Office Management Assistant (M/W/D)

Believe; Berlin; On-site; EUR 24,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

subventioniertes Deutschland Ticket

Jobrad-Leasing

Urban Sports Club Mitgliedschaft

Psychologische Beratung (privat)

Job summary

Believe sucht eine/n Office Manager/in in Berlin, der/die eigenverantwortlich das Office Management am Standort betreut und eng mit dem zentralen Team in Hamburg zusammenarbeitet.

Zu den Aufgaben gehören Empfang, Koordination externer Dienstleister, Materialverwaltung, Budgetmanagement und Organisation von internen Veranstaltungen. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie der sicherer Umgang mit Google Workspace runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ideal im Büro- oder Hotellerie-/Gastgewerbebereich.
• Erfahrung im Office Management, Empfang oder administrativen Aufgaben.
• Organisierte, strukturierte Arbeitsweise mit Initiative.
• Freundlich, aber bestimmt auch in Stresssituationen Überblick bewahren.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Empfang, Begrüßung und Betreuung von Besuchern.
• Koordination externer Dienstleister und Hausverwaltung.
• Verwaltung von Büromaterial inkl. Budgetmanagement.
• Allgemeine Instandhaltung (Kaffeemaschine, Spülmaschine, Verbrauchsmaterialien).
• Postbearbeitung, Telefon & E-Mail-Anfragen.
• Organisation interner Veranstaltungen inkl. Catering.
• Unterstützung im Arbeitsschutz & CSR.
• Zusammenarbeit mit dem zentralen Office Management in Hamburg.

Skills

Organisationstalent

Eigeninitiative

Detailorientierung

Kommunikationsstärke

Sprachkenntnisse Deutsch/Englisch

Google Workspace

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Slack

Google Docs/Sheets

Job description

Du übernimmst eigenverantwortlich das Office Management an unserem Standort in Berlin mit rund 30 Mitarbeitenden. Dabei arbeitest du eng mit dem zentralen Office Management in Hamburg zusammen.

Deine Aufgaben:

• Organisation des Empfangs, Begrüßung und Betreuung von Besucher:innen
• Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern und der Hausverwaltung
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, inkl. Budgetmanagement
• Allgemeine Instandhaltung (Reinigung der Kaffeemaschine, geteilter Spülmaschinendienst, Auffüllen von Verbrauchsmaterialien)
• Bearbeitung der Post (inkl. internationaler Briefe & Pakete), Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, Bearbeitung von E-Mail-Anfragen
• Organisation & Begleitung von internen Veranstaltungen (z. B. Team-Workshops), inkl. Bestellung und Bereitstellung von Catering und Materialien
• Unterstützung im Bereich Arbeitssicherheit & Corporate Social Responsibility
• Unterstützung bei weiteren Anliegen, die durch das zentrale Office Management in Hamburg anfallen könnten

Du hast:

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bürobereich oder in der Hotellerie bzw. im Gastgewerbe
• Du hast Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer vergleichbaren administrativen oder kundenbezogenen Rolle
• Du bist ein Organisationstalent, zeigt Initiative, arbeitest strukturiert und detailorientiert
• Du trittst freundlich, aber auch bestimmt auf und behältst auch in stressigeren Situationen den Überblick
• Du bringst sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit
• Du bist sicher im Umgang mit den gängigen Google-Suite-Tools (E-Mail, Kalender, Docs, Sheets), sowie Slack

Umfang: 20 Std/Woche (5-Tage Woche)

Du bist motiviert, kommunikativ, arbeitest strukturiert und schätzt einen kreativen Austausch im Team? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

Das bieten wir Dir:

• Mobilität: Sei bundesweit mobil mit einem subventionierten Deutschland Ticket oder nutze unsere Möglichkeit ein Fahrrad via Jobrad zu leasen.
• Gesundheit am Arbeitsplatz: Physische und mentale Gesundheit sind uns wichtig. Vergünstigte Sportmitgliedschaften (Urban Sports Club) und Zugang zu privaten Sitzungen mit professionellen Psychologen in Kooperation mit Eutelmed und Fürstenberg.
• Shopping: Nutze das vielfältige Angebot und die Aktionen unseres Partners Mitarbeitervorteile.de.
• Soziales Engagement: Vielfalt fördern und sich für eine faire, tolerante und sozial nachhaltige Gesellschaft innerhalb des Unternehmens einsetzen.
• Unsere Unternehmenskultur: Offenheit und Inklusion stehen im Mittelpunkt, basierend auf den Werten Respekt, Fairness und Transparenz. Arbeit und Spaß gehen Hand in Hand.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Spannende Aufgaben, kreative Freiheit und langfristige Karriereperspektiven in einem wachsenden internationalen Unternehmen. Jährliche Entwicklungsgespräche, kostenfreie E-Learning-Lösungen und individuelle Weiterbildungsoptionen.
• Gleiche Chancen für alle: Wir setzen uns für eine vielfältige und inklusive Kultur ein, die die besten Talente anzieht und unsere Vision vorantreibt. Wir heißen ausdrücklich Kandidat*innen jeder Religion, Herkunft, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter oder Familienstand willkommen.