im Gegenteil, Du arbeitest Dich einfach ein.
• Eine hohe IT- und Digitalaffinität und keine Scheu davor, Dich in neue Programme und Systeme einzuarbeiten. Erste Erfahrungen im Umgang mit KI wären von Vorteil.

Arbeitsort und -umfang

Hamburg Hafencity, vis‑a‑vis der Elbphilharmonie. Vollzeit, 40 Stunden/Woche.

Unsere Arbeit lebt von persönlicher Zusammenarbeit und Präsenz. Dein regulärer Arbeitsplatz befindet sich deshalb in unserem Büro. Tageweises mobiles Arbeiten ist nach Absprache in Ausnahmefällen möglich.